Votre carnet déborde, les urgences s’accumulent, les fins de journée s’allongent… Débordé (e) en permanence, vos journées sont devenues une course contre la montre. Dans cette cadence effrénée, vous ne maîtrisez plus votre agenda et votre exercice est davantage source de stress que d’épanouissement.
Comment évaluer l’état de votre situation ? Voici les principaux signaux d’alarme qui permettent de vous rendre compte d’un quotidien plus harassant qu’épanouissant :
- je suis débordé (e), crevé (e) dès le matin ;
- les horaires s’allongent mais la rentabilité ne décolle pas ;
- les patients sont de plus en plus exigeants, ils râlent tout le temps ;
- on court tout le temps, ce n’est pas facile d’assurer la qualité désirée des soins ;
- les retards et les rendez-vous manqués plombent mon agenda ;
- je n’ai pas assez de cas qui correspondent à mes centres d’intérêt ;
- les traitements au coup par coup sont trop nombreux ;
- les urgences déstabilisent mon planning et ça me stresse ;
- mes assistantes manquent d’entrain et ne restent pas longtemps en poste.
Vous avez envie d’un exercice qui vous ressemble, de vous épanouir dans votre travail et de retrouver du temps libre. Reconnaître la réalité du problème constitue le premier pas : le second consiste à pour prendre du recul et à dire stop. Le problème, c’est que vous ne savez pas – ou plus – dire non. La demande de soins est croissante alors que la démographie de la profession connaît une baisse alarmante dans de nombreuses régions. Il est impossible de soigner tout le monde à vous tout seul … Vos patients demandent de l’attention, de la qualité, avec une équipe détendue et à l’écoute de ses besoins. Ils seront plus satisfaits si vous réussissez à diminuer la cadence, à vous protéger, et à être heureux dans votre travail.
Savoir dire stop
Il est temps de prendre du recul et d’imaginer l’agenda optimal pour votre cabinet sans censure, pour repartir sur de bonnes bases. L’objectif est de bâtir un emploi du temps qui associe :
- le type d’exercice qui vous correspond le mieux ;
- la sérénité de l’équipe soignante ;
- la qualité des soins ;
- une rentabilité qui répond à vos objectifs.
Pour démarrer, posez-vous et répondez à quelques questions :
- Qu’est-ce que j’aime faire (paro, esthétique, endo, pédo, implanto..)?
- Qu’est-ce que je ne veux plus faire ?
- Quels sont le rythme et la durée idéaux des rendezvous ?
- Quel est mon objectif de revenus annuels ?
- Quelle durée de travail hebdomadaire me convient le mieux ?
Pour trouver des solutions, il est indispensable d’élaborer une stratégie : revenir sur des années d’habitudes ne s’improvise pas. Avant de créer un plan sur l’année, commençons à une échelle plus petite. Quelle serait la journée idéale pour vous ? Et la semaine ?
À partir de cette structure, vous pouvez construire un projet sur un mois, puis une année (formation, weekends prolongés et vacances compris !). Une fois que vous avez rédigé le plan votre année idéale d’exercice, vous disposez d’une grille permettant de passer à l’action.
Agenda : posez d’abord les gros cailloux
Pour construire l’agenda, nous préconisons la méthode dite des « gros cailloux ». Une anecdote permet de comprendre ce mode d’organisation. Un professeur dit à ses élèves : « Nous allons réaliser une expérience » et sort un grand pot de verre, puis une douzaine de gros cailloux. Il les range dans le pot, jusqu’à ce qu’il soit rempli à ras bord, puis demande : « Est-ce que ce pot est plein ? ». Tous répondent : « Oui ». « Vraiment ? », demande l’enseignant ? Il apporte ensuite un récipient rempli de gravier, qu’il verse sur les gros cailloux. Les grains s’infiltrent jusqu’au fond du pot, qui semble plein, puis réalise la même expérience avec du sable fin. Le pot semble réellement plein jusqu’à ce que le professeur verse une bouteille d’eau sur le pot, qui absorbe l’ensemble du liquide, et conclut :« Si on ne met pas les gros cailloux en premier dans le pot, on ne pourra jamais y faire rentrer tout le reste ».
Les rendez-vous longs
Les GROS CAILLOUX de votre agenda, ce sont les rendez-vous longs. Ils vous permettent de structurer l’emploi du temps et d’assurer la rentabilité du cabinet. Ils correspondent à des plans de traitement globaux, parfois sectoriels, acceptés par des patients engagés dans une démarche active pour leur santé bucco-dentaire. La vie du cabinet s’organise autour des deux ou trois gros cailloux quotidiens, qui peuvent durer d’une à trois heures en fonction du cas clinique ; puis on ajoute le reste, c’est-à-dire :
- un à deux nouveaux patients par jour (urgence, patients recommandés) ;
- un à deux rendez-vous de présentation du plan de traitement par jour ;
- un à deux rendez-vous de contrôle et de maintenance par jour.
Si on donne la priorité au gravier et au sable (contrôles annuels, « petits détartrages », urgences plus ou moins subjectives), il est difficile de travailler dans des conditions d’efficacité, de qualité de soins, de sérénité et d’attention respectueuse à l’égard du patient.
Il est important de partager vos objectifs avec votre assistante, qui doit être en mesure de planifier :
- la durée des rendez-vous ;
- leur structure (actes à regrouper) ;
- le nombre et le type des actes à prévoir chaque jour ;
- les plans de soins prévisionnels.
… et bien sûr disposer de consignes claires pour la gestion des appels entrants (urgences, suivi des soins). Elle doit disposer des moyens nécessaires pour s’adapter à cette nouvelle organisation : une formation et un investissement-temps sont donc à prévoir.
Pour améliorer la communication avec votre équipe, organisez des réunions au minimum bimensuelles, d’une heure avec votre équipe. Elles permettent de réduire les sources d’incompréhension et donc les pertes de temps. De plus, elles permettent de renforcer la cohésion et la motivation de tous au sein du cabinet. Pour que ces réunions soient performantes. il est nécessaire de rédiger un ordre du jour et de s’y tenir, après avoir interrogé toute l’équipe sur ses besoins. La personne responsable de la réunion note les points abordés et la personne en charge de telle ou telle mission. Au cours de la réunion suivante, on analyse leur suivi : ainsi les progrès et obstacles sont retracés et analysés sans retard ni ambiguïté.
Astuce : un seul rendez-vous d’avance… et vous décongestionnerez vos agendas !
Nous préconisons de prévoir seulement un rendez-vous à la fois. Si on en fixe quatre, les chances d’annulation sont importantes, nos patients ont des imprévus et ils croient parfois pouvoir « sauter » un rendez-vous en rattrapant son contenu la fois suivante (« Ce n’est pas grave, Docteur, on se voit mardi prochain ! »).
Les patients aspirent à être considérés dans un cabinet disponible, bienveillant et bien organisé. Si l’équipe est plus sereine grâce à une organisation de l’agenda fondée sur nos priorités, la disponibilité et la rentabilité suivront.
