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Management & entretien annuel d’équipe : où en êtes-vous

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En cette période chaotique, il est essentiel de revenir aux fondamentaux. Dans cet esprit, le management d’équipe revêt une importance capitale. Il est désormais, nécessaire d’optimiser le rôle de nos assistantes pour à la fois rendre votre cabinet plus efficace et créer les conditions d’un exercice fluide et convivial

Réussir la cohésion d’équipe : un art difficile

Vous l’avez vraisemblablement déjà constaté au gré des différentes personnes qui ont occupé le poste d’assistante ou de secrétaire chez vous (ou si vous avez plusieurs personnes salariées) : les patients qui viennent à votre cabinet ne reçoivent probablement pas le même niveau de service et d’écoute suivant la personne de l’équipe à laquelle ils ont à faire. Vous avez également observé qu’au sein de votre équipe, certaines personnes prennent plus de responsabilités que d’autres. Pour vous, l’objectif est cependant de distribuer les responsabilités de manière équitable tout en assurant une qualité de traitement et de service constante à chaque patient.

En proposant aux membres de votre équipe une base de réflexion sur la cohésion d’équipe, vous aurez l’opportunité de mobiliser le personnel vers un objectif commun : rendre l’organisation plus efficace tout en assurant une atmosphère conviviale.

C’est pourquoi, je vous propose aujourd’hui l’utilisation du questionnaire ci-après. Celui-ci vous aidera, tout d’abord, à mesurer la cohésion d’équipe actuelle dans votre cabinet. Dans en deuxième temps, il pourra vous permettre de mettre en place une réflexion suivie de pistes de travail.

Je vous invite à évaluer votre cohésion d‘équipe à travers ce questionnaire en ligne. Pour cela, proposez à votre personnel de prendre quelques minutes pour répondre au quizz suivant ou mieux encore en allant à l’adresse Web indiquée ou en scannant le flash code ci-dessous. Le résultat à ce test vous donnera déjà une radiographie du niveau actuel de la cohésion d’équipe dans votre cabinet.

Un outil spécifique de management : l’entretien annuel

L’entretien annuel est un moment important pour toute l’équipe, praticien compris. C’est un point clé du développement du cabinet et de la gestion des ressources humaines.

Il doit toujours se faire de façon individuelle. Pour le personnel, l’entretien est un moment privilégié pour faire le bilan de l’année écoulée et de mesurer les éventuelles différences de perception avec le praticien, sur son activité.

Il a pour but d’évoquer aussi bien les points positifs que les points à améliorer. Cet entretien va permettre au praticien de mesurer les éventuelles différences de perception sur les prestations fournies. Ce doit être le moment d’exprimer plus précisément ses attentes vis-à-vis du rôle de l’assistante et/ou de la secrétaire.

Pourquoi réaliser un entretien annuel ?

L’entretien annuel est un moment de dialogue et d’échange. Il doit permettre d’obtenir un retour d’informations sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés en début d’année. Tous les domaines doivent ainsi être abordés. Il a également pour objet de faire connaître les objectifs de l’année à venir et aussi d’évoquer les évolutions et les perspectives pour chaque poste.

En outre, je retiendrai les points suivants, qui sont à mes yeux les garanties d’une cohésion d’équipe réussie :

  • Préciser les décalages d’interprétation sur les tâches accomplies et les attentes ;
  • Eviter que chacun se replie sur sa tâche et sa fonction ;
  • Reconnaître et développer les initiatives ;
  • Favoriser la coopération et l’esprit d’équipe ;
  • Permettre au personnel de situer son travail dans un cadre plus vaste et plus motivant.
  • Mobiliser et fédérer l’ensemble du personnel autour de la « raison d’être » du cabinet.

Cet entretien doit être conduit de façon OBJECTIVE et CONCERTEE. Il s’agit d’évaluer la prestation, ce que la personne a fait (et non ce qu’elle est). Il ne doit en aucun cas s’agir d’un tribunal dans lequel le praticien juge la personne ni en sens inverse d’un bureau des plaintes de la part de l’assistante.

Faites le test en ligne…

Évaluez votre cohésion d’équipe

A- Est-ce que chacun des membres de l’équipe connaît et comprend les objectifs de production journaliers, mensuels et annuels du cabinet ?

  1. Tous les membres de l’équipe connaissent les objectifs.
  2. Seules quelques personnes connaissent les objectifs.
  3. Le praticien seul connait les objectifs.

B – Votre équipe donne-t-elle une image de cohésion auprès des patients ?

  1. Chacun participe à promouvoir l’image d’une équipe unie.
  2. L’équipe tente de maintenir une image positive malgré les problèmes.
  3. Les assistantes se disputent devant les patients.

C – Face à un problème intervenu avec un patient, tous les membres de l’équipe se sentent-ils concernés ?

  1. Toute l’équipe s’implique, propose des solutions et tire des enseignements.
  2. La personne de l’équipe concernée par le problème gère la situation.
  3. Aucune solution n’est apportée, aucun enseignement est tiré.

D – Si une personne de l’équipe doit s’absenter de son poste ou partir en urgence, des membres de l’équipe se proposent-ils de la remplacer ou est-ce que les tâches que gère cette personne restent suspendus pour la journée ?

  1. Chaque membre de l’équipe se propose pour assurer le relais.
  2. Certains membres de l’équipe se proposent d’accomplir partiellement les tâches.
  3. Les tâches restent en suspens.

E – Est-ce que les membres de l’équipe sont ouverts pour donner ou recevoir des critiques ou des retours d’informations constructifs ?

  1. out le monde donne et reçoit des critiques et retours d’informations.
  2. Des critiques positives et certains retours d’informations sont parfois faits.
  3. Les critiques sont toujours négatives.

F – Est-ce que toute l’équipe motive chaque personne qui la compose en vue d’améliorer les compétences individuelles ?

  1. Chacun participe à la motivation de l’autre.
  2. Chacun se motive seul.
  3. Une seule personne arrive à démotiver toute l’équipe.

g – Les membres de l’équipe sont-ils prêts à apprendre les uns des autres ?

  1. Chacun apprend des autres (les savoirs sont partagés).
  2. Les tâches sont réparties et globalement apprises sur une base individuelle.
  3. Une seule personne forme tout le monde, sans interaction.

h – Les membres de votre équipe arrivent-ils à résoudre leurs problèmes entre eux ou faut-il que le praticien intervienne ?

  1. L’équipe est organisée pour gérer ses problèmes seule
  2. Le praticien ou une tierce personne doit intervenir
  3. Personne ne résout les problèmes

I – Existe-t-il des systèmes pour renforcer la cohésion et la confiance au sein du cabinet ?

  1. Des réunions régulières non professionnelles sont organisées.
  2. Les anniversaires et les vacances sont généralement fêtés.
  3. Les sujets personnels ne sont jamais abordés.

J – Dans le cabinet, la règle est-elle de collaborer sur les tâches et les fonctions ou chacun assume-t-il une tâche précise du début à la fin ?

  1. Il y a un total travail en équipe.
  2. Il y a parfois une collaboration.
  3. Chacun travaille en solo.

SCORE

Pour chaque réponse « 1 » affecter 3 points, « 2 » affecter 2 points, « 3 » affecter 1 point.
Entre 28 et 30 points : la cohésion d’équipe de votre cabinet est excellente !
Entre 24 et 27 points : la cohésion d’équipe de votre cabinet peut être améliorée.
Moins de 23 points : un effort important doit être réalisé pour améliorer la cohésion d’équipe.

Conclusion

Alors que ces entretiens ont fait leur preuve dans l’entreprise, ils sont encore trop rares dans les cabinets dentaires. Au vu des bénéfices que vous pouvez en retirer, vous et votre équipe, je ne peux donc que vous inviter à les organiser. Laissez-vous toutefois du temps. Faites un premier essai puis améliorez la conduite et le contenu de ces entretiens au fil des années. N’oubliez pas que l’on apprend en faisant.

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A propos de l'auteur

Dr. Edmond BINHAS

Fondateur du groupe Edmond Binhas
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Institut BINHAS / Claudette


Adresse : 5 rue de Copenhague BP 20057 13742 VITROLLES CEDEX

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