La formation est un levier indispensable pour atteindre la performance. Souvent, il est difficile de s’y retrouver tant l’éventail de possibilités est large. De nombreuses interrogations peuvent germer quant au choix qui s’impose : Est-ce le bon moment ? Quel domaine privilégier ?… Pour ce numéro spécial, Edmond Binhas, livre ses conseils pour prendre la bonne décision et tenter d’y voir plus clair.
En quoi la formation est vitale pour les chirurgiens-dentistes ?
Aujourd’hui, notre profession est attaquée de toutes parts. Face à cette situation nouvelle, de nombreux praticiens répondent en achetant plus de matériel, le gadget dernier cri,… Il est vrai que les réponses techniques sont toujours rassurantes.
Or, s’il s’agit de ne pas rater les grands virages techniques, la véritable solution est désormais ailleurs. La clé de la survie de nos cabinets repose sur l’acquisition continue de compétences nécessaires à notre pratique quotidienne. Celles-ci sont de deux ordres : cliniques bien entendu mais également, et surtout, non cliniques. Car ces dernières sont les plus utiles face aux changements actuels. Malheureusement, elles ne sont pas enseignées dans les Facultés. Pour le praticien, raisonner en « amélioration continue du niveau général de compétences » se traduit donc par l’acquisition de savoir-faire cliniques mais aussi en termes d’organisation, de management, de présentation de plans de traitements ou de stratégie. Pour l’équipe, ce sont les compétences en termes de qualité de service, de gestion du temps, de communication (savoir dire non, prendre les rendez-vous efficacement, demander les honoraires…) qui doivent être optimisées.
Ne pas se former, c’est ne pas être à jour ! Pourquoi investir dans une CFAO si vous ne vous formez pas à son utilisation ou si vous ne savez pas comment faire accepter un inlay céramique ?
La formation, un enjeu stratégique
Il arrive parfois que l’on me pose la question : la formation, pourquoi faire ? Ma réponse est ultra-pragmatique. Parce que nos cabinets, comme tout cabinet-entreprise, ont des impératifs de développement et de performance à atteindre comme conditions de leur survie.
C’est pourquoi ils doivent sans cesse veiller à disposer en temps et en heure d’effectifs compétents et motivés. En outre, face au rythme de l’innovation technologique et à l’accroissement de la concurrence, nos cabinets doivent faire face à un savoir-faire, une flexibilité et une capacité d’adaptation accrus afin de rester compétitifs.
La formation constitue un des moyens pour y parvenir. Au service du développement des cabinets, elle s’intègre désormais en termes d’investissement dans le capital humain.
Une grande majorité d’entre nous reconnaissent désormais la plus-value de la formation. Aussi, devient-il crucial de développer dans ce domaine de véritables stratégies adaptées à la taille de nos cabinets et à la nature de nos activités. Souvent vécue auparavant comme une contrainte, elle est aujourd’hui plus librement acceptée, voire désirée, par nos assistantes. Je le constate tous les jours au cours de nos sessions de formation. Il nous revient cependant de l’inscrire dans une logique de gestion des ressources humaines axée sur l’adaptation permanente, l’anticipation des besoins du cabinet et l’épanouissement des individus à travers la vie professionnelle.
La formation dentaire n’est pas une fin en soi. Elle contribue à la réussite de nos projets.
Équilibrer besoins et ressources disponibles
Vous l’aurez compris, à mes yeux, aujourd’hui, sous peine de stagner voire de disparaître, il est vital d’évoluer en permanence pour faire face aux mutations de notre environnement. Car la demande de notre patientèle et notre environnement professionnel évoluent rapidement : de nouveaux besoins émergent constamment, de nouvelles exigences s’expriment en termes de prix, de qualité, de délais…
Cette évolution rapide nous impose, qu’on le veuille ou non, de nous adapter. Sur le plan interne également, les progrès techniques et technologiques nous obligent à intégrer de nouvelles façons de faire et de penser pour maintenir et développer la compétitivité face à une concurrence pas toujours loyale et toujours plus vive.
Nos assistantes elles-mêmes manifestent une volonté d’évolution à laquelle nous devons désormais répondre.
Dans ce contexte, la formation est un moteur de changement puissant et efficace. Elle vise à adapter en permanence les compétences des salariés aux exigences de leur fonction. Elle permet également de préparer l’avenir compte tenu du fait que certaines fonctions sont susceptibles, à terme, d’évoluer ou de disparaître. La formation favorise donc l’équilibre présent et futur des besoins et des ressources en compétences du cabinet.
Instaurer un management de qualité
L’élaboration puis la mise en œuvre d’une politique de formation impliquent une réflexion et une organisation qui contribuent à créer un nouvel état d’esprit dans le cabinet.
Le recensement des besoins en formation nécessite, en effet, une participation active de tous. La formation doit devenir un espace de dialogue et de concertation entre tous les acteurs du cabinet autour des objectifs visés et des moyens de les atteindre. En cela, elle est un vecteur de motivation qui incite au partage et à la décentralisation des responsabilités.
Formation et projet du cabinet-entreprise
Proposer de nouveaux traitements, réaliser de nouveaux investissements, réorienter ses activités ou encore réussir un projet d’association sont autant d’exemples de projets d’un cabinet. Sur cette base, il faut élaborer des stratégies de développement visant également à satisfaire durablement ses patients, à tenir ses objectifs économiques pour rester rentable et compétitif et à impliquer son personnel.
C’est à partir du projet d’un cabinet-entreprise que s’articule la formation des assistantes pour lui donner du sens. Cela la positionne comme un vecteur stratégique de développement économique et social du cabinet. La gestion des compétences est une nécessité pour relever les nouveaux défis économiques et sociaux. Demain, les cabinets qui réussiront, devront innover dans leurs offres mais aussi dans leur organisation humaine. À l’avenir, le premier capital de nos cabinets sera moins son matériel, sa technologie ou ses procédures que ses hommes. Leur capacité, individuelle et collective, à faire évoluer l’organisation constitue déjà le meilleur gage de la satisfaction de nos patients.
Quel est bénéfice concret pour le cabinet dentaire ?
Rentrer dans cette logique d’amélioration continue est extrêmement motivant. La formation permet de rentrer en contact avec d’autres confrères, d’ouvrir notre esprit et d’avoir plus d’espoir pour le futur.
Distinguer information et formation
L’information consiste en un cours théorique ponctuel. La formation est, elle, un véritable processus avec définition d’objectifs pédagogiques, élaboration d’un contenu pratique et évaluation destinée à mesurer le degré d’application au sein du cabinet. Aussi le Groupe Edmond Binhas, seul organisme dentaire à avoir reçu la qualification OPQF, propose, dans ses formations, un accompagnement individualisé seul capable d’évaluer la mise en place de l’apprentissage.
Et donc, la formation n’est pas uniquement un transfert de savoir, c’est un transfert de compétences !
Lire un article, un livre, assister à une conférence ne garantit pas que vous soyez apte à répondre à vos patients. De plus, la formation ne s’arrête pas à notre personne, elle s’étend à l’ensemble de nos collaborateurs. Et, si j’utilise une métaphore informatique, nos cabinets sont les ordinateurs et l’accompagnement en formation les logiciels. Et pour rester performant avec un ordinateur, il important de faire régulièrement les mises à jour. La formation c’est à la fois la mise à jour et en même temps la garantie de la performance!
Motivations et obstacles à la formation
Motivations
La formation dans nos cabinets peut être motivée par plusieurs raisons :
- une volonté économique,
- un outil au service de la performance,
- un besoin, conséquence de l’évolution technologique,
- un complément important à la formation initiale,
- un moyen d’élargir son champ de vision,
- acquérir de nouvelles compétences,
- un moyen d’accroître l’implication de nos assistantes,
- un moyen de gratifier ces dernières.
Elle est donc autant un outil stratégique que managérial.
Obstacles
Il existe cependant des barrières au recours à la formation. Généralement, les principales sont les suivantes :
- la disponibilité et la motivation du personnel,
- les périodes de forte activité du cabinet,
- le travail supplémentaire engendré (administratif, production),
- l’investissement financier,
- le risque de départ de l’employé formé,
- l’inadéquation entre l’offre de formation et la demande ou les besoins du cabinet-entreprise,
- la nébuleuse des « organismes de formation ».
Préparer son plan de formation
Comment choisir une formation adaptée à vos besoins ?
Je vous invite à raisonner « plan annuel de formation ». Posez-vous les questions suivantes : Quelles sont les compétences qui vont me permettre d’assumer au mieux la dentisterie de demain ? Une formation pratique ? Théorique ? M’est-elle vraiment utile ? Quelle est sa durée ? Son coût ? Le retour sur investissement est-il valable ?
L’élaboration du plan de formation
Il nécessite un questionnement systématique, une réflexion préalable à sa mise en œuvre, pour aboutir à des mesures de formation pertinentes liées aux besoins du cabinet.
Se poser les bonnes questions est la première clé du succès du plan de formation !
Pourquoi ?
- Quels sont les objectifs à atteindre en référence aux objectifs globaux du cabinet et à la politique de gestion des ressources humaines ?
- À quoi sert la formation ?
- À quels types de questions la formation est-elle une réponse ?
- Quels sont les éléments qui influent sur les besoins de compétences ?
- Quoi ?
- Quelles sont les priorités en termes d’objectifs et/ou de populations à former ?
- Quels projets de formation sont organisés ou ont déjà été organisés ?
- À quels grands thèmes de formation les projets de formation correspondent-ils ?
Comment ?
- Comment les projets sont-ils définis ?
- Les programmes de formation sont-ils formulés en termes d’objectifs à atteindre ?
- Les objectifs sont-ils définis par rapport à des situations professionnelles ?
- S’agit-il du simple recueil de désirs individuels exprimés en référence à un catalogue de formation ?
- S’agit-il de formation interne, externe, sur le tas, sur mesure, fournisseur, d’adaptation au poste de travail, d’observation pratiques… ?
- À quel moment auront lieu les formations ?
- Y-a-t-il un suivi de la mise en œuvre de la formation, une gestion de la formation ?
- Procède-t-on à une évaluation des résultats ?
- A-t-on défini, au préalable, les résultats concrets attendus de la formation ?
- A-t-on défini des indicateurs de mesure des résultats ?
Combien ?
- Quel budget peut-être alloué à la formation ?
- Quel est le budget disponible ? Y a-t-il un financement par l’OGDPC, le FIFPL, les OPCAPL ?
- Comment est-il déterminé ?
Ce type de questionnement engendre, par ailleurs, l’implication de tous les acteurs du cabinet-entreprise dans une démarche.
12 Procédures pour préparer son plan de formation
1. Procéder à un état des lieux de ce qui a été fait précédemment en matière de formation des salariés dans le cabinet. Il s’agit de déterminer les objectifs poursuivis, les effectifs visés / non visés, les formations qui ont été un succès / un échec, les offreurs de formation retenus, l’investissement engendré…
2. Prendre en compte les orientations prioritaires de la politique de formation
- formations aux méthodes de travail : nouveaux outils, nouvelles technologies, nouvelles procédures,
- des formations d’adaptation et d’intégration : modification, voire suppression de certains postes, intégration de nouveaux collaborateurs,
- formations techniques : consolidation de l’expertise, du métier.
3. Recenser les besoins de formation : déterminer les écarts à combler entre compétences requises ou souhaitées et compétences acquises.
4. Traduire les besoins de formation en objectifs de formation, autrement dit, en nouvelles compétences attendues.
5. Arbitrer entre les formations à réaliser prioritairement et les formations optionnelles ou « à décaler » à l’exercice suivant, selon le budget disponible.
6. Traduire les objectifs de formation retenus en projets de formation. Le projet de formation se définit en termes de contenu, de public cible, de durée, de scénario de déroulement et de modalités financières. Les objectifs pédagogiques poursuivis à travers la formation peuvent être formulés en termes opératoires « être capable de… ».
7. Rechercher les « solutions formations » les plus adéquates selon la nature des besoins, le budget disponible et la culture formation de l’entreprise : formations internes, achat de formations catalogue, achat de formations sur mesure, auto-formation,…
8. Valider les solutions retenues en relation avec la direction et la hiérarchie intermédiaire.
9. Organiser le timing du déroulement de l’ensemble des projets de formation.
10. Mettre en forme le plan pour la présentation officielle au personnel (via comité mixte ou délégation du personnel pour les entreprises de 15 salariés ou plus).
11. Mettre en œuvre et gérer le plan de formation : lancer les projets de formation prévus, assurer la logistique de l’information, suivre l’engagement du budget et la réalisation du plan.
12. Réaliser l’évaluation et le bilan de la formation : il s’agit de vérifier si les objectifs de formation ont été atteints, ce qui implique qu’il n’y a pas d’évaluation possible sans objectifs préalablement définis.
Conclusion
Ne voyez pas la formation comme une perte de temps dans laquelle vous perdriez une journée de travail. Ce raisonnement ne peut aboutir qu’à encore plus de frustration. Ne vous posez pas la question « Combien ça coûte ? ». Voyez plutôt combien cela peut vous rapporter financièrement mais aussi en sérénité, sécurité et meilleure confiance en soi.
Accepter d’investir du temps et de l’argent dans la formation au même titre que dans du matériel doit être le nouveau réflexe. Sinon, ce serait comme acheter une Ferrari et rouler en première.
N’oubliez pas que la formation est une réelle opportunité qui permet un épanouissement professionnel mais également personnel. Marshall Mac Luhana dit : « Quiconque essaie d’établir une distinction entre éducation et divertissement ne connaît rien de la vie. »
Le Groupe Edmond Binhas propose un audit de diagnostic de votre cabinet et de vos besoins de formation afin de vous aider à cerner votre projet professionnel de demain.
Vous pouvez vous renseigner sur le site www.binhas.fr ou au 04 42 108 108
