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Maîtrisez vos dépenses !

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Plus votre cabinet se développe et plus vous avez besoin d’un plan stratégique efficace pour maîtriser vos dépenses et vos revenus. Voici comment analyser votre situation et améliorer vos objectifs.

Jamais dans le passé l’art dentaire n’a connu un tel environnement propice au développement : les facteurs technologiques, cliniques, sociologiques et économiques sont aujourd’hui réunis pour accroître de façon significative la demande de traitements. Cependant, cette opportunité s’accompagne de plus de complexité. Et plus votre cabinet se développe, plus il devient crucial pour vous d’avoir un plan stratégique complet.

Les innovations, aussi bien dans les traitements que sur le plan technologique, ont développé le potentiel des cabinets tout en permettant d’améliorer la vie des patients et des membres de l’équipe. Le développement de nouvelles techniques ainsi que le perfectionnement de celles existantes permettent d’obtenir plus rapidement de meilleurs résultats esthétiques. Les traitements sont désormais plus efficaces que jamais. Enfin, l’information grand public dans les médias, dans la presse et sur Internet se développe et crée une base de patientèle plus fortement éduquée et plus demandeuse. Cependant, malgré toutes ces opportunités de développer des cabinets florissants, pourquoi tant de praticiens voient-ils leurs frais généraux augmenter chaque année ?

La raison principale à mes yeux en est que la gestion actuelle d’un cabinet dentaire est devenue beaucoup plus complexe alors même que la qualité des traitements et des services offerts aux patients s’est améliorée de façon importante.

Pour s’en rendre compte, il suffit de comparer un cabinet à la pointe il y a trente ans avec un cabinet à la pointe aujourd’hui : les différences sont spectaculaires. Un praticien qui aurait pris sa retraite il y trente ans ne reconnaîtrait pas la moitié de l’équipement, des techniques cliniques et de la technologie utilisés aujourd’hui (sans parler, bien sûr, des mesures d’asepsie). Avec l’accroissement du niveau des traitements, le niveau d’expertise requis par les praticiens et leurs équipes s’est, bien entendu, lui aussi élevé. Je suis convaincu que le principal challenge économique pour les cabinets dentaires réside aujourd’hui dans le choix pertinent des investissements en temps et en argent pour le maintien d’un niveau d’expertise élevé.

La plupart des praticiens se considèrent essentiellement comme des soignants. Mais plus vous souhaitez développer vos compétences cliniques, plus vous aurez besoin d’accroître vos compétences de gestionnaire. En effet, pour pouvoir proposer des traitements de qualité sur du long terme, un cabinet doit reposer sur des bases économiques saines. Ainsi, l’amélioration de ces deux compétences (cliniques et de gestion) ne devrait à aucun moment se produire aux dépens l’une de l’autre. Bien au contraire, les meilleurs cabinets développent l’une parallèlement à l’autre. La meilleure approche pour maîtriser ses dépenses consiste, selon moi, à accepter l’idée que les cabinets sont confrontés à une équation économique. Cela leur permettra de contrôler les dépenses, d’investir convenablement aussi bien dans la formation que dans le matériel.

Le praticien pourra ainsi mieux diagnostiquer et fournir les meilleures options de traitement possible à chaque patient. Il pourra également maintenir des revenus à la hauteur de son niveau de compétence.

Facteurs influençant la pression financière

Dans la plupart des cabinets (sauf ceux en SEL), les revenus du praticien sont constitués par le «bénéfice» du cabinet. En réalité, ils représentent ce qu’il reste une fois tous les frais payés. Les préoccupations commencent lorsque le praticien constate que ses revenus sont en train de diminuer. Mon expérience des cabinets dentaires m’indique que plus de 90% des préoccupations financières surviennent lors des trois scénarios suivants :

Zone de confort

La caractéristique de ce scénario réside dans le fait qu’il concerne des cabinets où tout semble très stable. Les revenus du praticien sont satisfaisants et le planning et les prévisions semblent bons. Mais avec le temps, la base économique du cabinet s’affaiblit insidieusement. L’inflation commence à éroder le bénéfice du cabinet au moment même où les besoins personnels augmentent. Les augmentations de salaire deviennent alors des sources d’anxiété. Les investissements doivent alors être réalisés en prenant des crédits supplémentaires. En un mot, la pression s’intensifie lentement chaque mois obligeant le praticien à de véritables acrobaties financières.

Zone de post-croissance

Ce scénario est caractérisé, dans un premier temps, par une croissance forte de la pratique. Le sentiment de liberté lié à des revenus plus importants s’accroît. Confiant que la croissance continuera sur le même rythme, le risque est grand de prendre des décisions affectant à long terme les résultats du cabinet. Il n’est pas rare de voir des décisions ainsi basées sur des résultats à court terme (qui malheureusement sont de courte durée). Ainsi, des décisions de développement de structure (comme un transfert, des recrutements ou une association) sont prises sans une analyse de gestion rationnelle. Les préoccupations concernant les dépenses continuent alors de s’aggraver quand il devient évident que tout le bénéfice de la croissance est absorbé par le cabinet. Bien que le chiffre d’affaires ne cesse de s’accroître, le bénéfice reste invariablement au même niveau. La situation devient critique lorsque la croissance se stabilise mais que les dépenses continuent à augmenter.

Changement de niveau de vie

Dans ce scénario, c’est la modification du style de vie personnel du praticien qui entraîne la pression financière sur le cabinet. Celui-ci (ou celle-ci) commence à avoir besoin de revenus plus importants pour faire face à de nouvelles situations familiales telles que l’agrandissement de la famille, des enfants entrant dans l’enseignement supérieur, l’achat d’une nouvelle maison, une dépense générale sans parler de problèmes familiaux ou personnels parfois plus graves. Souvent, cette nécessité de revenus plus importants survient à des moments (ou à un âge) où le praticien éprouve le besoin de travailler moins. Cette nouvelle pression conduit naturellement les praticiens à analyser plus attentivement les dépenses du cabinet.

Analyse financière

Imaginez un instant que le montant total de vos dépenses annuelles s’élève à 250 000 euros. Plaçons nous dans le cas idéal où votre cabinet soit géré de façon optimale mais ne tienne pas compte de vos revenus personnels. Le montant total de ces dépenses doit-il vous inquiéter ? La réponse correcte est que cela dépend de votre niveau de revenus. Si vos revenus sont de 80 000 euros alors la réponse est définitivement « oui ». Si ils sont de 150 000 euros cela dépendra de votre niveau de vie. Au dessus de 220 000 euros, il est probable que la plupart des praticiens ne se feraient pas de souci.

Le point le plus important n’est pas de savoir si vous devriez dépenser 250 000 euros, ou moins, ou plus. La taille du cabinet n’est pas l’objet du débat, car en réalité c’est la règle de la relativité économique qui s’applique. En effet, la pression que vous éprouvez à propos de vos dépenses est directement liée au rapport entre vos dépenses et vos revenus.

En fin de compte, la raison pour laquelle la plupart des praticiens réussissent peu dans la réduction des dépenses de leur cabinet est qu’il y a en fait peu de dépenses variables et donc peu de dépenses sur lesquelles il est possible d’agir. Même le poste « Achats » de votre 2035 (i.e. le consommable et les frais de laboratoire) varie généralement peu d’une année sur l’autre. Les autres postes tels que les salaires, les frais de fonctionnement du cabinet, le loyer sont quasiment fixes. Vos charges personnelles sont fonction de vos revenus de l’année précédente.

Les quelques secteurs sur lesquels vous pouvez agir sont les investissements, la formation continue de toute votre équipe ainsi que la communication de votre cabinet. Il s’agit justement des secteurs où la prise de décisions adéquate a les conséquences les plus importantes. A mes yeux, aujourd’hui, ces domaines sont ceux qui vont assurer le futur développement ainsi que la sécurité financière de votre cabinet. En vérité, la plupart des praticiens qui ont des préoccupations avec leurs frais généraux ont plutôt un problème lié au ratio dépenses/ bénéfices.

Il devient alors important de comprendre que le bénéfice est une partie importante du problème de la réduction des dépenses. Très souvent, le problème ne vient pas des dépenses elles-mêmes mais bien plus d’un chiffre d’affaires insuffisant pour les frais de structure. La vraie solution consiste donc équilibrer convenablement le ratio dépenses/bénéfices ou chiffre d’affaires.

Paramètres à prendre en compte

La santé financière de votre cabinet dépend de nombreux paramètres. Certains d’entre eux ont des conséquences à très court terme, voire immédiates (règlement des salaires du mois, les honoraires du laboratoire, votre loyer ou encore le règlement de vos factures). D’autres ont un impact à moyen terme. La formation continue en est un exemple. En effet, il y a toujours un décalage entre l’investissement financier (et en temps) dans la formation et le retour concret sur investissement dans le cabinet. Enfin, certains facteurs ont des conséquences à long terme, comme les achats d’équipement ou les travaux concernant l’agencement ou l’amélioration du cabinet.

Les fondations d’une bonne santé financière résultent de l’équilibre délicat entre l’anticipation des dépenses fixes et variables, une prise de décision rationnelle concernant les gros investissements, le nombre d’heures que vous souhaitez travailler ainsi que le chiffre d’affaires que le cabinet est capable de générer. L’une des grandes forces des meilleures entreprises réside dans leur capacité à établir un bilan prévisionnel incluant les dépenses, le bénéfice et l’accroissement de leur chiffre d’affaires. Dans ce modèle, ils planifient les résultats escomptés et créent une série d’indicateurs destinés à contrôler la conformité des résultats par rapport aux objectifs.

C’est l’établissement de ce plan stratégique détaillé, couplé au contrôle par des indicateurs adéquats qui permet à ces entreprises de donner à chaque employé une conscience quotidienne des efforts à accomplir et des résultats financiers et non-financiers à atteindre. Les cabinets qui souhaitent maîtriser leur destin doivent accepter la complexité croissante dans le domaine de l’art dentaire et établir une planification stratégique efficace. Il est nécessaire pour cela de gérer avec discipline les aspects financiers et de ne pas s’approcher de la zone dangereuse. Il est important de suivre l’exemple des grandes entreprises et d’établir des prospectives concernant le bénéfice, la productivité, les dépenses et les investissements. Un plan documenté qui présente, mois par mois, l’activité à venir du cabinet est désormais, à mon sens, un outil indispensable pour qui veut exercer avec plus de sérénité. L’établissement d’indicateurs de contrôle en est par ailleurs le corollaire.

Cette nouvelle nécessité de gestion vous permettra de continuer à proposer à vos patients des traitements de la plus haute qualité, tout en apportant plus de satisfaction à votre équipe et une gratification professionnelle mais aussi financière pour vous-même.

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A propos de l'auteur

Dr. Edmond BINHAS

Fondateur du groupe Edmond Binhas
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Institut BINHAS / Claudette


Adresse : 5 rue de Copenhague BP 20057 13742 VITROLLES CEDEX

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