Malgré les conditions économiques actuelles, la profession de chirurgien-dentiste est en bonne santé par rapport à d’autres métiers. Cependant, beaucoup de praticiens sont, à juste titre, préoccupés par leur capacité à optimiser la production du cabinet.
Quel que soit le contexte, ce sont des objectifs bien ciblés qui vous permettront d’accroître vos résultats. Grâce à l’élaboration, par étapes, de systèmes performants, vous accomplirez vos objectifs de production et vos bénéfices.
Pour cela, le retour aux fondamentaux est incontournable. Voici les clés d’une bonne gestion :
1. Fixez des objectifs afin d’atteindre un niveau performant
Je vous conseille vivement d’écrire de façon détaillée vos objectifs. N’oubliez pas de fixer une date limite. En effet, une date-butoir est essentielle. Les 2 éléments motivants sont les scripts et les deadlines.
En outre, la mise en œuvre d’objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels optimise les performances du cabinet. Pour aider les membres de l’équipe à bien comprendre ce que vous attendez d’eux, procédez étape après étape.
2. Mettez en place des systèmes performants
De nombreux praticiens utilisent dans leur cabinet des systèmes, mais ceux-ci sont parfois obsolètes et inefficaces. Seul un plan d’action très performant, établi par étapes, vous apportera sans attendre une productivité sur le long terme. Pour savoir si votre stratégie est efficiente, prenez le temps de vous poser ces questions :
- La croissance de mon cabinet est-elle pérenne ou mon CA est-il stagnant depuis des années ?
- Le nombre de patients adressés par d’autres patients augmente-t-il ?
- La rentabilité augmente-t-elle de façon significative ?
- La sérénité est-elle toujours présente au sein de l’équipe ?
- Suis-je satisfait sur le plan professionnel ?
- Serai-je bientôt indépendant financièrement ?
Réfléchir et trouver des réponses à ces questions vous aidera à bien cibler les points clés. C’est essentiel car moins les systèmes sont appropriés, plus vous devrez travailler dans le stress et de façon conséquente. Malgré votre ardeur, vous ne réussirez pas à optimiser vos résultats.
Dans ce contexte économique affaibli, si vos systèmes ne sont pas efficaces, ils sont un frein à la croissance et au succès de votre cabinet.
Vous l’avez compris, lorsque vous mettez en oeuvre des systèmes adéquats, l’encadrement de l’équipe devient plus facile, plus agréable et gratifiant.
3. Formez l’équipe à la mise en place des systèmes
Un des meilleurs investissements que vous pouvez apporter à votre cabinet est de former les membres de l’équipe. La formation permet le développement du potentiel de chacun. Ainsi, vous optimiserez inévitablement la production du cabinet. La formation doit être progressive et inclure des procédés par étapes ainsi que des objectifs.
4. Gérez votre cabinet grâce aux objectifs
Visez des objectifs réalisables sur 12 mois, en tenant compte des variations saisonnières. Des systèmes performants permettent à l’équipe d’être plus efficace.
Voici quelques objectifs clés que je vous préconise d’utiliser de façon significative pour optimiser vos résultats :
- Limitez les rendez-vous manqués et annulations de dernière minute à moins de 1 %.
- Planifiez un rendez-vous à tous les patients potentiels
- Planifiez à tous vos nouveaux patients un rendez-vous dans les 7 jours
- Optimisez votre production de 15 à 20 %.
- Augmentez les acceptations de traitements de +20 %.
- Augmentez les traitements électifs de 25 %.
- Encaissez 90 % de votre production totale.
5. Comparez-le réalisé avec le prévu
Pour cela, nous recommandons d’utiliser les indicateurs d’activité suivants :
- frais généraux;
- nouveaux patients;
- montant de votre trésorerie;
- acceptation des devis;
- moyenne de production par patient;
- moyenne de production par nouveau patient;
- ratio encaissement sur production.
Production = Montant total des actes réalisés, encaissés ou pas !
Toutes ces informations vous permettront de mesurer l’efficacité de vos systèmes. Ainsi, vous pourrez vérifier que les objectifs ont été atteints ou non.
Viser la performance assure que le cabinet prend le bon cap pour atteindre les objectifs que vous avez prévus.
Conclusion
Une capacité effective à gérer est indispensable.
La croissance d’un cabinet exige d’avoir de réelles bases de gestion qui permettront au praticien d’atteindre les objectifs exigeants qu’il s’est fixé.
Dans ce contexte économique difficile, une gestion parfaite est indispensable. C’est plus qu’une sécurité. En reprenant les bases de gestion du cabinet, les praticiens optimisent le potentiel de leur cabinet et assurent sa pérennité sur le long terme.
