La solution Smart System offre aux praticiens :
- un outil de traçabilité agrégeant les données patient et produits (implants, trousse de chirurgie et stérilisation),
- l’édition automatique d’une fiche patient.
- une base d’information sur le niveau d’implantologie (fiche d’accréditation),
- un archivage automatique, sécurisé dans un Datacenter,
- un réapprovisionnement automatique (après validation).
- le partage de l’information.
- le gain de temps
- l’optimisation des stocks.
Identification des produits
Étape 1: Encodage des produits chez Henry Schein (schéma ci-dessous)
- encodage à la réception d’une étiquette RFID contenant la référence, la désignation le n° de lot, la date de péremption, des caractéristiques (diamètre, longueur…) et fournissant un n° de série unique,
- encodage à la réception des trousses de chirurgie contenant la liste des instruments avec leurs références, désignation et n° de lot de chacun,
- Entrée en stock et contrôle avec le PDA des données encodées.
Création ou modification des références.
Étape 2: Réception des produits dans les cabinets dentaires:
- lecture du code barre du n° de commande
- lecture des étiquettes RFID des implants, et lecture de la trousse (si livraison).
- enregistrement en stock des références par n° de série
Etape 3 : Intervention
- saisie des données du patient et du type d’intervention, lecture des implants, de la trousse de chirurgie et des produits de stérilisation (plateaux d’instruments et DM grâce aux codes barres),
- possibilité de déclarer des implants non posés avec son motif,
- contrôle de date de péremption,
- enregistrement des données d’intervention et renseignement d’un registre dentaire,
- Impression de la fiche patient.
Etape 4 : Validation / Interrogation Intervention (écrans ci-contre)
- visualisation de la traçabilité de l’intervention
- validation et impression de la fiche patient
- enregistrement des consommations dans un panier de réassort
- demande de réapprovisionnement de produits et envoi de la commande par mail ou fax
- traçabilité Produit / patient
- visualisation des stocks avec les futures péremptions
Fonctionnalités après intervention
Approvisionnement
- consultation d’un panier de réapprovisionnement reprenant tous les produits consommés mais non réapprovisionnés, saisie de produit à commander,
- validation et envoi d’une commande par FAX ou MAIL.
Reporting:
- consultation multicritères des stocks,
- consultation du registre par praticien,
- traçabilité ascendante et descendante,
Portail Henry Schein:
- état des stocks par cabinet des implants et des trousses de chirurgie
- visu des mouvements de stock (entrée avec n° de commande, sortie…), par cabinet et en global (pour Henry Schein),
- recherche par lot en cas de campagne de rappel,
- gestion de la base de références
- mise en ligne d’actions promotionnelles
Portail praticien:
- visu du contenu de la trousse avec la photo de la disposition,
- visu du nombre de rotations des trousses de chirurgie,
- alerte sur les dates de péremption,
- reporting praticien (incluant un export Excel),
- panier de réapprovisionnement,
- gestion des stocks,
- historique des commandes.
Fonctionnalités PDA
- réception des colis d’implants,
- réception des trousses de chirurgie,
- intervention :
- saisie des données du patient
- lecture des tags des produits (RFID)
- lecture des produits stérilisés (par code barre)
- inventaire
- retour de produits
Mise en conformité
Décret n°2006-1497 du 29 novembre 2006 fixant les règles particulières de la matériovigilance exercée sur certains dispositifs médicaux
Notamment :
- la procédure écrite selon laquelle les données nécessaires à l’exercice de la traçabilité sont recueillies, conservées et rendues accessibles pendant 10 ans.
Réponse Henry Schein Smart System : lecture des données informatiques pendant 40 ans et conservation des données sécurisée pendant 20 ans. - l’enregistrement des données de délivrance d’un DM (Dénomination, n° série ou lot – nom du fabricant – Date de délivrance au service utilisateur
- Identification de ce dernier)
Réponse Henry Schein Smart System : lecture des données par système RFID grâce à un lecteur PDA.
Données accessibles via l’espace web dédié.
- Pour le service utilisateur, compléter les informations précédentes par : date d’utilisation, identification du patient et nom du médecin utilisateur
Réponse Henry Schein Smart System : lecture des données par système RFID grâce à un lecteur PDA.
Arrêté du 26 janvier 2007 relatif aux règles particulières de la matériovigilance exercée sur certains dispositifs médicaux, pris en application de l’article L.5212-3 et R.5212-1 à R.5212-43
Les implants dentaires à l’exception des ligatures, sutures et dispositifs d’ostéosynthèse entrent dans ces dispositifs et ce décret est applicable à compter du 31/12/2008.
