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Etes vous prêt pour optimiser votre temps de travail ?

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Optimiser son temps de travail nécessite un effort conscient de notre part, or notre cerveau cherche de prime abord la simplicité. Voilà pourquoi on se dit souvent : « il faut vraiment que j’arrive à mieux gérer mon temps de travail » mais que les mots restent peu suivis d’effet. Pour dépasser cet obstacle, il est nécessaire de passer par la case « MOTIVATION ». A partir du moment où nous prenons conscience qu’optimiser notre temps de travail va nous permettre de réaliser quelque chose de vraiment important dans notre vie, nous nous donnerons les moyens pour atteindre notre objectif. En définitive, posez-vous la question suivante : qu’est ce que cela va réellement m’apporter d’optimiser mon temps de travail ?

Pour le passionné de voile qui va pouvoir s’adonner davantage à son sport favori, pour celui qui est attaché à effectuer son travail avec soin tout en ayant une vie familiale accomplie, pour la mère de famille, cet intérêt est vite perçu et il ne reste qu’à se pencher sur les aspects techniques: comment concrètement y parvenir.

Si vous répondez à cette question par une phrase semblable à :

« C’est dans l’air du temps pour tout bon professionnel qui se respecte » ou « Je connais des personnes qui ont fait un séminaire très enrichissant sur ce thème », je vous invite à prendre un peu de temps pour vous et à réfléchir sur les avantages que VOUS personnellement pourrez en retirer concrètement dans votre vie professionnelle et personnelle. Cette réflexion préliminaire est indispensable pour vous permettre d’aller plus loin… Prenez le soin de prendre des critères objectifs: passer une heure de plus avec ma famille le soir , terminer mes obligations administratives avant de recevoir des relances, voir mes amis plus souvent ou plus longtemps etc…

Vous vous êtes accordé ce temps de réflexion et vos conclusions sont: « optimiser son temps de travail, c’est intéressant mais cela ne va pas suffire par rapport à tout ce que j’ai à faire » ou « optimiser son travail, c’est pas mon truc » bref, vous avez des réticences. Ces objections sont limitantes car elles vous empêchent de vous investir dans les techniques de gestion du temps. Pourtant, vous êtes déjà en train de prouver votre intérêt en lisant cet article alors j’ai envie de vous dire: « Imaginez tous les avantages pour vous et votre entourage de travailler en organisant davantage votre temps de travail et agissez, vous réfléchirez ensuite….sur pièce. » J’imagine quelques regards malicieux qui disent déjà : « je veux bien optimiser mon temps, mais « comment ? »

A quoi cela va me servir ?

Il n’y pas une recette miracle, tout dépend de l’objectif recherché. En d’autres mots, qu’est ce que cela signifie pour vous « optimiser son temps de travail ? ». Est-ce faire ce que vous faites déjà en moins de temps ? Est-ce faire plus en moins de temps ? Est-ce faire autant et dans le même temps mais mieux ?

N’hésitez pas à rentrer dans les détails, bien au contraire. Il est indispensable pour vous de savoir ce que vous cherchez vraiment… car autrement comment l’obtenir ?

De quoi ai-je besoin ?

De quoi avez-vous besoin pour atteindre votre objectif ? Il s’agit de bien comprendre les ressources internes et externes qui vous sont personnellement nécessaires.

Exemple de ressources internes: entretenir ma motivation, savoir me concentrer, définir mes priorités, me former sur les techniques de gestion du temps. En fonction de votre vécu, de votre personnalité, vos besoins ne sont pas les mêmes.

Exemple de ressources externes: partager cet objectif avec mon assistante afin de la faire participer, communiquer mon objectif avec mes proches. Attention la réussite de votre objectif ne doit pas dépendre du comportement d’autrui à votre égard. Il peut certes y contribuer mais veillez à garder l’entière responsabilité de votre succès ou de vos axes de progrès.

Par exemple, vous avez mis en évidence que vous avez du mal à vous concentrer. Poussez le raisonnement un peu plus loin. Dans votre cas personnel, qu’est-ce qui nuit à votre concentration ? Votre portable est ouvert en permanence et vous êtes constamment dérangé ? Les papiers traînent sur votre bureau et vous passez déjà une bonne heure pour mettre la main sur ce que vous cherchez ? Vous avez toujours plusieurs idées en tête et vous avez du mal à rester absorbé par un sujet précis ? Il y a mille et une bonne raisons qui peuvent expliquer votre manque de concentration mais vous êtes le seul à savoir comment vous fonctionnez et ce qui explique VOTRE manque de concentration. Prenons le cas de Pauline D…. 39 ans, qui ne sait pas dire non à ceux qui la sollicitent. Elle est heureuse de rendre service, d’être appréciée par ses patients mais elle court toujours après le temps. Dès qu’elle décide de prendre un peu de temps pour elle, il ne faut pas plus de vingt minutes pour être dérangée. Pauline a finalement décidé de venir plus tôt au cabinet le matin et de préparer la veille avant de partir les documents sur lesquels elle doit travailler. Durant ce créneau horaire, le portable est fermé mais de toute manière il risque peu de sonner à cette heure de la journée. Elle a gagné environ quarante minutes par jour soit un peu plus de trois heures par semaine, ce qui lui convient. Elle a aussi le sentiment maintenant d’exercer un contrôle sur son emploi du temps, ce qui lui était très difficile auparavant. L’inconvénient de se lever plus tôt est largement compensé par les avantages qu’elle y a trouvés. Notons au passage, que cela lui permet aussi de prendre le petit déjeuner en compagnie de son mari qui est ravi aussi !

C’est à vous maintenant. N’hésitez pas à mettre vos réflexions par écrit et à décider de mettre en place de nouveaux comportements qui vous permettront de sortir de la routine et d’expérimenter de nouvelles satisfactions ! L’essentiel est que le coût du changement (ex : se remettre en question, changer ses habitudes, répondre aux questions de votre entourage) soit inférieur aux bénéfices que vous en retirerez et que vos nouveaux comportements soient compatibles avec votre personnalité et vos contraintes. Je déconseillerais ainsi à un jeune papa qui a un nourrisson de six semaines qui pleure une partie de la nuit de se lever à six heures du matin pour arriver plus tôt au cabinet !

Je définis ce que j’ai à faire et je classe par priorités

Pour savoir organiser mes journées de travail, je dois savoir ce que j’ai à faire. C’est très simple jusque là me direz-vous. Je dois aussi être capable de mettre un ordre de priorité à côté de chaque tâche, donc de calibrer chacune en fonction de son importance. Cette importance est liée à deux critères principaux : son degré d’urgence et ce qu’elle va m’apporter. Par exemple, vous avez entendu parler d’une nouvelle disposition fiscale qui pourrait peut être vous amener à faire des économies d’impôts, cela fait un mois que vous avez prévu d’appeler votre expert-comptable et vous ne l’avez toujours pas fait. A priori, il s’agit d’une tâche non urgente mais avez-vous bien mesuré ce qu’un simple appel téléphonique pourrait vous apporter ou si cela vous parle davantage, ce que vous pourriez perdre par simple négligence ?

Je vous invite à respecter deux précautions

Nul doute que vous serez tenté de reléguer au bas de la liste ce qui est vous est pénible. Par exemple, moi qui vous écris, j’ai constaté il y a peu de temps que je voyais moins les lettres écrites en petits caractères. J’ai bien été tentée de retarder la prise de rendez-vous chez l’ophtalmologiste. Connaissant le piège (personne n’y échappe), j’ai décidé de m’offrir un chemisier en échange de ma bonne volonté. Je suis sûre que vous trouverez des arrangements similaires et éprouverez comme moi la satisfaction de vous reconnecter avec vous-même.

Très souvent, on délègue peu ou pas assez. Pourtant si vous avez une assistante, vous pouvez peut-être lui confier un certain nombre de tâches supplémentaires qui vous permettront de gagner du temps, tout en lui donnant le sentiment d’être valorisée. Sa motivation s’en trouvera renforcée. Pour prendre votre décision, évaluez le temps que vous prendrez à la former et les avantages que vous en retirerez immédiatement et à plus long terme.

Je planifie mes priorités

Toute organisation du temps demande de savoir gérer ses priorités dans un temps défini à l’avance. Il n’est donc pas étonnant que le terme « planning » vienne de l’anglais « to plan » (prévoir). Reprenez la liste de vos priorités. Vous pouvez maintenant définir pour chacune d’entre elle la durée estimée pour l’accomplir (prévoyez large) et la date à laquelle elle doit être terminée. Ce petit exercice devra vous permettre de bâtir un planning prévisionnel par jour, par semaine et par mois à l’aide d’un agenda papier ou électronique.

Quelques conseils pratiques

  • Ne soyez pas trop exigeant avec vous-même, surtout en phase d’apprentissage. Il est plus important ici d’avoir les réflexes d’un coureur de fond plutôt que d’un sprinteur. Vous devez également prévoir du temps pour vous détendre et cela aussi se programme ! Vous en retirerez une motivation supplémentaire pour entreprendre ce qui vous plaît moins.
  • Au départ, deux précautions valent mieux qu’une. Ainsi, parallèlement à la tenue régulière de votre agenda, vous pouvez écrire les trois priorités majeures d’une journée sur un « post it » et le coller à l’endroit le plus approprié (écran d’ordinateur, bureau, porte etc…) afin d’être sûr de ne pas passer à côté de l’essentiel.
  • Vous connaissez votre fonctionnement interne. Alors si vous êtes du matin, il est inutile de noircir votre agenda entre 20h30 et 22h30 et vice versa.

Je fais un point journalier

Il convient à présent d’établir un suivi car il est essentiel de faire un point régulier par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés. Faites un point en tout début ou en fin de journée par exemple. S’il reste des « suspens », vous devrez les réintégrer dans le planning des jours suivants en prenant soin de vous fixer des objectifs atteignables. Si vous avez pris de l’avance, n’hésitez pas à profiter de ce temps libre bien gagné.

Je mesure mes progrès

Enfin, il est très important de mesurer les progrès effectués. Pour cela, je vous invite à vous poser la question suivante une fois par semaine au début. « En quoi mes efforts m’ont permis d’atteindre le ou les objectifs que je me suis fixé au cours de l’étape 1 ? ». Ce sera l’occasion de vous motiver en constatant le chemin que vous avez parcouru et l’instant propice pour effectuer certains réaménagements dans vos priorités ou votre planning si nécessaire.

Quand vous conseillez à vos patients de mieux se brosser les dents, vous espérez qu’ils comprendront qu’ils vont agir dans leur propre intérêt et que leurs efforts deviendront petit à petit de nouvelles habitudes. Optimiser son temps nécessite aussi un petit effort au départ, qui deviendra avec le temps un savoir faire inconscient qui vous apportera des satisfactions jour après jour. Une différence appréciable par rapport à une dent abîmée : il n’est jamais trop tard pour commencer !

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A propos de l'auteur

Dr. Carole KALFUS

Carole Kalfus Coaching

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