C’est un fait : la nature humaine est complexe et les relations entre associés peuvent vite s’avérer problématiques en cas de mésentente. C’est la raison pour laquelle nous avons souhaité évoquer dans cet article, la notion de règlement intérieur.
Qu’est-ce qu’un règlement intérieur ? c’est un document, qui fixe les modalités pratiques d’organisation et de fonctionnement de la société.
Les statuts de la société ne peuvent pas tout décider et prévoir. Or « gérer, c’est prévoir », comme le dit le vieil adage. Les statuts ont une dimension juridique essentielle. Mais qu’en est-il de la gestion opérationnelle de la structure, de l’organisation du travail, des investissements à engager, des dépenses à assumer, des relations entre associés, de la gestion du quotidien ? Que fait on en cas de maladie ou d’accident d’un associé ?
Le règlement intérieur, qui est un contrat de fonctionnement, a vocation à venir compléter les statuts, ce qui n’est pas prévu par les statuts. Il engage les associés les uns envers les autres. Il permet de clarifier l’organisation du cabinet, des cabinets, et d’éviter certains conflits dans le respect des dispositions statutaires.
Sur le plan légal, ce document n’est pas obligatoire mais il est fortement recommandé et il devra être communiqué au Conseil de l’Ordre.
En préambule, il vous conviendra de rappeler :
– La durée d’application du règlement intérieur,
– Les modalités de modification du règlement intérieur : selon quelle majorité : celle des décisions collectives
ordinaires ou celle des décisions collectives extraordinaires ?
Pour ce qui est du fonctionnement de la société, vous pourrez prévoir, de repréciser le périmètre des fonctions des gérants :
– par exemple, prévoir que « toute embauche, modification d’un contrat de travail, tout licenciement devra
faire l’objet d’un accord unanime des associés »
– de même que tout investissement ou engagement supérieur à un montant donné devra obtenir l’accord
préalable et unanime des associés.
Vous répartirez entre vous les différentes tâches inhérentes à la gestion d’une société : qui fait quoi ?
– Relations de la Société avec les établissements et professionnels médicaux,
– Organisation et suivi des projets d’investissement (travaux ….),
– Gestion des ressources humaines,
– Relations avec les banques,
– Suivi financier et de la comptabilité, de la relation avec le cabinet d’expertise comptable,
– Gestion de la communication interne et externe,
– Gestion des plannings,
– Gestion de l’informatique.
Un 2ème grand chapitre relatif aux rémunérations des associés, aux prises de congés, à la formation
professionnelle, aux absences pour maladie, pourra être ouvert :
Pour ce qui est des rémunérations, si vous exercez en SCM (société civile de moyens) : les associés excluant expressément tout partage de bénéfices, chacun des associés fixe et perçoit personnellement et directement pour son propre compte le montant des honoraires inhérents aux actes effectués par lui et qu’il facture directement aux patients.
A contrario, si vous exercez en SEL (société d’exercice libéral), il y aura partage de bénéfices et détermination des modalités de fixation des rémunérations de gérance.
Pour ce qui est des congés, après avoir défini un socle de vacances minimum, vous pourriez par exemple prévoir d’obtenir l’accord préalable et unanime (unanime ou pas d’ailleurs) des autres associés.
Prévoir si vous le souhaitez aussi qu’un associé soit toujours présent au sein de la société lors des périodes de congés. Des règles doivent également être définies en matière de :
– formation continue,
– de régime de prévoyance : vous tombez malade, que se passe-t-il ? comment les frais et charges fixes d’exploitation de la structure sont-ils couverts ? pendant quelle période ? à partir de quelle date le retrait de l’associé pourra t’il être organisé ?
Le règlement intérieur est complété à la carte par ses membres afin de couvrir les points en commun du vivre ensemble.
En ce qui concerne l’exercice professionnel, vous pourrez mentionner par exemple :
– les règles de partage des locaux : répartition des fauteuils, du bloc opératoire, etc.
– les charges et dépenses communes : quelles sont les dépenses à la charge de la SCM, de la SEL, de la SCP
– comment ces charges seront réparties entre les associés ?
– quelles sont les dépenses personnelles propres à chacun des praticiens ?
– comment seront organisées les vacations de chacun ?
– comment sont répartis les nouveaux patients ?
Enfin, vous pourrez évoquer en complément éventuel de vos statuts, les modalités de départ d’un associé :
– délai de préavis,
– droit de priorité : chacun des associés restants pourra par exemple acquérir une quote-part des parts sociales cédées par l’associé selon des modalités à prévoir,
– des droits de préemption, des clauses d’agrément pourront ainsi être insérés, si ce n’est pas prévu par vos statuts ou en complément de vos statuts.
La rédaction du règlement intérieur doit être réalisée avec attention par les parties prenantes car celles-ci vont se retrouver engager par ce contrat de fonctionnement.
Les praticiens ont la possibilité de faire du sur mesure en la matière afin de s’adapter au mieux à leur situation et au contexte dans lequel ils évoluent.
Nous encourageons donc les chirurgiens-dentistes et orthodontistes à rédiger ou revoir leur règlement intérieur.
Une actualisation peut parfois être nécessaire en raison de l’entrée de nouveaux associés, de la sortie d’un associé fondateur ou de l’évolution du mode d’exercice des praticiens.
En cas de tensions entre associés, le règlement intérieur permet de rappeler les règles de fonctionnement, qui avaient été prévues et décidées collectivement au démarrage et fait autorité.
Dans un exercice de groupe, il est parfois salutaire de rappeler « les fondamentaux du vivre et travailler ensemble » … Les professionnels libéraux que nous sommes ayant parfois une fâcheuse tendance à avoir la mémoire courte !
Dentairement votre.
