Gérer, c’est prévoir. Et ne pas prévoir c’est déjà gémir. En effet, la gestion est désormais l’une des nouvelles contraintes à laquelle sont confrontées toutes les structures dentaires. Les centres dentaires et les hôpitaux l’ont compris depuis longtemps. Il est temps que les praticiens libéraux acceptent désormais cette réalité.
En effet, pour qu’un chirurgien-dentiste puisse obtenir ce qu’il souhaite pour son cabinet, il doit être capable de prévoir les évènements et les gérer. Faisons le point sur les outils et méthodes qui vous aideront à prendre des décisions rationnelles et informées pour votre structure. Il me semble utile de rappeler qu’un cadre de gestion n’est pas contraire à la qualité des soins. Bien au contraire, il est devenu l’une des conditions de cette qualité indispensable à la survie des cabinets libéraux. L’objectif d’une gestion saine s’adosse à la recherche d’une pratique plus sereine et plus professionnelle. Comment créer le futur et non pas le subir ? Comment obtenir des résultats ? Suivez le guide.
1 Créez une philosophie de travail pour votre cabinet
Sans objectifs précis, pas de gestion. Et, sans philosophie de travail claire pour l’ensemble de votre équipe, pas d’objectifs. Donc, la première étape pour tout praticien consiste à faire le point sur ses valeurs, croyances et principes pour développer une philosophie propre à votre cabinet dentaire. Si cette philosophie n’est pas clairement définie et communiquée aux patients et aux assistantes, il y a de fortes chances pour que des messages contradictoires soient perçus de la part de votre équipe.
2 Planifiez des objectifs
L’être humain a besoin de transformer ces projets en termes d’objectifs afin de pouvoir ensuite mobiliser les forces nécessaires à leur réalisation. La planification correspond à l’ensemble des activités qui mènent à la définition des objectifs et à la détermination des moyens appropriés pour les réaliser. La planification consiste à décider à l’avance quoi faire, comment le faire, quand le faire et qui va le faire. Sans objectifs, il est impossible de prendre les bonnes décisions pour votre cabinet et la confusion peut vite s’installer au sein de l’équipe.
3 Posez-vous les bonnes questions
Pour être pleinement opérationnel, l’objectif que nous visons doit être formulé positivement, mesurable, inscrit dans un contexte précis et relever de notre propre responsabilité pour le mener à bien. Il doit également être réaliste et écologique. J’entends par là, qu’il doit correspondre à votre biorythme. S’il doit représenter un challenge, il doit rester à votre portée, c’est-à-dire prendre en compte votre environnement interne et externe, afin de ne pas engendrer d’effets pervers.
Voici quelques questions qui vous aideront à les définir :
- Qu’est-ce que je veux précisément obtenir ou changer ?
- À quoi saurai-je que j’ai vraiment atteint mon objectif ?
- Qu’est-ce que cela m’apportera d’atteindre cet objectif ?
- Existe-t-il des inconvénients, des conséquences négatives à avoir réalisé cet objectif ? Si oui, comment les éviter ?
- Quels sont les résistances que je risque de rencontrer pour réaliser cet objectif ?
- De quelles ressources matérielles, financières, relationnelles, techniques, psychologiques ai-je besoin ? Quelles sont celles dont je dispose déjà et celles qui restent à acquérir ?
- Suis-je prêt à payer le prix que réclame l’atteinte de cet objectif ?
4 Mettez en place un système de gestion prévisionnelle
« Comment voulez-vous que je prévoie à un an, alors que je ne sais pas ce que sera mon exercice dans six mois… », peut-on parfois s’entendre dire. Et pourtant, mettre en place une série d’outils de prévision et de contrôle est l’une des clés absolues pour exercer avec plus de sérénité. En effet, la maturité de gestion d’un cabinet se mesure à :
- l’importance accordée aux prévisions et à l’anticipation sur les périodes futures,
- la qualité des outils de mesure,
- la façon dont ces informations sont partagées avec l’équipe.
5 Élaborez un plan financier prévisionnel
Parmi l’ensemble de ces outils, le plan financier correspond à la traduction chiffrée de vos objectifs personnels de revenus, de temps de travail et de qualité des soins. De manière générale, il est établi sur un horizon d’un an. Il se compose au minimum d’un compte de résultats prévisionnels (recettes/dépenses) et d’un bilan, présentés de manière mensuelle. On peut encore y adjoindre d’autres tableaux comme la trésorerie, les investissements, les amortissements… Dans le courant de l’année, la comparaison de vos résultats à votre plan prévisionnel vous indiquera rapidement si vos objectifs sont atteints ou non. De là, vous pourrez décider d’augmenter vos efforts pour atteindre vos objectifs ou de les revoir à la baisse s’ils s’avèrent trop hauts.
6 Déterminez le point d’inflexion du cabinet
Calculer ses coûts de production permet de déterminer le seuil au-dessous duquel un praticien ne peut pas dégager le revenu qu’il souhaite. Aussi, est-il critique de connaître le concept de point d’inflexion. Il s’agit du total des dépenses fixes et variables auquel il faut ajouter le salaire du praticien. En d’autres mots, le point d’inflexion est le montant total, en euros, nécessaire pour :
- couvrir les dépenses (fixes et variables) du cabinet,
- couvrir le salaire du praticien (avant impôts).
Ce n’est qu’au-delà que le cabinet (pas uniquement le praticien) est bénéficiaire.
7 Créez des tableaux de contrôle
Le tableau de bord est un outil de collecte de données mis à jour de manière régulière. Il doit intégrer des données financières et non financières sur les différentes composantes du cabinet (traitements, rendez-vous, satisfaction de la patientèle, chiffre d’affaires, nombre de patients, durée des visites, efficacité, masse salariale, organisation, etc.). Les composantes choisies seront en lien avec les objectifs du cabinet.
8 Sachez vous entourer
Il est important d’avoir dans son environnement des experts compétents dans les domaines suivants : expert-comptable, prothésiste, architecte, gestionnaire de patrimoine, avocat, banquier et consultant en organisation et gestion. L’expert apporte un oeil extérieur, de la compétence et de la spécialisation. Avec son recul, le conseiller met en évidence ce qui n’était pas perceptible par le leader du cabinet. Cette valeur ajoutée fait gagner un temps précieux au praticien.
Conclusion
La bonne gestion de votre cabinet passe par la maîtrise des coûts, la prévision des dépenses et des recettes et le contrôle du bon usage des finances du cabinet. Il n’y a, de toute façon, définitivement plus d’opposition entre une bonne gestion et la qualité des soins pour vos patients. À l’époque actuelle, croire que votre cabinet peut s’affranchir des règles de gestion est l’une des erreurs dont les conséquences peuvent être extrêmement coûteuses. Alors n’attendez plus !
