En tant que chirurgien-dentiste à la tête d’un cabinet dentaire, la gestion de votre temps, de votre énergie, de vos finances et de la relation patient sont 4 facteurs fondamentaux. Bien gérés et optimisés correctement, ils peuvent en effet servir de puissants leviers pour développer votre activité et renforcer la compétitivité de votre établissement de soins.
Je vous propose ici un tour d’horizon de ces différents facteurs, essentiels à la croissance de votre cabinet dentaire, et des bonnes pratiques qui s’y rattachent.
LA GESTION DU TEMPS ET DE L’AGENDA
Une bonne gestion du temps et une optimisation de votre planning de rendez-vous sont des prérequis
pour garantir le bon fonctionnement de votre cabinet dentaire. Cela passe notamment par la mise en place
des bonnes pratiques suivantes :
• Optimisez l’organisation du planning et évitez de prévoir plus d’un rendez-vous à l’avance pour un
même patient ;
• Chaque jour, déterminez les rendez-vous qui pourraient être raccourcis pour caler d’éventuelles
urgences ;
• Pour ne pas surcharger votre agenda, veillez à bien estimer la durée de différents actes en vous
chronométrant afin d’éviter l’attente, les engorgements et les retards qui pourraient perturber le
planning ;
• Regroupez les soins les plus longs sur une même plage horaire ;
• Mettez en place une politique stricte relative aux annulations tardives, aux no show et aux retards et
sensibilisez vos patients quant à l’importance du respect de ces règles ;
• Confirmez les rendez-vous soit en appelant les patients soit en mettant en place des rappels automatiques par SMS.
LA GESTION DE VOTRE ÉNERGIE
Votre énergie est votre plus précieuse ressource ! En effet, ce métier exigeant est souvent source de stress, de troubles physiques, de positions statiques prolongées et de longues consultations, particulièrement consommatrices d’énergie.
Pour maximiser votre productivité tout en préservant votre fatigue physique et mentale, je vous encourage à appliquer les différents principes d’ergonomie (posture confortable, instruments et équipements adaptés, posturo-conscience, pauses régulières…).
Pratiquez également, en binôme avec votre assistante dentaire, le travail à 4 mains et entraînez-vous régulièrement jusqu’à synchroniser et coordonner parfaitement vos gestes. Ces bonnes pratiques contribueront directement à limiter le stress, les troubles musculo-squelettiques (TMS) et autres désordres physiques et psychiques pouvant avoir des conséquences préjudiciables sur le bon fonctionnement de votre activité, sur votre santé et celle de votre équipe dentaire.
Pensez également à déléguer les tâches en fonction des ressources de votre cabinet (démarches administratives, communication, secrétariat, gestion du planning…) et apprenez à dire non aux demandes non prioritaires.
Pour renforcer la motivation, l’engagement et l’énergie des membres de votre équipe, je vous encourage également à renforcer, au quotidien, la cohésion d’équipe, la bienveillance et l’esprit d’entraide. De manière générale, créez un environnement de travail stimulant et positif, autour d’une vision commune forte, engageante et porteuse de sens.
LA GESTION FINANCIÈRE
Assurer la bonne santé financière de votre cabinet dentaire est un prérequis pour garantir sa pérennité.
Cela passe notamment par une excellente maîtrise des coûts et une gestion raisonnée des dépenses et des investissements.
Veillez aussi à limiter les no shows, qui peuvent représenter un vrai manque à gagner pour votre entreprise.
Par ailleurs, assurez-vous d’avoir en permanence une visibilité sur votre trésorerie et une parfaite maîtrise de votre budget. Vous devez être en mesure d’identifier les prévisions annuelles, les charges mensuelles fixes, les charges variables et les investissements raisonnés, dotés du ROI le plus élevé.
Mesurez régulièrement, grâce à des indicateurs de performance (KPI), le développement de votre activité, la rentabilité et l’intérêt de votre investissement (chiffre d’affaires annuel, recettes mensuelles, nouveaux patients, nombre d’annulations et de prises de rendez-vous, taux d’acceptation des plans de traitement…). Enfin, n’hésitez pas à acquérir des logiciels, outils et équipements qui vous permettront de gagner en temps, en productivité et de réduire vos coûts à terme.
LA GESTION DE LA RELATION PATIENT
Enfin, la qualité de la relation patient est LA pierre angulaire de la réussite de votre cabinet dentaire.
Pour garantir la satisfaction de votre patientèle, instaurez une relation de confiance et un lien de proximité avec vos patients. Communiquez avec bienveillance et empathie et formez votre équipe à l’importance de la qualité relationnelle, dès le premier échange téléphonique.
Veillez, tout au long du parcours du patient, à renvoyer une image chaleureuse, professionnelle et positive à travers votre communication verbale et non verbale. À la fin du traitement, remerciez le patient de sa confiance, recueillez son ressenti et invitez-le à partager son expérience.
