Une gestion efficace de l’agenda est essentielle au lancement réussi de votre cabinet dentaire. Elle impacte directement la satisfaction des patients et l’efficacité opérationnelle de votre pratique.
Planification stratégique des rendez-vous
En début d’activité, il est crucial de trouver un équilibre entre le volume de patients à prendre en charge, votre efficacité au fauteuil, et la période de “rodage” au niveau de l’organisation du cabinet, de la coordination de l’équipe etc.
Planifiez ainsi votre agenda en tenant compte du type de traitements que vous proposez, de la durée estimée pour chaque type de traitement et de la nécessité de construire une relation de confiance avec les nouveaux patients.
Si vous êtes situé(e) en zone sous-dotée, il se peut que le flux de patients soit important dès les premiers jours, avec le risque d’être rapidement débordé. Pour éviter cela, la planification est cruciale : bien estimer le temps des traitements, prévoir des créneaux pour les nouveaux patients, gérer les urgences, qualifier et prioriser les demandes des patients. Tout cela s’anticipe et se travaille en amont.
Soyez également prêt à ajuster votre agenda en fonction des premiers retours des patients et du flux réel. Cette flexibilité vous permettra de répondre aux besoins imprévus et de vous adapter aux particularités de votre patientèle.
Les protocoles non cliniques et l’importance des scripts
Il vous est sans doute naturel de procéder à la rédaction de vos protocoles cliniques au cabinet.
Néanmoins, il est tout aussi judicieux de travailler à l’élaboration de protocoles non cliniques, qui vont au-delà de la simple gestion administrative. Accueil, gestion de l’agenda, utilisation des logiciels, suivi des devis, présentation des traitements etc… Voici une liste non exhaustive de thèmes pouvant faire l’objet de protocoles, afin d’être plus efficace au quotidien.
Un aspect crucial dans ce contexte est la création de scripts pour la communication avec les patients. Ces scripts jouent un rôle déterminant dans la standardisation de la communication et dans l’amélioration de l’expérience patient.
Rôle des scripts dans la communication
Les scripts sont des guides pour les interactions avec les patients, que ce soit au téléphone, en personne, ou par écrit. Ils assurent une communication claire, cohérente et professionnelle. En ayant des réponses préparées pour les questions fréquemment posées, votre équipe gagnera en confiance, saura répondre aux diverses questions des patients, ce qui renforcera ainsi la crédibilité du cabinet.
Attention : utiliser un script ne veut pas dire apprendre par cœur et réciter le texte. Il sera tout aussi important de se les approprier et de les incarner de manière plus personnelle.
Avantages des scripts
– Cohérence : les scripts garantissent que la même information sera transmise au patient, quel que soit le membre de l’équipe impliqué.
– Efficacité : ils permettent de gérer les demandes des patients de manière rapide et efficace, puisqu’elles auront été anticipées, ce qui améliorera l’expérience globale du patient au cabinet.
– Formation de l’équipe : ils sont un excellent outil de formation pour les nouveaux membres de l’équipe, leur fournissant un cadre clair pour la communication avec les patients.
Exemples :
– Réponses aux questions fréquentes : comment accueillir les patients, répondre à des questions sur les traitements proposés, sur les tarifs, les horaires, etc.
– Gestion des situations délicates : comment gérer les retards, les annulations, les RDV manqués, les problèmes d’encaissements, ou l’anxiété des patients.
– Instructions post-opératoires : comment rassurer le patient, quelle attitude adopter après une lourde intervention
L’intégration de scripts dans les protocoles non cliniques est une étape essentielle pour améliorer la communication et l’efficacité dans votre cabinet dentaire. Ils sont un outil puissant pour assurer une expérience patient positive et cohérente.
