L’Art des réunions au cabinet dentaire

Plongeons dans le concept inhabituel de ce que nous appellerons le « temps improductif investi (TI2) »™. Il s’agit là d’un véritable secret, ignoré de la plupart des spécialistes en organisation, généralement trop focalisés sur la recherche obsessionnelle de la rentabilité à tout prix sans se soucier du stress majeur qu’elle peut entraîner pour le praticien et son équipe.

A mes yeux, en tant que chirurgien-dentiste, l’une des clés de la maîtrise de son cabinet est la réduction du stress. Tout système organisa­tionnel qui ne tient pas compte de ce paramètre abou­tit inévitablement à court ou moyen terme à de la frustration. Le cabinet est un lieu de vie dans lequel le praticien et son équipe passent une grande partie de leur temps. Le stress doit donc être réduit au mini­mum. Loin d’être incompatible avec un exercice ef­ficace, cette règle en est une condition nécessaire. Le concept de « temps improductif investi » consiste à réserver un temps de travail, au cabinet de préféren­ce, sans patient, pour soi et son équipe. Le praticien « manager » pourra alors assurer ses actions de ges­tion, d’administration, et bien sûr de management.

Dans cet esprit, organiser la circulation de l’informa­tion est, dans ma méthode, l’un des grands systèmes organisationnels. Donner la bonne information, à la bonne personne, au bon moment, au bon endroit… contribue largement à l’implication de l’équipe, à l’efficacité de l’organisation ainsi qu’à l’image pro­fessionnelle donnée par le cabinet aux patients. Tou­tefois, l’exercice ne reste pas sans difficulté.

Comment rendre sa communication interne plus ef­ficace ? Doit-elle être orale ou écrite ? Individuelle ou collective ? Purement informative ou propice aux échanges ? Réunion quotidienne_, hebdomadaire, mensuelle ? Quel temps réserver ? Quels rôles défi­nir ? Quelles techniques utiliser ? Pourquoi se réunir avec les différents membres de l’équipe ? (Atten­tion : la réunion est nécessaire même si vous êtes seul !) Les occasions ne manquent pas :

• Vous souhaitez analyser le déroulement de votre journée, semaine ou mois de travail.
• Vous avez à résoudre un problème et il paraît utile voire indispensable d’échanger les points de vues avant de rechercher des solutions et retenir la plus adaptée.
• Vous voulez créer un esprit d’équipe, intéresser votre équipe ou un membre en particulier à la réus­site d’un projet.
• Vous souhaitez intégrer de nouveaux venus.
• Vous avez besoin de susciter et produire des idées neuves et originales.
• Vous voulez évaluer les performances, points d’amélioration et faire un entretien individuel pour chaque membre de l’équipe.
• Vous voulez célébrer de bons résultats d’équipe, la fin d’une année de travail, un projet mis en place avec succès etc.

Ce sont là autant d’arguments, non exhaustifs, qui doivent vous inciter à investir du temps au cabinet dans le cadre de réunions. Faisons un zoom sur deux types de réunions phares : les réunions quotidiennes et les réunions mensuelles.

Les réunions quotidiennes

Imaginez un pilote de ligne en retard, qui, à l’heure du décollage traverse le tarmac au pas de course, monte à bord de l’avion en courant puis s’engouffre dans le cockpit sans dire bonjour au copilote pour mettre les gaz sans jeter un œil sur le plan de vol, ni entrer en contact avec la tour de contrôle… Si vous êtes un passager, assurément, vous allez vous dire : « Je change de compagnie !! »

Aussi, ai-je envie de vous demander de penser au dé­marrage de vos journées au cabinet… Et vous pour­riez peut-être vous reconnaître, vous ou votre per­sonnel, dans le tableau dépeint ci-dessus. Dans un souci d’efficacité et pour une meilleure gestion du temps et du stress, nous vous invitons donc à mettre en place une réunion quotidienne avec votre équipe ou avec vous-même si vous exercer seul. L’objectif est d’optimiser l’organisation de la journée, tout en se conditionnant à une bonne journée de travail. J’ai noté un lien direct entre la tenue de la réunion le matin et le retard en fin de journée (Tableau 1).

1. Check-list réunion quotidienne

• Faire le bilan de la veille : assurer un retour sur les as­pects positifs et les points d’amélioration pour l’équipe, ainsi que sur le suivi de certains dossiers patients
• Vérifier que la transmission des messages de la veille a bien été effectuée
• Analyser les rendez vous de la journée sous trois an­gles : clinique, administratif et relationnel
• Déterminer les moments de la journée pour recevoir les urgences
• Anticiper sur le planning assistante (disponibilité au fau­teuil, créneaux de stérilisation, temps administratif)
• Faire le point sur le planning des formations et vacan­ces à venir
• Durée : 10 à 15 minutes maximum
  Animation : Assistante et/ou Secrétaire

 

Prendre du recul sur sa journée afin d’anticiper s’avère donc incontournable. C’est véritablement « une mine d’or » en terme d’organisation si vous allez dans les détails. Et en même temps, cela n’est toutefois pas suffisant. Effectivement, il est néces­saire de réserver du temps à l’analyse d’une période plus large, en l’occurrence le mois.

Les réunions mensuelles

L’objectif est de prendre du recul sur son exercice afin de définir les grands axes de développement pour le cabinet et ainsi d’adopter une attitude proac­tive en terme d’organisation. Cette réunion n’est pas un « bureau des plaintes ». Les problèmes personnels se règlent en tête-à-tête avec le praticien ou avec la personne concernée (Tableau 2).

2. Check-list réunion mensuelle

• Faire le bilan du mois écoulé : retour sur les aspects po­sitifs et les points d’amélioration pour les membres de l’équipe
• Analyser les indicateurs clés d’activité afin que chacun soit informé de l’état d’avancement des projets et des ob­jectifs, et prendre des mesures correctives si nécessaire
• Informer sur la gestion du stock
• Former l’équipe suite à la mise en place d’un nouvel équipement, d’un nouveau protocole, etc.
• Définir des stratégies de communication et services pour les patients
• Faire le point sur le planning des formations et vacan­ces à venir
• Durée : 1h à 1h30
  Animation : Praticien(s)

 

Il semble donc utile de se réunir pour échanger des informations, résoudre des problèmes qui intéressent l’ensemble de l’équipe, analyser une situation nou­velle, mettre en place de nouveaux projets, anticiper les moments clés du mois à venir, etc. Toutefois, ce temps sera réellement investi si ces réunions sont bien préparées et animées.

Facteurs clés de réussite des réunions

Quelle que soit la réunion, elle se prépare. Ne comp­tez pas sur votre don d’improvisation au risque de basculer à court terme dans la réunionite. On se donne bonne conscience en programmant des réu­nions mais chacun vient à reculons, les sujets abordés reviennent en boucle et ils se limitent à des constats généralement stériles pour le développement du ca­binet. On perd du temps alors que ces réunions sont au contraire faites pour en gagner. Résultat : bien souvent, à moyen terme, ces réu­nions disparaissent ! Aussi, la préparation de la réunion est essentielle. Les protagonistes doi­vent connaître certaines informa­tions, qui seront les facteurs de réussite de la réunion : Pourquoi se réunit-on ? Qui convoque et qui est concerné ? Combien se­rons-nous ? Quels sont le lieu, l’heure et la durée de la réunion? Comment travaillera-t-on ? Quel est l’ordre du jour ?

Concrètement pour être efficace, vous devez respecter les points suivants :

• Ordre du jour : listing du ou des thèmes à aborder par priorités ainsi que du découpage horaire attribué pour chacun d’eux.
• Qui participe ? Assistantes, se­crétaires, laboratoires, prothé­sistes, fournisseurs.
• Lieu et temps définis : le mi­nimum est de 10 à 20 mn, le maximum de 1h à 2h. Il est important de commencer et de terminer à l’heure prévue.
• Positionnement dans la journée : le matin ; avant le déjeuner (éviter de coupler réunion avec déjeuner); jamais après 18h.
• Qui anime ? En général il s’agit du praticien. Mais il peut être très intéressant de pratiquer une anima­tion à tour de rôle afin de responsabiliser et valori­ser les membres de l’équipe.
• Qui transmet l’information ? Un compte rendu de réunion est établi et est diffusé à l’ensemble des participants. Il est ensuite archivé.
• Objectifs globaux et individuels : par souci d’effica­cité et pour l’implication du personnel chacun doit repartir avec des engagements : qui fait quoi, pour quand et quels moyens sont à mettre à disposition ?

Les réunions, éléments incontournables de la vie du cabinet, font donc partie de ce fameux temps im­productif investi. Sous réserve d’être entouré d’une équipe qui partage vos valeurs, qui a confiance en vous, et qui accepte de jouer le jeu sincèrement c’est-à-dire en respectant les décisions prises, se réunir ef­ficacement, crée de la richesse pour le cabinet.

Maintenant, à vous de jouer !