La nouvelle convention, les réseaux de soins, les complémentaires de santé exercent une véritable pression sur les cabinets dentaires. La profession est alarmiste et le climat qui règne pourrait affaiblir les efforts des chirurgiens-dentistes dans leur exercice. Pour renverser la tendance, il est nécessaire de se comporter comme de véritables chefs d’entreprise de la santé ! En effet, quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez atteindre les objectifs financiers que vous avez fixés en début d’exercice. La réponse appropriée réside dans une gestion appuyée et minutieuse.
Anticiper
Vous n’êtes pas sans savoir que gérer, c’est prévoir !
Or, il n’est pas rare que les praticiens, pris par les problèmes de fonctionnement du quotidien, mettent de côté les éléments financiers pourtant essentiels à la pérennité du cabinet. Cela s’appelle une gestion a posteriori. Rien de tel pour naviguer à vue et se baser sur des données obsolètes. Ce mode de fonctionnement ne permet pas d’optimiser votre pratique. En effet, il est essentiel de garder en tête que gérer son cabinet est tout à fait compatible avec l’exercice clinique et la qualité de soins. Il s’agit même aujourd’hui d’une des conditions de cette qualité. Plus vous serez serein sur la gestion de votre entreprise, plus vous pourrez vous consacrer pleinement à votre pratique dentaire.
En tant que chef d’entreprise, vous devez orienter votre gestion vers l’organisation et ses résultats. L’ordre et la stratégie vous aideront à avoir une vision sur le long terme.
Il est important de déterminer les objectifs, de fixer les budgets, d’établir les étapes et de vérifier le bon déroulé de cette stratégie.
De plus, votre rôle de chef d’entreprise comporte une grande part de management. Vous êtes le moteur de votre équipe, celui qui favorise la cohésion. Vous devez piloter les projets, susciter l’engagement de chacun. Cette gestion du personnel est essentielle pour le bon fonctionnement du cabinet. En détaillant chacune des étapes de votre stratégie auprès de votre équipe, vous gagnerez sa confiance et elle n’hésitera pas à vous suivre dans cette aventure.
Pour gagner en efficacité et en efficience, vous devez donc être à la fois un gestionnaire et un manager. Mais le succès de votre entreprise ne serait rien sans votre compétence de clinicien. La combinaison de ces 3 rôles vous permet une pérennité sur le long terme. C’est grâce à cela que vous pourrez prendre les décisions stratégiques adéquates pour votre carrière.
Comparer
En formalisant la comparaison mensuelle des indicateurs de la vitalité de votre cabinet, vous gagnerez en sérénité. Si vous attendez la fin de l’année pour vous plonger dans cet exercice, vous générez du stress inutile. Le chiffre d’affaires, les dépenses, le nombre de patients et de nouveaux patients mensuels, le nombre d’heures travaillées, le pourcentage et le montant des plans de traitement acceptés sont des informations précieuses qui permettent de savoir où vous en êtes et où améliorer vos performances. Il est nécessaire d’instaurer cette discipline afin de connaître chaque mois, votre situation et ainsi d’envisager ou non des investissements pour votre cabinet. Mon credo est simple : il faut connaître pour agir, et agir en toute connaissance de cause. Seule votre connaissance de la situation vous permet de prendre les décisions adéquates. L’aveuglement peut vous faire courir à la stagnation et vous pouvez en subir les conséquences sur le long terme. Une vision objective permet d’optimiser son exercice et d’ajuster sa trajectoire.
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de gestion prospective qui permettent d’obtenir une estimation significative de votre exercice. Ces logiciels ne remplacent bien évidemment pas votre rôle stratégique mais ils vous aideront à avoir une vision globale de votre activité.
De plus, il est essentiel de communiquer les résultats de ces comparaisons à votre équipe en établissant par exemple une réunion mensuelle portant uniquement sur la gestion et le résultat des actions menées au sein du cabinet. Cela rassurera les membres de votre équipe qui sauront pourquoi ils s’investissent. Il n’est pas nécessaire de se lancer dans de longs discours. Restez factuels et allez à l’essentiel.
Formaliser
Il est assez naturel d’avoir le sentiment de bien faire les choses intuitivement. C’est peut-être exact mais pourquoi
‘’ Vous êtes le moteur de votre équipe, celui qui favorise la cohésion. Vous devez piloter les projets, susciter l’engagement de chacun. Cette gestion du personnel est essentielle’’
votre cabinet répondrait à des règles différentes de celles d’entreprises dites « classiques » ? En effet, votre cabinet doit reposer sur des systèmes organisationnels performants. Ce sont eux qui en détermineront l’évolution. Voyez- les comme un tout où les éléments s’imbriquent les uns avec les autres. Si un des systèmes est défaillant, c’est l’édifice tout entier qui vacille.
Prendre un peu de hauteur sur votre situation est toujours bénéfique. Cela permet d’engager une réflexion sur chacune des étapes nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Le tableau suivant permet d’établir un bilan de votre situation actuelle en évaluant chacun des systèmes. La formalisation de ces différentes étapes dans la construction d’une stratégie permet de se projeter vers des objectifs d’amélioration pour l’année prochaine.
Cette connaissance acquise n’est pas accessoire. Elle est le ciment de votre entreprise. Par exemple, c’est elle qui vous permettra de comprendre et d’analyser votre taux d’acceptation des traitements par vos patients et ainsi d’agir en conséquence. Vous pouvez ainsi anticiper les évolutions et éviter l’immobilisme. Vous serez certainement surpris par les résultats !
Conclusion
La gestion de votre cabinet doit s’appréhender comme celle d’une entreprise. Elle répond à 3 grands principes que vous, chef d’entreprise, vous devez d’instaurer : l’anticipation, la comparaison et la formalisation ! Le projet majeur est d’améliorer le fonctionnement et les performances de votre organisation en ayant toujours connaissance de la situation mensuelle de votre cabinet. Ce savoir vous permet d’aborder votre exercice en pleine conscience et en vous évitant des sources de stress inutiles.
