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Pourquoi votre cabinet dentaire ne fonctionne pas à son plein potentiel

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Vous aviez l’an dernier des projets importants pour votre cabinet, mais l’année avançant, vous êtes déçu des résultats. Vous passez la plupart de votre temps à gérer votre lot de problèmes quotidiens.

Certains jours, vos patients ressentent les tensions et cela aboutit au final à une baisse de votre productivité. Plus vous y pensez, plus vous êtes frustré et plus vous réalisez qu’il est temps de changer de stratégie. Vous savez que votre cabinet n’atteint pas son plein potentiel, vous le sentez, mais vous avez du mal à identifier le pourquoi !

Certes, vous savez intuitivement ce qui freine…mais…ce n’est pas si facile de changer les choses.

Pour aller plus loin, je vous préconise de réfléchir aux 4 raisons essentielles que l’on a pu répertorier dans la majorité des cabinets et qui vous empêchent d’optimiser les résultats de votre cabinet.

Vous n’avez pas une vision précise de votre cabinet

Si vous voulez vraiment atteindre votre plein potentiel, vous avez besoin d’instaurer des objectifs, pour vous-même, pour votre cabinet et pour les membres de l’équipe. Demandez-vous où vous aimeriez être dans un an et mettez par écrit les objectifs intermédiaires à atteindre pour y arriver.

Je sais que vous êtes en train de gémir en lisant ces phrases, mais c’est vraiment cela que vous devez faire ! Fixez-vous les actions qui vous sont nécessaires pour avancer, puis mettez en place un planning pour mieux les réaliser. Partagez ces objectifs avec votre équipe.

Assurez-vous que chacun sait ce qu’il doit faire pour contribuer à l’amélioration. Transmettez à votre équipe l’importance de devenir un cabinet dentaire prospère et rentable. Vous remarquerez alors un nouvel enthousiasme de votre équipe et une augmentation de la productivité.

Un management insuffisamment clair en termes de définition des responsabilités de chacun

Chaque membre de l’équipe doit faire sa part de travail pour améliorer la productivité du cabinet.

Cela n’est possible que si chaque personne sait exactement ce que vous attendez d’elle et de quel système elle est responsable.

Vous éviterez alors toute confusion sur les responsabilités de chacun. Et surtout, vous encouragerez votre équipe à une réelle implication dans tel ou tel système. Cela réduira bien sûr les conflits internes et améliorera la productivité du cabinet.

Je vous préconise aussi de ne pas hésiter à investir dans des formations pour l’équipe. Vous en apprécierez l’impact très rapidement. Cela apportera confiance et motivation à chacun. Des erreurs préjudiciables se produisent quand l’équipe n’est pas convenablement formée.

Trop de rendez-vous manqués

L’agenda est la colonne vertébrale de votre exercice.

Perturbé ou mal géré, il induit des journées stressantes et moins productives.

Les rendez-vous manqués ainsi que les annulations de dernière minute ne génèrent pas seulement des complications dans l’emploi du temps. Ces rendez-vous manqués diminuent insidieusement les résultats de votre cabinet. Je vous conseille donc de ne pas en minimiser les conséquences. Pour cela, calculez la moyenne hebdomadaire du nombre de ces rendez-vous manqués. Il est essentiel pour vous, dentiste, d’analyser ce problème qui entrave votre potentiel de réussite.

il est impossible de tous les éliminer, mais il est impératif de les réduire. Comment ?

En éduquant vos patients pour qu’ils appréhendent l’importance et la valeur du rendez-vous. La notion d’importance du rendez-vous est intimement liée à celle de programme de soins continus, ainsi qu’à la prévention en matière de santé bucco-dentaire.

Les patients non sensibilisés ont tendance à reporter leurs soins dentaires pour de nombreuses raisons.

Un membre de l’équipe, peut être en charge de la tâche de motivation et d’éducation des patients. La personne responsable de cette tâche doit être bien formée à « l’efficacité relationnelle », utiliser des scripts, et des supports de communications pertinents. Dans certains cabinets, de plus en plus nombreux, cette fonction est confiée à une coordinatrice.

Votre service patient n’est pas optimal

Les patients s’attendent à être bien accueillis quand ils rentrent en contact avec votre cabinet dentaire. Si ce n’est pas le cas, ils ne viendront pas !

Cela paraît évident. Et pourtant…. Nombre de nouveaux patients ne se présentent pas à leur premier rendez-vous !

En matière de service, tout commence dès le premier appel téléphonique : tous les membres de l’équipe doivent être aimables, sympathiques et à surtout à l’écoute quand ils répondent au téléphone.

Une fois, la première étape de prise de rendez-vous franchie (rappelons que de nombreux patients ne se rendent pas à leur premier rendez-vous…), faites donc en sorte que toute l’équipe reçoive chaque patient au sein du cabinet avec le sourire et soit capable de répondre à ses éventuelles questions.

Vous devez créer au sein du cabinet l’effet « waouh ». Le nouveau patient doit garder un souvenir inoubliable de sa première visite au cabinet. Mais cela ne suffit pas : l’effet « waouh » doit se poursuivre durant toute la durée des soins (le patient doit se sentir cocooné) et même après la fin du traitement (à titre d’exemple, cela peut se matérialiser par un appel téléphonique au patient pour s’assurer que tout va bien). Ce n’est que dans ces conditions de service optimal, que vos patients recommanderont votre cabinet à leurs amis.

Le service dans vos cabinets libéraux est un des éléments de différenciation qui permettra leur pérennité.

Conclusion

En conclusion, prenez le temps de réfléchir aux points essentiels qui permettraient d’améliorer le potentiel de votre cabinet dentaire. Posez-vous, pour mettre en place de nouveaux objectifs précis et clairs à atteindre. Les membres de l’équipe n’en seront que davantage enthousiastes et motivés. Grâce aux formations que vous leur proposez et aux responsabilités que vous leur confiez, vos collaborateurs seront plus impliqués dans la mise en place d’une organisation qui s’appuie sur des systèmes performants et revisités régulièrement. Votre cabinet dentaire pourra enfin fonctionner à son plein potentiel.

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A propos de l'auteur

Dr. Edmond BINHAS

Fondateur du groupe Edmond Binhas
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Institut BINHAS / Claudette


Adresse : 5 rue de Copenhague BP 20057 13742 VITROLLES CEDEX

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