La fin d’année est souvent propice aux bilans : bilan de l’année qui vient de s’écouler mais aussi projection sur les projets et perspectives de l’année suivante. La cohésion d’équipe n’échappe pas à cette règle. En effet, nous avons pu constater que c’est souvent à cette période que les praticiens organisent des entretiens annuels et individuels avec les membres de leur équipe dentaire.
L’entretien annuel est un moment important pour toute l’équipe, praticien compris. C’est un point clé du développement du cabinet et de la gestion des ressources humaines. Il doit toujours se faire de façon individuelle. Pour le personnel, l’entretien est un moment privilégié pour faire le bilan de l’année écoulée et de mesurer les éventuelles différences de perception avec le praticien, sur son activité. Il a pour but d’évoquer aussi bien les points positifs que les points à améliorer. Cet entretien va permettre au praticien de mesurer les éventuelles différences de perception sur les prestations fournies. Ce doit être le moment d’exprimer plus précisément ses attentes vis-à-vis du rôle de l’assistante et/ou de la secrétaire.
Pourquoi faire un entretien annuel ?
L’entretien annuel est un moment de dialogue et d’échange. Il doit permettre d’obtenir un retour d’informations sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés en début d’année. Tous les domaines doivent ainsi être abordés.
Il a également pour objet de faire connaître les objectifs de l’année à venir et aussi d’évoquer les évolutions et les perspectives pour chaque poste. En outre, je retiendrai les points suivants, qui sont à mes yeux les garanties d’une cohésion d’équipe réussie :
- Préciser les décalages d’interprétation sur les tâches accomplies et les attentes ;
- Eviter que chacun se replie sur sa tâche et sa fonction ;
- Reconnaître et développer les initiatives ;
- Favoriser la coopération et l’esprit d’équipe ;
- Permettre au personnel de situer son travail dans un cadre plus vaste et plus motivant ;
- Mobiliser et fédérer l’ensemble du personnel autour de la « raison d’être » du cabinet.
Cet entretien doit être conduit de façon OBJECTIVE ET CONCERTEE. Il s’agit d’évaluer la prestation, ce que la personne a fait (et non ce qu’elle est). Il ne doit en aucun cas s’agir d’un tribunal dans lequel le praticien juge la personne ni en sens inverse d’un bureau des plaintes de la part de l’assistante.
Alors que ces entretiens ont fait leur preuve dans l’entreprise, ils sont encore trop rares dans les cabinets dentaires. Au vu des bénéfices que vous pouvez en retirer, vous et votre équipe, je ne peux donc que vous inviter à les organiser. Laissez-vous toutefois du temps. Faites un premier essai puis améliorez la conduite et le contenu de ces entretiens au fil des années. N’oubliez pas que l’on apprend en faisant.
Réflexion commune sur la cohésion d’équipe au cabinet
Indépendamment de cet outil qu’est l’entretien annuel, le questionnaire ci-après vous aidera, tout d’abord, à mesurer la cohésion d’équipe actuelle dans votre cabinet. Dans en deuxième temps, il pourra vous permettre de mettre en place une réflexion suivie d’axes de travail sur le sujet.
Vous l’avez vraisemblablement déjà constaté au gré des différentes personnes qui ont occupé le poste d’assistante/secrétaire chez vous (ou car vous avez plusieurs employés) : les patients qui viennent à votre cabinet ne reçoivent probablement pas le même niveau de service et d’écoute suivant la personne de l’équipe à laquelle ils ont à faire. Vous avez également observé qu’au sein de votre équipe, certaines personnes prennent plus de responsabilités que d’autres. Pour vous, l’objectif est cependant de distribuer les responsabilités de manière équitable tout en assurant une qualité de traitement et de service constante à chaque patient.
En proposant aux membres de votre équipe, une base de réflexion sur la cohésion d’équipe vous aurez l’opportunité de mobiliser le personnel vers un objectif commun : rendre l’organisation plus efficace tout en assurant une atmosphère conviviale. Voici le questionnaire destiné à évaluer votre cohésion d‘équipe. Proposez à votre personnel de prendre quelques minutes pour répondre aux questions proposées ci-contre :
