Pour la plupart des dentistes, la description des tâches de chaque fonction n’est pas forcément quelque chose sur laquelle il faut passer du temps. Les praticiens pensent qu’ils n’ont pas vraiment besoin d’élaborer des descriptions de poste élaborées.
« Après tout, les membres talentueux de l’équipe savent quelles tâches doivent être accomplies chaque jour ! » pensent-ils.
Or ce n’est pas le cas. Si vous ne passez pas du temps à écrire la description des tâches des membres de votre équipe, ils ne seront pas aussi efficaces qu’ils pourraient l’être. Bien sûr, ils ont probablement une vague idée de ce qu’ils sont censés faire chaque jour. Cependant, ils ont besoin de descriptions de poste détaillées pour vraiment exceller dans leurs rôles et faire progresser le cabinet. En résumé, si vous n’avez pas de descriptions détaillées des tâches, cela nuit à votre cabinet. On vous en dit plus…
Les membres de votre équipe se sentent perdus
Cela serait vraiment plus facile si c’était le cas, mais votre équipe ne peut pas lire dans vos pensées. Pour être efficace, vous, le chef du cabinet, devez leur donner des orientations – et les descriptions de poste sont un excellent moyen de le faire.
Sans les conseils que vous pouvez prodiguer à votre équipe, les membres se sentent souvent perdus, ce qui nuit à leur efficacité et les démotive.
Grâce à des descriptions de poste détaillées, vous pouvez clairement définir les tâches dont ils sont responsables ainsi que vos attentes.
En réalité la réalisation de ces descriptions de poste est un excellent travail pour vous, chirurgien-dentiste. Cela vous oblige à clarifier votre vision du travail attendu.
Vous devez rentrer dans les détails : si vous souhaitez que votre secrétaire appelle et planifie chaque jour tel type d’appels (relance d’impayés par exemple), vous devez l’inclure dans la description de poste. Ce genre de détail ne laisse aucun doute sur qui est responsable de quelle(s) tâche(s).
Le moral de l’équipe prend un coup
Lorsque les membres de l’équipe n’ont pas de lignes directrices, cela entraîne de la frustration et du stress. Ils sont constamment en train d’essayer de deviner ce qu’ils devraient faire ensuite, et ils ont tendance à se tromper plus souvent qu’autre chose. Cela pourrait même les décourager et ils pourraient commencer à chercher un nouvel emploi.
Vous pouvez éviter cela si vous prenez le temps de développer des descriptions de poste claires et détaillées. Je vous suggère même de vous asseoir avec les membres de l’équipe pour avoir leur avis. Ce faisant, vous leur montrerez que vous accordez une grande importance à leur opinion tout en les encourageant à prendre davantage en charge leur rôle, ce qui contribuera à renforcer le moral des équipes et à générer du revenu.
Bien sûr, cela va sans dire qu’en cas de divergence de point de vue, c’est vous seul praticien qui prenait la décision finale.
J’insiste sur ce dernier point : le fait de demander l’avis de l’équipe ne doit pas être mal compris par cette dernière. Vous êtes le « pilote » !
Vous engagez les mauvaises personnes
Ces descriptions sont conçues pour maintenir les membres de votre équipe sur la bonne voie, mais elles vous aideront également à embaucher de nouvelles recrues talentueuses qui conviennent à ce rôle. Si vous avez pris le temps de bien réfléchir aux compétences requises pour chaque poste, vous aurez une idée précise des candidats qui excellent à ce poste. Les descriptions de poste vous guident tout au long du processus d’embauche, vous aidant à trouver le meilleur profil pour prendre le poste vacant. Et si vous envoyez des descriptions de poste détaillées aux candidats avant de commencer le processus d’entretiens, ils sauront immédiatement si le poste est adapté à leurs envies et à leurs compétences. Certains se retireront rapidement du processus, ce qui vous permettra d’économiser du temps et de l’argent.
Vous augmentez les risques de conflits entre les membres de l’équipe
Si les membres de l’équipe ne savent pas vraiment qui est responsable de quoi, cela pourrait entraîner de gros problèmes dans votre cabinet. Les tâches seront mal effectuées et cela conduira à des accusations, à un environnement toxique, à des commérages et à des comportements agressifs. Les membres de l’équipe passent leur temps à se chamailler et ne se préoccupent plus d’offrir une expérience exceptionnelle aux patients.
Tout le cabinet en souffrira et vous pourriez même vous retrouver avec quelques nouveaux postes vacants.
Cela pourrait vous coûter quelques patients
Soyez certains que vos patients ressentent un climat de conflit entre les membres de l’équipe. Cela affecte insidieusement la façon dont ils interagissent avec les patients ainsi que la qualité des soins prodigués. Ils ont le choix d’aller dans un autre cabinet. Par conséquent, s’ils commencent à se sentir mal à l’aise dans le vôtre ou à remettre en question les compétences de ses membres, il y a de fortes chances pour qu’ils tentent leur chance ailleurs au prochain rendez-vous.
Conclusion
En proposant à votre équipe de clarifier ses tâches par écrit, vous l’aider à devenir encore plus professionnelle. Vous élevez ainsi le niveau de service qui règne au sein du cabinet et favorisez naturellement la fidélisation des patients et l’augmentation du taux des recommandations. Une équipe qui s’appuie sur l’écrit pour avancer est une équipe plus efficace et plus responsable. Enfin, en insufflant ainsi la culture de l’écrit, vous donnez l’exemple et préparez votre équipe à la mise en place de systèmes documentés, indispensables au développement de votre cabinet.
