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Gestion du cabinet adoptez un comportement de chef d’entreprise

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Aujourd’hui, les médias nous submergent d’informations alarmantes. Dans le contexte actuel, je vous suggère de moins vous préoccuper de l’actualité ! En effet, ce climat délétère affaiblit nos efforts de chirurgiens-dentistes. Pour contrer cette morosité ambiante, nous devons nous comporter comme de véritables chefs d’entreprise de santé. C’est indispensable pour répondre aux nouvelles exigences avec efficacité. En effet, même votre entreprise, quelle que soit sa taille, doit respecter en fin d’année les objectifs financiers fixés en début d’exercice. Et pour cela, votre cabinet dentaire a besoin d’une gestion appropriée. Aussi, je vous recommande de réaliser un plan financier qui soit la traduction chiffrée de vos objectifs personnels de revenus, de temps de travail et de qualité de soins.

De nombreux praticiens, préoccupés par des problèmes quotidiens, délaissent parfois certains éléments financiers pourtant essentiels. Beaucoup se contentent d’une gestion a posteriori. Ce mode de fonctionnement ne permet pas d’optimiser votre pratique. Vous ne devez pas vous baser sur les données du passé. Comme vous le savez, gérer c’est prévoir. Une bonne gestion n’est pas incompatible avec la qualité des soins. Bien au contraire, elle est devenue une condition de cette qualité.

Votre attitude de chef d’entreprise en tant que praticien, doit être orientée vers l’organisation et ses résultats. Vos priorités sont de l’ordre de la stratégie : déterminer les objectifs, programmer et fixer des budgets, donner la marche à suivre, préciser les étapes et vérifier leur bonne exécution… Quant à votre rôle de Manager, il est loin d’être négligeable : gestion des personnes et des ressources, souci de promouvoir la participation de chacun, sens des relations humaines, pilotage de projets, esprit d’entreprise et innovation. Si vous êtes « celui qui entraîne derrière lui », vous serez capable de susciter la confiance et la cohésion.

Pour être efficace en tant que chef d’entreprise vous devez adopter trois rôles : gestionnaire de votre cabinet pour la vision à long terme, manager et clinicien.

D’autre part, il est primordial de verrouiller en amont votre gestion d’activité. C’est grâce à cela, que vous pourrez prendre les décisions stratégiques de votre carrière.

De nos jours, la gestion est vraiment une condition indispensable pour préserver une qualité de soins. Il est certain qu’attendre le mois de décembre pour examiner vos résultats est un non-sens! En revanche, vous serez beaucoup plus serein si vous vous imposez la discipline de comparer chaque mois les indicateurs de vitalité de votre cabinet. C’est essentiel : chiffre d’affaires, dépenses, mais aussi nombre de patients en insistant sur le ratio des nouveaux, nombre d’heures travaillées, nombre et valeur des plans de traitements proposés, et acceptés… Prévoyez aussi, par exemple, une réunion mensuelle sur votre gestion et l’évolution de vos actions. Evitez les discussions « entre deux portes », soyez simple, allez à l’essentiel. A l’heure actuelle, grâce à la technologie, il est possible de rationaliser l’organisation de nos entreprises. En effet, des logiciels permettent une gestion prospective sous forme de ratios. Ces éléments vous donnent une estimation significative du profil de votre exercice. Bien sûr, cela ne vous dispense pas d’un effort de réflexion. Il est indispensable de savoir en permanence comment se porte votre cabinet. Faute de quoi, la stagnation est inévitable avec tout le stress que cela engendre. Mon credo est simple : il faut connaître pour agir, et agir en toute connaissance de cause. Car agir sans connaître, c’est comme plonger dans une piscine sans savoir s’il y a de l’eau : on peut mieux nager s’il y en a ! On peut subir des conséquences catastrophiques sur le long terme. Bien sûr, se former aux bases de la gestion d’entreprise est primordial, afin de prendre la décision adéquate au bon moment. L’objectif est de corriger ses erreurs dans le but d’optimiser son exercice. Pour cela, investissements et recrutements doivent être effectués à l’issue d’une réflexion structurée et non dans l’urgence. L’effort sera alors dérisoire par rapport aux résultats concrets obtenus.

Comme dans toute entreprise, votre cabinet doit reposer sur des systèmes organisationnels performants. Aucun ne doit être négligé car l’évolution de votre structure en dépend. Un dysfonctionnement au niveau d’un seul système peut entraîner le blocage de l’ensemble. Pour cela, prenez un temps de réflexion pour chacun de ces pôles. Avoir du recul sur vos différentes actions est toujours bénéfique. Le tableau suivant vous aidera à établir une situation actuelle de votre exercice en évaluant chaque système. Il vous permettra de vous projeter vers des objectifs d’amélioration durable pour l’an prochain. Socrate nous donne la clé du problème : « Connais-toi toi-même ». En effet, mieux connaître votre activité vous aidera à obtenir une meilleure acceptation des traitements par vos patients. Vous serez stupéfaits de l’étendue des résultats obtenus grâce à une attitude d’anticipation et non plus de gestion comptable. L’enjeu est essentiel dans un environnement qui évolue sans cesse. L’immobilité est bien plus risquée que le mouvement vers une gestion rationnelle et contrôlée de votre exercice.

Voici le parallèle entre le cabinet dentaire et l’entreprise:

Cabinet dentaire

1. Formation

  • Culture professionnelle large
  • Observation d’autres domaines

2. Stratégies de communication

  • Faire savoir ce que l’on propose
  • Bouche à oreille
  • Plaquettes, argumentaire, fiches d’information

3. Présentation des projets de traitement + devis

4. Production

  • Soins / traitements

5. Encaissements

6. Qualité du service en dentisterie (oso)

  • conférence post-traitement

7. Ratios

  • tableaux de bord

Entreprise

1. Recherche & développement

  • Etudes de marche
  • Clients potentiels
  • Recueils des besoins
  • Produits adaptes

2. Communication

  • Publicite
  • Promotion
  • Voir les effets, mesurer le retour

3. Commercial

4. Production

5. Comptabilité / facturation-encaissements

6. Qualité / service après vente (sav)

7. Contrôle de gestion

  • Evaluer le retour sur investissement

Conclusion

L’absence d’un système performant de gestion vous empêche d’atteindre le plein potentiel de vos actions. C’est pourquoi, souvenez-vous que le projet principal de la gestion est l’amélioration du fonctionnement et des performances des organisations. L’impact d’un cabinet géré efficacement est considérable. Ainsi, une bonne gestion passe par la maîtrise des coûts, par la prévision des dépenses et des recettes et par le contrôle du bon usage des finances du cabinet mais aussi par le contrôle des tableaux de bords d’activité liés à l’exercice dentaire. Aujourd’hui, la sécurité financière, l’éthique, la bonne gouvernance et la transparence ont été renforcées par diverses législations. Il n’est donc plus possible de croire que le cabinet puisse s’affranchir des règles de gestion.

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A propos de l'auteur

Dr. Edmond BINHAS

Fondateur du groupe Edmond Binhas
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Institut BINHAS / Claudette


Adresse : 5 rue de Copenhague BP 20057 13742 VITROLLES CEDEX

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