L’agenda est la colonne vertébrale de votre cabinet : c’est lui qui rythme vos journées et qui conditionne toute l’organisation. Pourtant, nombreux sont les praticiens qui rencontrent des difficultés pour l’organiser et qui font notamment face à de longs délais d’attente. Ces derniers peuvent freiner les patients à prendre rendez-vous et, peu à peu, menacer votre cabinet. Voici donc dix points-clés, à mettre en place, pour diminuer les délais d’attente :
- Tout d’abord, je vous invite à CHRONOMÉTRER les procédures une dizaine de fois pour connaître le
temps nécessaire pour chaque acte. En effet, vous ne pouvez pas naviguer à vue et rester dans le flou. En mesurant concrètement le temps, vous ne laissez plus rien au hasard et vous pouvez améliorer votre agenda : sans indicateur, difficile de changer ! Vous pourrez ainsi programmer des rendez-vous avec une durée précise, qui ne sera ni trop courte ni trop longue. Si vous aviez tendance à prévoir trop de temps, vous serez gagnant : des créneaux se libèreront et cela vous permettra de réorganiser l’agenda du cabinet ! - Ensuite, pensez à REGROUPER les actes, c’est à dire faire des séances plus longues en compilant
plusieurs actes. Vous économiserez du temps : le temps d’accueil et d’installation du patient, le temps de la stérilisation du matériel, le temps du nettoyage des mains du praticien et de l’assistante etc. Cela semble anodin mais ces minutes représentent des heures de travail potentiel… et donc d’autres rendez-vous possibles ainsi que d’autres patients ! - ORGANISER des semaines-types vous sera d’une grande aide également : par exemple, vous pouvez
décider de planifier les actes difficiles le matin. Vous serez plus efficace lors du traitement car généralement plus énergique ! Réfléchir en amont à ce que serait votre semaine-type vous permettra d’être plus serein.
En effet, vous aurez une base sur laquelle vous reposer lorsque vous programmerez vos rendez-vous. Fini le casse-tête de semaine en semaine pour savoir comment s’organiser. - Je vous conseille vivement de PRÉVOIR des créneaux d’urgence : chaque jour, en réunion quotidienne,
regardez quels actes peuvent être raccourcis pour laisser de la place pour les urgences… Car vous en aurez toujours ! Et si vous n’avez pas de créneau dédié, vous allez avoir du mal à suivre la cadence. Vous risquez de prendre du retard tout au long de la journée sans compter le stress que cela occasionne ! - Mon cinquième conseil serait de LAISSER impérativement des créneaux libres pour les nouveaux
patients. En effet, comment diminuer les délais d’attente sans offrir la possibilité aux nouveaux
patients de pouvoir prendre rendez-vous ? - J’insiste également sur un point qui mérite une attention particulière : NE PAS DONNER plusieurs rendez-vous d’avance. S’il est évident qu’un patient ne doit pas quitter le cabinet sans avoir son prochain rendez-vous, il est inutile d’en prévoir plusieurs. C’est même contre-productif car cela va bloquer inutilement des créneaux dans votre planning.
- Veillez également à NE PAS NÉGLIGER la partie administrative et relationnelle. Elle fait partie du soin. Il est important que vous sachiez découper votre temps équitablement. Si vous passez trop de temps au fauteuil par exemple, vous risquez d’oublier de donner certaines informations-clés au patient ou de remplir certains documents… ce qui se répercutera forcément à un autre moment de votre journée !
- NOMMER une seule personne responsable du planning est un autre élément-clé dans la réduction de vos délais d’attente. En effet, si plusieurs personnes s’occupent de l’emploi du temps simultanément, cela peut créer de la confusion et des malentendus et surtout, un planning désorganisé, ce qui aura pour conséquence, in fine, de rallonger vos délais d’attente !
- Je suis également pour FORMER son équipe au maximum, notamment à l’accueil téléphonique. En effet, le patient prend rendez-vous en urgence très souvent par téléphone, et c’est à ce moment-là que vous pouvez investiguer sur le caractère urgent ou non de la demande. Mettez en place un questionnaire que votre secrétaire pourra utiliser avec vos patients.
L’objectif est que chacun puisse être capable de déterminer s’il s’agit d’une réelle urgence ou non. En faisant ce tri, cela limitera fortement les conséquences négatives sur votre agenda : par exemple, bloquer un rendez-vous d’urgence pour un patient qui ne voulait finalement qu’un détartrage ! - Enfin, COMMUNIQUER auprès des patients en leur expliquant le fonctionnement du cabinet est essentiel pour diminuer les délais d’attente. Réfléchissez à une règle, comme par exemple : au 3e rendez-vous manqué, vous ne les acceptez plus. La relation de confiance est rompue. En insistant bien sur la valeur et la spécificité de leurs rendez-vous, vous diminuerez considérablement le risque de rendez-vous non honorés !
