Face à l’évolution récente de la profession et les aléas du règlement arbitral, il devient de plus en plus urgent de se focaliser sur les bonnes attitudes à adopter. Ceci dit, quelle que soit l’issue des négociations, une chose est certaine : il faudra devenir plus efficace et accroître sa productivité. En effet, les praticiens sont, désormais, confrontés à une double contrainte : d’une part, l’accroissement des charges d’un cabinet, et de l’autre une pression de plus en plus forte pour une baisse des honoraires. Cela les oblige à accroître leur productivité. Malheureusement, les Facultés ne nous préparent pas à cela.
Dans cet article, nous vous présentons la synthèse des 4 niveaux possibles d’augmentation éthique de la productivité
Productivité et préjugés
Pourquoi la productivité a-t-elle dans l’esprit de certains confrères une image négative ?
Il semble qu’une incompréhension fondamentale soit à l’origine de cette fausse représentation de la productivité. En effet, la productivité est l’apanage des grands professionnels dans tous les métiers. Alors pourquoi cette image négative est-elle tenace ?
Je vois personnellement plusieurs raisons à cela.
Tout d’abord, le tabou de l’argent. Tous ceux qui de près ou de loin ont une vision idyllique de la pratique de la profession, considèrent l’argent comme quelque chose de sale. Il se trouve au passage que cela est bien commode pour ne pas remettre en cause une efficacité insuffisante et pour ne rien changer.
Par ailleurs, être productif demande un effort. Ceux qui veulent rester dans la facilité et le statu quo sont évidemment contre.
Autre raison. Certains, de façon hâtive, assimilent la productivité à une baisse de la qualité. Dans ce cas, pourquoi les meilleurs cliniciens sont-ils aussi les plus rapides ? En réalité, c’est qu’ils maîtrisent totalement les paramètres à contrôler et vont directement à l’essentiel. Etre productif exige donc d’élever sans cesse son niveau clinique.
Enfin, une dernière raison est que certains confondent productivité et productivisme. Alors que l’accroissement de productivité doit s’accompagner de l’accroissement de la qualité, le productivisme est « un système d’organisation dans lequel la seule production est donnée comme objectif premier ». La notion de production passe ici avant celle de qualité. Il va de soi que cette confusion peut être catastrophique et aboutir à des dérives du type Dentexia.
Selon l’INSEE (Octobre 2016), la productivité est définie comme le rapport entre une production et les ressources mises en œuvre pour l’obtenir.
Augmenter sa productivité c’est soit consacrer moins de ressources (ex : moins de temps) pour un même résultat soit augmenter le résultat avec les mêmes ressources. C’est pourquoi, la productivité est assimilée à la production horaire. Elle est étroitement liée aux concepts d’efficacité et d’efficience. (cf Schémas)
Un autre aspect important de l’accroissement de la productivité est qu’il doit s’accompagner de plus de sérénité pour les acteurs. Une plus grande maîtrise doit avoir pour corollaire une plus grande décontraction voire une certaine dimension de plaisir.
Au vu de ces définitions nous constatons qu’entre des mains honnêtes, éthique et productivité sont tout à fait compatibles.
Une bonne productivité couplée à un haut niveau de qualité est donc une marque de professionnalisme. Le refus obstiné de la prendre en compte expose aujourd’hui les praticiens en question aux désillusions les plus graves.
Résumons :
Ce que n’est pas la productivité : une baisse de la qualité, du surtraitement, travailler en se dépêchant, travailler plus énergiquement, changer sa manière de travailler.
Ce qu’elle est : la même qualité plus vite, sans se dépêcher, plus décontracté, conserver sa façon de travailler, un désir d’être conforme aux bonnes pratiques, une augmentation de savoir-faire.
Comment augmenter sa productivité avec éthique ?
Il existe 4 niveaux d’accroissement de la productivité. Ceux-ci reposent sur 5 ressources.
Les 5 ressources disponibles pour exercer de façon efficiente sont :
- L’instrumentation : c’est tout ce qui nous permet de réaliser notre pratique clinique c’est-à-dire les instruments, le fauteuil, la salle de stérilisation, en un mot tout le matériel à notre disposition
- Le temps : c’est le nombre d’heures de travail que nous nous attribuons et ce temps-là n’est pas extensible à l’infini
- L’argent : c’est notre capacité à investir, à recruter, à former les individus
- Les personnes : sont celles qui nous accompagnent que ce soit en interne ou nos collaborateurs extérieurs
- Enfin une 5e ressource à notre disposition qui prendra de plus en plus d’importance dans le futur pour les équipes professionnelles : la formation dont l’objectif doit être de permettre d’accroître le niveau clinique et le niveau non clinique. Toute formation devrait dans l’absolu permettre un accroissement de la productivité.
Les 4 niveaux de productivité
Ils regroupent les 9 systèmes fondamentaux de toute organisation.
Voici, par ordre d’importance décroissante, les 4 niveaux qui vous permettront d’accroître de façon importante votre productivité. Contrairement à ce que pensent un certain nombre de praticiens et même certains consultants, l’organisation technique n’est pas le premier levier sur lequel agir. En réalité, il est le dernier une fois que tous les autres systèmes auront été mis en place.
1 Les techniques d’organisation non cliniques
- Syst.1 : gestion du planning et des Rendez-vous
- Syst.2 : organisation administrative dont le système d’encaissement
- Syst.3 : gestion Prévisionnelle, indicateurs de gestion et évaluation des honoraires
2 Techniques de communication
- Syst.4 : expérience du nouveau patient et approche clinique globale
- Syst.5 : scripts et Communication interpersonnelle
- Syst.6 : systèmes de Management et de délégation
- Syst.7 : qualité du Service
3 Elaboration et présentation des plans de traitement
- Syst.8 : construction de projet de traitement, plan clinique directeur, séquences opératoires avec organisation et regroupement des actes
4 Organisation technique
- Syst.9 : il regroupe l’ensemble des systèmes techniques.
Cela comporte :
- les Protocoles de stérilisation
- les Protocoles de traitement
- le Travail à 4 mains
- le Travail sur 2 fauteuils
- la Conception architecturale
- les Bacs et cassettes.
Quelques points clés de la gestion des rendez-vous
Faire les choses les plus productives en premier.
L’un des principes clés de la planification est de toujours faire les choses les plus productives en premier. Un temps déterminé doit être bloqué chaque jour pour les procédures productives. Nous vous suggérons de choisir des heures spécifiques. Sinon, le planning risque d’être encombré par des traitements ou des procédures mineures.
Établir la journée idéale et la production idéale.
Les cabinets doivent appliquer une formule mathématique à leur production quotidienne. Dans l’idéal, les plannings et les objectifs de production doivent aussi tendre à éliminer tout stress du cabinet. Sinon, votre cabinet fonctionne selon un rythme que j’appelle « sprint et arrêt » qui peut être épuisant.
Planifier le travail du praticien et de l’équipe clinique.
L’assistante, s’il n’y en a qu’une, ne peut être toujours présente au fauteuil. Aussi, planifiez, par avance, sur l’agenda les moments où il est crucial qu’elle assiste le praticien au fauteuil.
Modifier le planning jusqu’au dernier moment
De nombreux cabinets ne s’autorisent pas à modifier leur planning une fois le rendez-vous pris. Cette attitude est trop rigide. En réalité, toute modification du planning qui améliorerait le déroulement de la journée doit être effectuée. (Avec tact et mesure, bien entendu).
Productivité, santé et sérénité au cabinet
Dans un contexte socioéconomique aux exigences croissantes, il faut rechercher de façon continue des voies d’amélioration des conditions de travail pour préserver la santé de l’équipe comme facteur … de santé du cabinet.
En effet, être orienté productivité sans tenir compte de la santé au travail, c’est :
Du turn-over, de l’absentéisme, des arrêts de travail pour maladie, accident du travail ou maladie professionnelle, des coûts de remplacement, de la démotivation, des conflits et en fin de compte, une perte de productivité.
Inversement, tenir compte de la santé au travail, c’est attirer des assistantes motivées, préserver les savoir-faire, réduire les coûts d’absentéisme, réduire les conflits, faciliter le travail d’équipe, équilibrer la vie privée et la vie professionnelle et en fin de compte, gagner en productivité.
Voici 5 façons simples d’exercer sereinement et de rester en bonne santé au cabinet :
- Réduisez les sources de stress
- Ne vous attachez pas aux seuls résultats financiers
- Evitez cependant la dépendance financière : Maîtrisez complètement vos découverts et établissez un budget prévisionnel.
- Soyez en bonne forme physique
- Evitez les influences négatives
Conclusion
Les 4 niveaux de productivité vous permettront de travailler plus sereinement tout en augmentant votre productivité. Appliqués étape par étape, ils vous donneront l’assurance d’une productivité qui préserve la qualité de travail. Il est essentiel aussi de retenir que le respect de l’ordre chronologique de mise en place est crucial dans la réussite de cet objectif. En ce sens, souvenez-vous que la gestion de l’agenda est la pierre angulaire de toute l’organisation. C’est donc par elle qu’il sera nécessaire de toujours commencer.
