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Pourquoi votre agenda est-il si important

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“Ne dites plus jamais que vous n’avez pas le temps”. Le temps dicte les priorités que vous choisissez.

Chaque jour vous êtes responsable du temps et des activités sur lesquels vous concentrez notre énergie. Cependant, comme nombre de vos confrères, vous préférez rejeter la faute « de votre manque de temps », sur les autres !

Plutôt que de se remettre en question, la plupart des chirurgiens-dentistes incriminent leur secrétaire qui selon eux ne se rend pas compte du stress généré par le fait de jongler entre les différentes salles de soins, ou reprochent à telle assistante son absence qui génère bien des problèmes, ou encore incriminent ce patient, un cas d’urgence, qui arrive au cabinet le vendredi soir, juste avant la fermeture.

Les dentistes et leurs équipes connaissent trop bien le sentiment de pression générée par un emploi du temps mal géré : des événements mal anticipés ou inattendus s’enchainent, des rendez-vous manqués fleurissent, des patients arrivent en retard… Le sentiment de stress ne les quitte pas de la journée.

Les tensions sont fortes et les tempéraments explosent car ils ne font que courir contre la montre.

De plus, dans ce contexte-là, les praticiens n’obtiennent pas des résultats à la hauteur des efforts fournis. Ces derniers ne sont pas corrélés au temps et à l’énergie dépensée. Au contraire !

Qu’en est-il ? Si vous et votre équipe avez la sensation de courir toute la journée, tout en faisant du surplace, cela veut dire qu’il y faut s’intéresser à tous les facteurs qui pourraient générer une telle tension.

Le bon sens nous amène à commencer par regarder ce qui est évident : le programme de la journée et la personne qui l’organise. “Qui” est une notion importante, et non pas parce que vous allez pointer du doigt un fautif mais plutôt parce que vous devez nommer quelqu’un qui se sentira responsable.

Laissez-moi clarifier cela. Imaginons les deux collaboratrices de votre équipe, “Carine” et “Janine” qui s’occupent de la majorité des tâches dans votre cabinet. Vous pensez qu’il est rationnel que ces deux personnes soient polyvalentes parce que vous voyez cela comme une sécurité. Si l’une ou l’autre venait à s’absenter, la deuxième personne pourrait prendre la relève .Cela peut se défendre.

Or même si cela peut sembler contre-intuitif, si plusieurs personnes sont désignées pour s’occuper de l’emploi du temps, personne ne se sent vraiment responsable de cette tâche.

Quels sont leurs rôles ?

Elles essaient juste de “boucher les trous”. Elles ne tentent pas d’atteindre un objet spécifique. Or, malheureusement, la façon dont elles “bouchent les trous” a des conséquences financières pour tout le cabinet. C’est beaucoup plus efficace de désigner une personne responsable de l’agenda.

Cette personne, grâce à son entraînement et son expérience, deviendra très compétente pour planifier vos rendez-vous en fonction d’objectifs spécifiques quotidiens. La personne désignée en aura la pleine responsabilité et sera fière de faire de votre agenda un outil qui permettra d’optimiser votre exercice. Bien sûr, cela n’exclut pas le fait qu’une autre personne soit formée pour lui suppléer au cas où, mais la responsabilité reste entre les mains de celui qui a été désigné à l’origine.

Cependant même si vous nommez “Carine ” ou « Janine » à ce poste et que vous pensez à juste titre que vos journées seront parfaitement organisées, cela ne suffira pas. Vous devez surtout communiquer clairement vos attentes. Vous devez considérer de façon réaliste le temps qu’il vous faudra pour réaliser certains actes. Vous devez établir des objectifs réalistes. Et si vous voulez vraiment améliorer votre organisation, vous devez former la collaboratrice désignée.

Les cabinets qui sont constamment capables d’organiser leurs journées pour atteindre leurs objectifs vivent des journées bien moins stressantes.

La planification ne se fait pas au petit bonheur la chance. Chaque acte est chronométré puis une moyenne est établie. La personne qui gère votre agenda sait exactement combien de temps doit être prévu pour chaque acte.

Pour chaque acte est alloué un temps Docteur et un temps Assistante (pour les praticiens qui ont une assistante clinique). Examiner les procédures cliniques est essentiel car cela permet à l’équipe clinique de considérer avec soin ce qui pourrait et ce qui doit être délégué pour optimiser l’efficacité de la journée et planifier des journées productives sans courir plus. En plus des temps de traitements, il est judicieux de prévoir systématiquement du temps relationnel indispensable, afin de tisser une vraie relation de confiance avec les patients.

La semaine prochaine, planifiez votre “journée de rêve”, ne la laissez pas devenir une journée de cauchemars.

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A propos de l'auteur

Dr. Edmond BINHAS

Fondateur du groupe Edmond Binhas
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