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Gérer son agenda, ça s’apprend !

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L’agenda est la colonne vertébrale de votre cabinet. C’est lui qui conditionne vos journées et permet à votre cabinet de se développer en répondant à des objectifs bien précis. Il ne devrait donc pas être une source de stress ou de frustration. Il est votre allié pour exercer dans une ambiance sereine. La désorganisation qui peut régner dans votre cabinet prend certainement sa source dans la planification de votre agenda. Les journées peuvent vite devenir de véritables cauchemars ! Le moral de toute l’équipe s’en ressentira et les cabinets en subiront les conséquences. Maîtriser la gestion de son temps ne s’improvise pas. Il est temps de fixer des règles et de mettre en place une méthode pour optimiser votre quotidien. Soyez proactif et ne vous laissez pas guider par la facilité. Elle ne fera que complexifier votre organisation. En prenant le temps de tout remettre à plat vous constaterez rapidement les effets bénéfiques sur votre planning et ainsi sur votre sérénité.

  • Chronométrer les actes

Vous pensez mettre 10 minutes pour réaliser ce type d’acte ? Sachez que la perception est très différente de la réalité. Chronométrer une dizaine de fois vos procédures vous donnera une bonne moyen du temps que vous engagez à soigner. Vous adapterez vos créneaux de rendez-vous en fonction.

  • Penser aux objectifs 

Réunir votre équipe pour évaluer les objectifs à atteindre est un moyen d’affiner votre réflexion. Il est important de construire vos semaines types en fonction des performances fixées. Toute votre équipe doit en avoir conscience et particulièrement la personne en charge de l’agenda. En effet, il ne s’agit pas seulement de remplir l’agenda mais de le faire en cohérence.

  • Désigner une seule personne en charge du planning

Il est important qu’une seule personne ait la responsabilité du planning pour éviter les confusions. En effet, la personne chargée du planning saura prendre les bonnes décisions en fonction des objectifs fixés par le praticien.

  • Ne pas donner plusieurs rendez-vous d’avance

Cette pratique courante avait pour but de prévoir toutes les séquences du plan de traitement. L’idée est effectivement séduisante sur le papier mais prévoir des rendez-vous d’avance, c’est créer de futures annulations. En effet, les patients savent rarement de quoi sera fait leur propre emploi du temps. Ce sont ces annulations ou ces demandes de reprogrammation qui finissent par créer la plus grande confusion dans votre planning.

De plus, si vous pensez que votre planning est complet sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, vous vous trompez. Il s’agit d’une organisation artificielle puisque certains de ces rendez-vous vont certainement être annulés.

  • Gérer les retards

Il se peut qu’un de vos patients ait du retard à son rendez-vous. Dans un premier temps, ne l’incriminez pas. Quelque chose a sûrement provoqué ce retard comme par exemple un embouteillage. Bien sûr, si le patient est coutumier du fait, les conséquences ne seront pas les mêmes. Vous devez établir une règle et vous devez la communiquer afin que ce type de patients ne se sente pas pris en faute.

Les annulations de rendez-vous sont de véritables fléaux pour l’organisation de vos journées. Là encore, il est indispensable que vous mettiez en place des règles claires. Outre le fait que ces annulations peuvent rapidement faire dysfonctionner le cabinet, elles ont également des conséquences sur le traitement des patients. Faites preuve de diplomatie et expliquez avec pédagogie.

  • Prévoir des créneaux d’urgence

Lors du brief matinal avec l’équipe, déterminez quels rendez-vous pourraient être décalés ou raccourcis afin de glisser une ou deux urgences dans votre journée. Il est impératif de pouvoir prévoir ces créneaux afin de soulager vos patients qui sauront se souvenir si vous avez pu les soulager rapidement ! Votre relation patient n’en sera que renforcée !

  • Mettre en place la téléconsultation

Depuis le confinement de mars 2020, la téléconsultation a fait son entrée dans les cabinets dentaires. Certains rendez-vous tels que la présentation du plan de traitement ou la gestion d’une urgence dentaire peuvent aujourd’hui s’envisager de cette manière. Elle permettra ainsi de dégager du temps pour programmer d’autres rendez-vous.

  • Accueillir les nouveaux patients

Nous avons bien conscience qu’aujourd’hui accueillir de nouveaux patients est une véritable problématique pour bon nombre de cabinets. Et pourtant ! Leur motivation est élevée et ils ont souvent hâte de commencer les soins. La frustration liée à des rendez-vous lointains peut être grande. Or, l’image de votre cabinet sera renforcée par votre capacité à les accueillir. Pensez donc à eux !

La gestion de l’emploi du temps est loin d’être simple. Elle demande d’y réfléchir, d’en discuter avec son équipe et de former les personnes chargées de son fonctionnement. Penser le planning du cabinet comme la colonne vertébrale de son organisation est un premier pas dans l’optimisation de vos journées. Réduire le stress est un objectif tout à fait réalisable. Mettez toutes les chances de votre côté et adoptez les bons comportements. Ils seront salutaires.

 

Pour en savoir plus : https://www.youtube.com/watch?v=eugCTC9AHlU

 

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A propos de l'auteur

Dr. Edmond BINHAS

Fondateur du groupe Edmond Binhas
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Adresse : 5 rue de Copenhague BP 20057 13742 VITROLLES CEDEX

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