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Dossier simplification du travail au cabinet dentaire Volet 1

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Volet 1 : Le schéma de circulation des personnes

Nous aborderons dans cet article, le premier volet de notre dossier sur la simplification du travail dans la pratique dentaire quotidienne : le schéma de circulation des personnes. L’étude des schémas de circulation au cabinet dentaire ne doit pas rester l’apanage des architectes. Je vous invite à les étudier en détails régulièrement et ce, quelle que soit le stade de votre carrière. En effet, ils auront un impact direct important sur votre organisation au quotidien.

S’il s’agit d’un cabinet existant, je vous propose, dans une première étape, d’analyser la fréquence des parcours existants au sein du cabinet. Cela vous permettra de prendre conscience des trajets les plus fréquents. Si nécessaire, vous pourrez ainsi apporter les améliorations adéquates.

Analyse de fréquence des parcours

Cette méthode apporte une efficacité maximale dans les déplacements entre les pièces pendant une journée de travail. Elle est recommandée pour les cabinets existants dans lesquels un problème est démontré. Elle permet une diminution des déplacements et de la fatigue. Cette technique se fonde sur une analyse statistique pour déterminer les trajets les plus souvent parcourus. Les données de fréquence des trajets sont recueillies, durant une semaine ou un mois, en plaçant une feuille (Schéma) sur chaque porte du cabinet. Chaque personne du cabinet doit marquer d’un trait la pièce de destination chaque fois qu’elle sort de la pièce.

Fiche de collecte de fréquence des déplacements (placée en salle de stérilisation)

D e la salle de stérilisation vers :

  1. La salle de soins n°1 : III III II
  2. La salle de soins n°2 : III III III III I
  3. Salle de communication : III I
  4. Zone de stockage : III II
  5. La salle radio : III III III II

L’étape suivante consiste simplement à récapituler les fréquences des trajets, entre les différentes pièces, sur un diagramme de fréquence de trajets.

Cette information est alors convertie en grille de fréquence de voyage.

Je réalise cette analyse fine des déplacements lors de mes visites de cabinet. Elle nous donne une mine d’informations sur les modes de fonctionnement et permet d’identifier les parcours inutiles ou redondants. Elle peut également être une information utile afin de déterminer les fiches de poste les plus adaptées pour chaque personne au sein de votre cabinet.

Tableau de fréquence de déplacements

En ajoutant les données dans les lignes horizontales et les colonnes verticales pour chaque pièce, les totaux des déplacements pour chaque pièce sont déterminés. Le total des déplacements (entre parenthèses dans la colonne 1 pour chaque pièce) est trouvé en additionnant toutes les valeurs à la fois de chaque ligne horizontale et de la colonne verticale correspondant à la même pièce. Exemple : Pour la salle de stérilisation, on additionne sur la ligne 3, les nombres 125, 95 et 70 et on ajoute les nombres de la colonne 3 c’est-à-dire : 60 et 45. On obtient ainsi un total de 395. Les astérisques indiquent les pièces avec le plus fort taux de déplacements. Les nombres entourés d’un cercle désignent les trajets les moins fréquents.

Schéma optimal des déplacements lors du changement de patient

Mon objectif dans cet article n’est pas de faire une liste exhaustive de toutes les situations rencontrées au niveau des schémas de circulation. Evidemment, ils dépendent étroitement des ressources dont vous disposez. Néanmoins, je vous propose d’étudier le schéma, de loin le plus difficile, car c’est celui où il y a le moins de ressources disponibles, à savoir :

1 fauteuil, 1 praticien et 1 assistante.
Afin d’être très concret et pratique, j’ai opté pour une présentation sous forme de schéma accompagné d’une check-list. C’est sous cette forme, visuelle et écrite, que je vous recommande de réaliser tous vos protocoles et procédures. La check-list vous présentera les étapes de manière chronologique et le rôle de chaque membre de l’équipe dentaire.

En fonction de cet exemple, il s’agira ensuite bien entendu d’extrapoler ce schéma et de l’adapter à votre propre cabinet en fonction des ressources disponibles. L’analyse des sens de ces circulations est critique car j’ai constaté que, selon leur déroulement, ils représentent une perte de temps parfois importante dans les cabinets.

Ce schéma me donne l’opportunité de rappeler les avantages d’un exercice sur deux fauteuils. Ces avantages ne seront bien réels que si la gestion sur deux équipements est systématisée au quotidien. Et c’est souvent sur ce point que le bas blesse. En effet, certains cabinets possèdent deux salles mais il y a bien souvent une salle principale et une autre secondaire : soit parce que les équipements et surfaces ne sont pas les mêmes, soit parce que l’équipe n’a pas vraiment pris le temps de réfléchir à cette gestion.

Pour une gestion optimale, nous recommandons donc deux salles de soins jumelles si possible (mais pas obligatoire) au niveau des meubles et du fauteuil. En revanche, nous conseillons que la décoration de ces deux pièces soit au contraire très différente, qu’elles aient chacune leur identité propre. Ainsi, six points clés pourront ressortir :

Avantages d’un exercice sur deux fauteuils

  1. Une meilleure efficacité

Ici, il est important de dissocier le temps global passé par le praticien dans la salle de soins, du temps passé par ce dernier pour réaliser un acte donné. Ainsi, avec deux équipements, les phases d’installation (introduction du patient en salle de soins, installation et préparation pour le soin) et de départ du patient sont supprimées pour le praticien. Ces deux phases peuvent représenter jusqu’à 10 minutes par patient.

Cumulées à la journée, c’est plusieurs heures de gagnées qui peuvent être proposées pour des rendez-vous.

Leur total sur une année peut représenter dans certains cas plusieurs semaines de travail. Cela, bien entendu, aura un impact souvent majeur sur la productivité.

 

Le-schéma-de-circulation-des-personnes

  1. Une plus grande flexibilité pour la gestion des urgences

Si vous avez deux fauteuils, pendant le temps d’installation et le temps d’anesthésie du patient de la salle 1, vous pouvez voir l’urgence sur le fauteuil de la salle 2 et faire immédiatement le diagnostic.

D’autre part, le deuxième fauteuil vous sera très précieux pour les retouches de prothèse, les contrôles de parodontologie, etc.

  1. Une plus grande hygiène

Lorsque vous avez deux fauteuils, l’assistante peut se consacrer plus facilement au nettoyage minutieux et à la re-préparation de l’une des salles pendant que le praticien travaille sur l’autre. Le patient rentre dans une salle parfaitement propre, bien rangée qui reflètera la parfaite hygiène de votre cabinet.

  1. Maintenance

Lors d’une panne quelconque de l’instrumentation ou des différents mécanismes du fauteuil, le deuxième cabinet sert de dépannage. C’est une solution rapide qui autorise la réparation à un moment choisi.

  1. Moins d’attente pour le patient

Avec deux équipements, les patients attendent moins dans la salle d’attente et se trouvent donc dans de meilleures conditions psychologiques, ce qui diminue le stress relationnel du praticien. Pourquoi ?

Tout simplement parce que dans votre exercice, vous avez des traitements d’urgence imprévus et d’autres complications inattendues qui vous empêchent de maintenir à jour votre programme de travail. Vous allez essayer de les surmonter en consacrant moins de temps à vos repas, en travaillant plus tard le soir.

La suppression d’un minimum de relaxation pendant la journée de travail, et le peu de temps et d’énergie consacré à des exercices de détente, conduisent à une accumulation des symptômes de stress pouvant causer des troubles nerveux et organiques, tels que des troubles digestifs, des ulcères, etc.

  1. Une meilleure communication

Après son installation sur le fauteuil, l’assistante aura du temps pour discuter avec le patient de façon à ce qu’il puisse surmonter sa peur et différentes angoisses.

Elle pourra ainsi répondre aux questions qu’il se posera. Tandis que prendre les patients les uns après les autres procure un tel stress pour respecter les horaires, que vous n’êtes pas prêt à recevoir le patient suivant, de manière détendue. Ce stress ne favorise pas une écoute active, nécessaire à une bonne communication.

Evidemment, cette gestion sur deux fauteuils peut se faire par étape. Lors d’une création ou d’un transfert, vous pouvez prévoir cette deuxième salle et l’aménager progressivement. En revanche, sur une structure existante, étudiez cette opportunité, à condition que vos surfaces soient suffisantes car évidemment on ne peut pas pousser les murs ! Enfin, ce projet peut représenter un investissement important mais sur lequel vous aurez un réel retour sur investissement, à la fois chiffré, mais également en confort de travail et service offert aux patients.

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A propos de l'auteur

Dr. Edmond BINHAS

Fondateur du groupe Edmond Binhas
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Institut BINHAS / Claudette


Adresse : 5 rue de Copenhague BP 20057 13742 VITROLLES CEDEX

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