Quel que soit le domaine, le mois de Janvier est souvent synonyme de bilan et perspectives. Et le cabinet dentaire n’échappe pas à cette règle. C’est l’occasion pour le praticien, comme je l’évoquais dans le précédent numéro, de clarifier sa vision et de donner à son équipe le cap pour la nouvelle année en s’appuyant sur les réussites et les points à améliorer de l’année écoulée.
C’est dans le cadre d’une réunion d’équipe que tout cela est évidemment débattu et précisé. Il n’en reste pas moins qu’il est à mes yeux intéressant de prévoir également de rebondir sur ce discours de manière individuelle en programmant des entretiens du praticien avec chaque membre de l’équipe. L’entretien annuel est un moment important pour chaque membre du personnel. C’est le moment de dresser un bilan avec le Praticien chargé de les évaluer. C’est un point clé du développement du cabinet et de la gestion des Ressources Humaines, au-delà de toutes obligations légales.
Il doit toujours se faire en « tête à tête ».
- Pour l’Assistante, l’entretien est un moment privilégié pour faire le point sur l’année écoulée, sur l’activité en général et de mesurer les éventuelles différences de perception avec le praticien. Il a pour but d’évoquer aussi bien les aspects positifs que ceux à améliorer.
- Pour le Praticien, l’entretien va lui permettre de mesurer les éventuelles différences de point de vue, de perception sur les prestations fournies. Ce doit être le moment d’exprimer plus précisément ses attentes vis-à-vis du rôle de l’assistante.
Cet entretien doit être conduit de façon objective et concertée. Si ces entretiens ne sont pas encore ritualisés dans votre pratique ou si vous ne vous y êtes pas encore penchés, je vous invite vivement à le faire, et ce pour plusieurs raisons. J’ai en ici retenue six :
- pour mobiliser et fédérer l’ensemble du personnel autour de la « raison d’être » du cabinet
- pour éviter que chacun se replie sur sa tâche et sa fonction
- pour reconnaître et développer les initiatives
- pour permettre aux assistantes de situer leur travail dans un cadre plus vaste et plus motivant
- pour favoriser la coopération et l’esprit d’équipe
- pour préciser les décalages d’interprétation sur les tâches accomplies et les attentes
Enfin, cet entretien a également pour objet de revenir sur les objectifs du cabinet pour l’année à venir. Il doit permettre d’obtenir un retour d’informations sur les résultats par rapport aux objectifs de l’année écoulée. Tous les domaines doivent être abordés. A noter que ces objectifs ont déjà été précisés lors d’une première réunion d’équipe comme mentionné précédemment.
Ces réunions, élément incontournable de la vie du cabinet, font donc partie de ce que j’appelle le «temps improductif investi (TI2)»™. Osons le dire : le temps de travail du praticien va bien au-delà du temps patients… Il s’agit là d’un véritable secret , ignoré de la plupart des spécialistes en organisation, généralement trop focalisés sur la recherche obsessionnelle de la rentabilité à tout prix sans se soucier du stress majeur qu’elle peut entraîner pour le praticien et son équipe.
Se réunir efficacement crée de la richesse pour le cabinet, sous réserve d’être entouré d’une équipe qui partage vos valeurs, qui a confiance en vous et qui accepte de jouer le jeu sincèrement, c’est-à-dire en respectant les décisions prises. L’efficacité de l’organisation, le gain de temps et la dynamique interne qui en découle, sont autant de retours sur investissement. Cependant, une des conditions sine qua non de la réussite de ces réunions, réside dans la préparation, le déroulement et la définition d’objectifs qui doivent être compris par tous les participants. Dans ce cadre, consacrer un temps personnel à chacun, prendre des décisions importantes pour la vie du cabinet et la vie d’équipe au cabinet, crée une dynamique de groupe étonnante.
Donner la bonne information, à la bonne personne, au bon moment, au bon endroit… contribue largement à l’implication de ses membres, à l’efficacité de l’organisation ainsi qu’à l’image professionnelle donnée aux patients. Toutefois, l’exercice ne reste pas sans difficulté. Pour vous aider à préparer cette échéance qu’est l’entretien annuel, je vous rappelle que vous pouvez vous appuyer sur la technique des 3 R, où pour chaque collaborateur vous pouvez apprécier :
Les Résultats
En effet, la bonne volonté ne suffit pas. Il s’agit là de regarder l’efficacité de votre salarié dans son travail et les tâches confiées. Les objectifs fixés ont-ils été atteints ? L’expérience, les compétences et la maturité face aux situations rencontrées au quotidien se vérifient-elles ?
Les Règles
Les résultats mentionnés sont importants mais pas à n’importe quel prix. Je m’explique. Ces résultats doivent être obtenus dans le cadre fixé par le praticien et dans le respect des règles, des procédures établies pour le cabinet. Sans cela, nous ne sommes pas à l’abri de certains travers pouvant être préjudiciable à la relation patient et à l’image du cabinet. Vous devez observer et valoriser la cohérence des actions de votre salarié par rapport au projet défini, à la philosophie de travail édictée.
Les Relations
Le critère évalué est ici le comportement, l’attitude du salarié vis-à-vis des patients, de ses éventuelles collègues et du praticien.
Les deux premiers points font référence au SAVOIR-FAIRE, le troisième au SAVOIR ÊTRE, à savoir l’efficacité relationnelle. Ce dernier point est à mes yeux l’un des éléments clés de l’évolution des cabinets aujourd’hui et l’une des compétences que toute l’équipe, praticien y compris, doit pouvoir faire évoluer.
A vous de jouer !
