Aujourd’hui, rares sont les cabinets dentaires où il n’y a pas d’informatique. Rares sont aussi les cabinets informatisés où il n’y a pas de problèmes. L’informatique est une industrie qui avance à pas de géant, sans se poser trop de questions sur la fiabilité, la compatibilité ou l’assistance à ses clients. Pour tous les “bugs” présents dans les logiciels, on vous répond toujours qu’ils seront corrigés avec la prochaine mise à jour (qui elle-même en apportera d’autres….).
Bien souvent encore, nous achetons un matériel, qui se retrouve incapable de faire fonctionner les équipements périphériques que nous avons en place, qui comporte des applications avec une interface sans rapport avec la précédente version… Si l’on devait établir la liste des dégâts collatéraux engendrés par l’avance folle de cette industrie, on n’oserait jamais s’équiper ou changer quoi que ce soit. Nous allons donc devoir “faire avec” et explorer les pistes où ces dommages sont les moindres.
Première question à se poser :
Peu d’entre vous doivent avoir été formés dans les deux domaines ! Si vous souhaitez éviter pas mal de problèmes (câblage, installation d’applications, de drivers, paramétrages, gestion de conflits…), il est plus sage de s’adresser à un prestataire de services externe, ayant des références dans notre secteur d’activités.
Bien sûr, il est toujours possible de se rendre “rue Montgallet” (XIIIème arrondissement) d’acheter tous ses composants chez un quelconque “casseur de prix”. Mais il ne faut jamais confondre, comme je ne cesse de le souligner, “Prix d’achat” et “Coût de revient final”… Et toujours se souvenir de cette célèbre et réaliste devise technologique : “L’informatique fait gagner beaucoup de temps… surtout aux gens qui en ont beaucoup !”
Deuxième question importante :
Quelles sont les tâches que je souhaite informatiser ?
La gestion du cabinet (patients et comptabilité) est en général la base de l’informatisation, avant même l’imagerie. Là, il faut bien choisir son application, car ce choix s’apparente à un mariage, avec ses bienfaits et ses difficultés de couple. En effet, quand vous avez bâti autour d’un logiciel de gestion, votre fichier patients, vous avez bien souvent “fait nocturne” pour que tout fonctionne, galéré à chaque mise à jour, passé plusieurs mois de tâtonnements avant de commencer à apprivoiser la bête.
Il est impossible et insurmontable pour la plupart d’entre-vous de divorcer, pour aller convoler avec un nouveau logiciel. La simple appréhension de devoir repasser par ces étapes a dissuadé bon nombre de praticiens de s’équiper d’outils plus performants.
Si vous êtes de ceux qui ne craignent pas le gros temps, avant de dire “Oui” à un logiciel de gestion, il faut assister à plusieurs démonstrations, essayer même personnellement (et tout seul) une version d’évaluation, et en dernier ressort, consulter quelques confrères de votre région, équipés du logiciel convoité, pour avoir un autre son de cloche que celui de l’éditeur.
Pour l’imagerie, c’est en général bien plus simple, surtout si vous ne faites que des “rétro- alvéolaires”. La plupart des logiciels font la même chose, en ce qui concerne les fonctions de base, le reste étant la plupart du temps, des fonctions gadgets que vous n’utiliserez que très peu (à moins d’avoir du temps libre) voire pas du tout.
Bien définir ses besoins matériels
En dehors du logiciel de gestion, il y a tout le parc informatique à mettre en place (et à faire fonctionner) et dans ce domaine, mieux vaut savoir avant ce que l’on veut, car toute modification ultérieure ou adjonction est en général assortie de son lot de surprises, rarement appréciables.
L’ordinateur lui-même : Pour gérer un fichier patients et une compta, il n’y a pas un grand besoin de puissance ou de capacité, ni de composants de haut niveau (mémoire, carte graphique…). Pour gérer en plus de l’imagerie, il faudra un disque dur plus volumineux (on trouve couramment des 250 Go), un peu plus de mémoire (1 Go) et une bonne carte graphique (sans plus, vous ne faites pas de la 3D, ni des jeux vidéos). L’adjonction d’un lecteur de cartes multi formats est souhaitable (Compact Flash, Smart Media…) ainsi que des prises USB 2 et Fire Wire en façade (elles serviront à brancher aisément toutes sortes de périphériques, caméscopes, et sauvegardes).
Réseau ou pas ?
Réseau ne signifie pas obligatoirement “praticiens multiples”. Si l’on souhaite un écran à l’accueil, un au bureau et un autre au fauteuil, il est préférable d’installer un réseau qui pourra s’étoffer au fil du temps et des besoins. En étant seul praticien, vous pouvez opter pour un des postes comme serveur pour le réseau. Pour un cabinet à praticiens multiples, un serveur dédié sera préférable.
C’est un ordinateur qui doit être fiable, puissant, avec un bon volume de stockage, et qui surtout ne sera utilisé par personne au quotidien. Ses fonctions de base seront de collecter et de distribuer les informations et médias aux postes clients, et d’effectuer une sauvegarde en fin de journée de travail.
Le réseau, avec ou sans fil ? Bien sûr, à voir tous les câbles qui sortent à l’arrière du bureau, on est tenté de dire SANS FIL ! Mais cela n’a rien d’indispensable, car l’adjonction de périphériques de transmissions haute fréquence génère aussi son lot de petits ou gros soucis : paramétrages, cryptage, interférences, coupures…
Le Wi Fi est la norme de transmission la plus répandue ; elle est intéressante si vous utilisez aussi des ordinateurs portables sur votre réseau. Si ce n’est pas le cas, il existe un autre moyen de transmission sans fil, un peu plus fiable : la transmission par courants porteurs.
Ce système utilise des fils ! Mais rassurez-vous, il n’est pas nécessaire d’en passer un seul, car il utilise le réseau de distribution électrique (220 V) du cabinet. C’est très intéressant, mais vous ne pourrez y greffer un ordinateur portable sans le connecter à un boîtier d’interface.
Le réseau avec (Ethernet) ou sans fil (Wi Fi ou courant porteur) permet également de connecter de nombreux périphériques (imprimantes, scanner, disque dur…) qui seront accessibles en tous points du réseau. Il est souvent préférable de disposer, par exemple, d’une bonne imprimante laser multifonctions au secrétariat plutôt qu’une imprimante individuelle à jet d’encre “lambda”, le coût de la cuillère à soupe d’encre étant prohibitif et injustifié.
Aujourd’hui, pour environ 1 000 euros, vous trouverez des imprimantes laser multifonctions de qualité (imprimante noire et couleur, copieuse noire et couleur, scanner et fax) qui vous donneront des impressions de qualité (si vous y mettez un papier correct) et qui vous feront gagner de la place et des câbles dans chaque cabinet.
Internet et la Télétransmission !
C’est une logique incontournable : Il faut avoir Internet en ADSL, au cabinet comme à son domicile, si l’on ne veut pas être coupé du reste du monde. C’est très utile pour obtenir toutes sortes de renseignements et de formulaires administratifs, pour s’échanger des courriers ou des documents de toutes sortes (radios, photos, articles de magazines…) Cependant, il faut garder à l’esprit (surtout avec les PC) qu’Internet = virus, vers et autres saletés générées par la cohorte de guignols que comporte notre belle planète ! Ainsi, si vous utilisez Internet sur votre réseau, utilisez-le en tant que professionnel, évitez tous les sites exotiques, et surtout, n’échangez et n’ouvrez que des courriers provenant de correspondants fiables. Dans l’idéal, si vous surfez frénétiquement sur la toile, utilisez un ordinateur ne servant qu’à cela (si possible un Macintosh, vous n’aurez pas ce type de problèmes) et ne connectez pas cet ordinateur spécifique aux “rapports non protégés” avec votre réseau. La télétransmission ne présente pas de risques de sécurité conséquents, car elle reste tout de même très restrictive d’accès.
J’ai des tas de périphériques à greffer sur mon PC !
Bien sûr, on peut ajouter des tas de choses, mais avant de le faire, il est bon de le justifier ! Ne confondez pas vos matériels informatiques personnel et professionnel. On constate de plus en plus souvent que des praticiens sont incapables de pouvoir continuer de travailler parce que l’informatique est en panne ! Quel comble ! Plus jeune, on ne m’a jamais dit qu’on ne pouvait pas me soigner, parce qu’un matériel, n’ayant rien à voir avec le fauteuil ou la turbine, était en panne !
Pour limiter ce genre de risques, limitons aussi la boulimie. Une caméra endobuccale, par exemple, a-t-elle besoin d’être numérique ? Réponse personnelle : “Surtout pas !” A quoi sert ce matériel ? Ce n’est pas un outil de diagnostic mais un outil de communication. A ce titre, il doit être disponible à tout instant, pour montrer au patient telle ou telle chose, et étayer vos propos. La caméra doit avoir une réponse instantanée. Il est incompréhensible et antiergonomique de devoir utiliser la souris pour aller dans le menu “imagerie” chercher l’icône “caméra” et cliquer sur “acquisition” pour enfin montrer une image au patient, que l’on ne conservera pas 99 fois sur 100. Mieux vaut utiliser une caméra vidéo directement reliée à un moniteur, qui permettra au patient de voir instantanément ce qu’il y a à voir.
J’entends déjà certains dire qu’il faut pouvoir archiver les images dans la fiche patient ! Oui, et alors ? Il est certainement préférable d’avoir une carte d’acquisition dans son PC et d’effectuer quelques manipulations pour enregistrer l’image si besoin est, que le cas contraire. Ce type de raisonnement peut s’appliquer à d’autres adjonctions.
Votre fichier patients : un capital
Un véritable capital ! Il faut donc le préserver. Pour ce faire, il est IMPERATIF d’effectuer une sauvegarde quotidienne des informations. Il existe plusieurs méthodes pour le faire :
- La gravure de CD-RW ou de DVD-RW (pas cher, très lent)
- Le disque dur extractible (Efficace, mais très lourd et fragile)
- Le disque dur externe de 3,5” (format de poche, connection USB ou FW). C’est une solution très pratique et efficace
- La sauvegarde par bande en cartouche : la moins chère au Go stocké mais pas la plus rapide, ni la plus sûre
- La sauvegarde par Internet (la nuit) chez un prestataire distant. Cette dernière solution à un peu de mal à décoller en France, où chacun n’aime pas trop confier ses affaires à des tiers. Il faut tout de même savoir que les données sont cryptées avant leur envoi. Cette solution à un coût récurrent, mais elle est la plus sûre pour les insouciants, qui ne font de sauvegarde que quand ils en ont le temps.
Qui dit “sauvegarde” dit “sauvegarde”. Si le soir, vous déclenchez consciencieusement une sauvegarde et qu’une fois la sauvegarde terminée, vous laissez sur place le périphérique de stockage, autant laisser les clés de votre cabinet sur la porte, car en réalité vous n’avez rien sauvegardé. Si vous êtes ”visité” ou si un sinistre, voire simplement un bon orage avec un petit coup de foudre sur le réseau électrique du quartier, survient, vous-vous retrouvez “à poil !”. Donc une sauvegarde (sauf par Internet), ça s’emmène avec vous le soir !
Des périphériques de qualité et entretenus
Combien s’abîment la vue, déjà bien éprouvée par le travail au fauteuil, avec des écrans ayant un affichage médiocre ou une dimension ridicule ? Combien s’enquiquinent avec une souris à boule, qui roule mal, car encrassée, alors qu’il existe des souris optiques qui ne s’encrassent pas ? Je ne parle même pas des claviers bon marché !
Pour le coté ergonomique et extrêmement efficace, il existe une souris avec ou sans fil, qui n’en est pas une, mais qui, moyennant une petite journée d’adaptation, se révèle cent fois plus agréable et efficace que le « mulot » conventionnel. Je parle du “Trackball”. Pas n’importe lequel ! Le Trackball de Logitech “TrackMan Whell ».
Le gros avantage : pas besoin de place, de tapis, ni de remuer le bras. En ce qui me concerne, j’en utilise quatre, et ce depuis cinq ans, et je ne vous l’échangerais pour rien au monde ! L’entretien !
Il y a de quoi dire. Le matériel technique s’encrasse car il est souvent en plastique non antistatique ; de plus, il chauffe, sans parler de “la tour” qui bien souvent est au niveau du sol, qui apire les poussières ambiantes et en fait des troupeaux de moutons…. Mal entretenu, le matériel subit assurément des nuisances et des problèmes. Comment un matériel, aussi performant soit-il, peut-il fonctionner avec sa grille d’aération, son ventilateur et ses organes de refroidissement complètement colmatés par la poussière ?
Même question pour les souris et pour les imprimantes. Le matériel informatique s’entretient régulièrement.
Il faut dépoussiérer extérieur et intérieur (si vous n’osez le faire, il existe des sociétés spécialisées ou demandez à votre prestataire de service, si il a le temps). Mieux sera entretenu ce matériel, plus il sera fiable.
Mettez-vous aussi à la place de vos patients, assis face à votre bureau, ayant un oeil sur les paquets de câbles jonchés au sol, et sur l’arrière de votre moniteur informatique ! Si ce dernier est complètement noirci par la poussière et la crasse, pour une profession étant censée travailler dans l’hygiène, ça fait tâche ! Heureusement, cela semble un peu régresser.
Mac ou PC ?
Je répondrais les yeux fermés “Mac”. Mais la réalité du dentaire et le phénomène “Moutons de Panurge” ont eu raison de votre profession. Malgré le nombre impressionnant de nuisances vendues avec Windows, qui à tout pompé sur l’interface du Mac (sauf sa stabilité et sa présentation soignée), il faut reconnaître que le PC règne en maître, sans pour cela être le meilleur. La plupart des logiciels de gestions et d’applications dentaires sont sous Windows. Mais cela ne veut pas dire que l’on est obligatoirement obligés de travailler avec un PC.
Il existe des cabinets, et même de très gros, tournant sur Mac, et qui ne sont pas en reste au niveau de l’efficacité. Bien sûr, il y a des cas où il faut intercaler un PC dans le réseau Mac (par exemple, pour gérer une radio panoramique numérique). Mais aujourd’hui, la cohabitation se fait en toute transparence. De plus, les nouveaux Macintosh sont maintenant équipés de processeurs Intel (comme sur leurs cousins d’en face) et Apple va permettre de faire tourner ses ordinateurs aussi bien avec Mac OS X qu’avec Windows XP.
Conclusion
Pour vivre à peu près sereinement avec l’informatique de cabinet, ne demandez pas de tout faire au matériel du cabinet, ne lui greffez pas n’importe quoi. Surtout, travaillez avec des professionnels et confiez la gestion et l’entretien de votre parc informatique à un prestataire de services spécialisé.
Foxy études & développement
www.foxy-ed.fr
