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Gestion des ressources humaines et démarche qualité en ODF

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Le cabinet du Docteur Alain Souchet se situe au Centre de Mulhouse dans une in- frastructure impressionnante de 325 m2. Doté d’un équipement informatique à la pointe de la technologie et d’une plateforme clinique idéale, il représente en l’état actuel un Modèle d’Organisation ODF, certes perfectible et en constante évolution, mais dont le praticien peut s’enorgueillir.

docteur alain Souchet

Le secret de cette réussite : un talent inné de gestionnaire (et oui, cela ne s’apprend pas, l’exercice libéral étant incompatible avec une insuffisance professionnelle en gestion de cabinet), un sens aigu de la délégation administrative et managériale (personnel administratif, gestion des Ressources Humaines, développement organisationnel), et plus que tout, une capacité certaine à anticiper stratégiquement les risques et les opportunités de développement de sa structure clinique et administrative1. Dans le cadre de son exercice, le Docteur Souchet a aussi rapidement pris conscience que le sens de l’excellence clinique ne suffit pas, et qu’il doit être supporté par une armature administrative et relationnelle indéfectible afin de satisfaire aux besoins et exigences d’une patientèle qui n’a plus le sens de la fidélité indéfectible d’antan !

Présentation d’Alain SOUCHET

Après des études de médecine à Poitiers, le Docteur Alain Souchet a obtenu un certificat d’études spécialisées en stomatologie à Bordeaux dans le service du professeur Michelet. Ensuite il s’est dirigé dans le service du professeur Jean Delaire à Nantes, parcours sanctionné par un diplôme universitaire d’orthopédie dento-maxillo-faciale.

Les opportunités d’installation et de développement

« C’est en juillet 1988 que mon aventure ortho-dontique a commencé, par une première installation à Bordeaux dans un cabinet de groupe de quatre praticiens. Au bout de 2 ans, nous nous sommes néanmoins séparés bons amis car nous n’avions pas la même logique de travail.

En Octobre 1990, je m’installe toujours à Bordeaux avec mon confrère Philippe F. Nous nous étions connus sur les bancs de la faculté. Nous avons pratiqué conjointement l’orthodontie exclusive dans un cabinet de 90 m2. Il s’agissait en fait d’un appartement qui avait été réaménagé, le couloir faisant office d’ac- cueil, une chambre de salle d’attente, les 2 autres chambres de cabinet avec un fauteuil, et la cuisine de laboratoire. L’équipe a été complé- tée par une secrétaire. Nous avions décidé de travailler chacun seul sans assistante. L’entente a été parfaite.

En 1991, Philippe F. a dési- ré voir ailleurs et est parti s’installer en Guyane. Il m’a donc cédé sa patientèle à des conditions très amicales. Progressivement, j’ai étoffé mon équipe par une prothésiste, un assistant-prothésiste, une assistante au fauteuil.

À partir de 1998, c’est moi qui à mon tour ai eu envie de changer de style d’exercice : je me suis rendu compte que mon organisation était approximative, qu’un appartement de 90 m2 n’était pas un endroit professionnel adapté. J’étais limité par la superficie. Plusieurs questions se posaient à moi : par exemple, où mettre la stérilisation, le secrétariat, les stocks…, le local du personnel et sa salle de repos,…

J’étais donc prêt à changer, je voulais ce changement. Il faut avoir le courage de faire ce dont on a l’intuition, faute de quoi, on stagne rapidement. Fin 1999, mon ami Philippe F. est revenu de Guyane et a éprouvé le besoin de revenir sur Bordeaux. Très rapidement, nous avons trouvé un terrain d’entente : je lui laissais ma patientèle et j’étais donc libre !

Je suis alors parti à la recherche d’un nouvel endroit pour travailler, à l’étranger ou en France, peu m’importait. Mi-février, un coup de téléphone m’informe d’une opportunité sur Mulhouse. Un orthodontiste cédait sa clientèle, car il désirait partir à la retraite. Je ne connaissais absolument pas l’Alsace. Dans les semaines qui ont suivi mon arrivée, j’ai très rapidement compris le potentiel de cette région. J’ai donc repris la patientèle du Docteur S. qui travaillait dans un local vieillissant de 180 m2 avec déjà à son actif une équipe de sept personnes et une patientèle de 500 cas en cours. Nous avons fait affaire et j’ai démarré en août 2000.

Mais mon idée récurrente était de refaire complètement le local professionnel pour le moderniser aussitôt que possible. Dès 2001, j’ai donc finalement fait l’acquisition d’un local professionnel de l’autre côté de la rue de 325 m2. J’ai également fait appel à l’architecte Jean-Louis B. avec qui je me suis très bien entendu et en juin 2002, je démarrais dans ma nouvelle structure ! ».

Les fondements d’une infrastructure au service de l’excellence

La plateforme technique : du concept à la réalité

Le cabinet, réparti sur 325 m2, comprend :

  • 1 secrétariat avec comptoir d’accueil
  • 1 salle d’attente avec aire de jeux informatiques pour les enfants (3 consoles + 3 écrans), une connexion internet libre-service pour les patients et accompagnants, 1 écran plasma informatif et pédagogique, 1 écran TV (programmes sportifs)
  • 1 espace secrétariat spécifique avec une pièce de confidentialité
  • 2 salles pour les premiers examens et les cas en attente
  • 1 espace clinique avec quatre fauteuils pour les enfants et un fauteuil spécialisé pour les adultes.
  • 1 espace stérilisation : tous les instruments sont stérilisés, empaquetés, tracés
  • 1 espace photo pour les photos de portraits
  • 1 espace radiologie : radiologie numérique
  • 1 espace laboratoire
  • 1 espace pour les membres du personnel

Tout est complètement informatisé avec 14 postes dotés d’un double écran systématique reliés par un serveur central. Les logiciels utilisés sont actuellement Orthalis pour la gestion courante, Docile XP pour l’imagerie, Dolphin pour les tracés céphalométriques complétés par le logiciel Tridim du Professeur Jean Delaire.

Le développement informatique : une nécessité organisationnelle

Dès 1991, je me suis préoccupé de l’informatisation de mon cabinet avec le logiciel MB2 de Christian T., complétée par le logiciel Quick- Ceph Image en 1994. C’est à partir de là que j’ai adopté une constante dans mon exercice dès 1988 qui consiste à réaliser des photos de tous les patients de mon cabinet, peut-être pour me montrer mes pro- grès en orthodontie et comment les améliorer. C’est aussi pour cette raison que dès 1996 avec l’aide de mon assistante clinique Katia nous avons développé un logiciel d’imagerie Ortholettres permettant d’archiver, classer et retrouver les photos des patients pour en faire des courriers. Dans un deuxième temps, le logiciel a été amélioré grâce aux renforts d’un programmeur en informatique et de mon ami Jean-Paul G.

C’est là que le logiciel Docile est né, que j’utilise toujours avec les améliorations nécessaires à son évolution.

La Gestion et le développement des Ressources Humaines2 la rationalisation des postes de travail, la disqualification de la polyvalence clinico-administrative

L’équipe du praticien est constituée d’une Assistante de Direction & de Communication en poste depuis plus de quatre mois (développement administratif, gestion du réseau de correspondants, assistance en communication interne et externe), Sandrine, de deux assistantes administratives, toutes deux prénommées Fabienne (la première plutôt dédiée au secrétariat médical, la seconde plus axée sur la gestion, la précomptabilité et le suivi des dossiers patients, les deux étant bien entendu formées à la prise en charge autonome et opérationnelle du secrétariat ODF), et deux assistantes cliniques exclusives, Annie & Marie, qui seront prochainement secondées par une troisième assistante clinique (appel à candidatures !).

Le secret de leur réussite consiste dans un encadrement et un sens du Leadership certains de la part du Docteur Souchet, qui peut paraître sous certains angles comme un Praticien-Manager autoritaire.

Borne d’accueil, Sandrine M. et Fabienne K.

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A propos de l'auteur

Rodolphe COCHET

Audit, conseil et accompagnement en management des cabinets dentaires
Partenaire RH des chirurgiens-dentistes et othodontistes & du personnel des cabinets dentaires depuis 1999


Adresse : 7 rue Nicolas Houel - 75005 Paris

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