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Gérer les fausses urgences au cabinet dentaire

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Dans la plupart des cabinets dentaires, la gestion des tâches de travail quotidiennes et récurrentes met les assistantes et secrétaires sous pression permanente : obsession du rendement, décisions prises à la volée, traitement et classement aléatoire des messages, exigences des patients et des praticiens…..Il faut faire du temps un allié et pas un ennemi. Or, les fausses urgences se traitent rapidement.

Les éléments clés dans la gestion de votre temps

  1. Connaître son propre mode de fonctionnement : ses points d’appui et ses freins1.
  2. Savoir ce qu’il y a à faire précisément en se fixant des objectifs et des échéances précis de réalisation des tâches de travail2.
  3. Faire un planning sous Excel et y affecter des ordres de priorité (Voir la Matrice d’Eisenhower).
  4. Déléguer à un(e) collègue tout ce qui peut l’être.
  5. Identifier les réelles urgences, soit les urgences médicales en prenant appui sur un script de pré-diagnostic téléphonique.
  6. Gérer intelligemment les interruptions inopinées en pratiquant une disponibilité sélective au lieu de répondre immédiatement à toute sollicitation extérieure.
  7. Organiser son bureau et son plan de travail : classer ses papiers (en principe dans un cabinet dentaire organisé et à l’ère du Digital, c’est la loi du Zéro Papier !). On perd en moyenne 1 heure par jour à essayer de retrouver des renseignements !
  8. Apprendre à se concentrer sur une seule tâche en mesurant en amont le temps nécessaire à sa réalisation. Nous ne sommes pas physiologiquement paramétrés pour bien réaliser deux tâches à la fois.
  9. Bannir le perfectionnement à outrance en se posant la question de savoir si le temps alloué à la réalisation de la tâche est proportionnel à sa valeur. La perfection à 95/100% coûte parfois en temps autant que la réalisation des premiers 95% du projet, ce qui peut donner à réfléchir !
  10. Appliquer la règle des 80/20 de Pareto3, en déléguant les tâches chronophages qui peuvent être réalisées par un collègue ou un employé sachant que les premiers instants au bureau sont souvent utilisés pour lire des e-mails, relever des messages téléphoniques, surfer sur internet.

En somme, il vaut mieux consacrer son énergie aux 20% qui rapportent 80% des vrais résultats de l’entreprise.

Identifiez vos propres obstacles

Répondez en toute spontanéité (à faire compléter par les employés, gérants et praticiens) en assignant : 1 (souvent), 2 (rarement).

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Les conseils de Rodolphe COCHET : savoir dire ‘non’

La difficulté à dire ‘non’ est bien souvent l’un des principaux obstacles à une bonne organisation personnelle ainsi qu’à une gestion efficace de son temps de travail. Si vous ne parvenez pas dans bien des situations à dire ‘non’, posez-vous ces questions :

  1. Pensez à une difficulté récente en termes de gestion du temps et des priorités.
  2. Comment auriez-vous pu régler le problème de votre propre chef, et pas comme vous avez tendance à le faire spontanément ou en fonction des moyens qui vous sont donnés ? Le cas échéant, ces moyens (humains, matériels ou immatériels, comme le temps) sont-ils suffisants ?
  3. Que se serait-il passé si vous aviez su dire ‘non’ ?
  4. Quelles seront les conséquences sur votre organisation et sur celle de l’équipe si vous continuez à dire systématiquement ‘oui’ à des sollicitations qui vont continuer de mettre en péril votre organisation jusqu’à la Qualité intrinsèque de votre travail ?
  5. Que ferez-vous la prochaine fois ?

1. Si vous ne connaissez pas vos comportements-types en situation réelle de travail, nous vous recommandons de passer l’évaluation psychotechnique LEAD : https://www.rhdentaire.com/cepo
2. Utilisez https://www.dentalsirh.com au sein de votre cabinet afin de centraliser toutes les tâches de travail individuelles et collectives.
3. Le principe de Pareto, aussi appelé principe des 80/20 ou loi des 80/20, décrit une règle selon laquelle 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes.

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A propos de l'auteur

Rodolphe COCHET

Audit, conseil et accompagnement en management des cabinets dentaires
Partenaire RH des chirurgiens-dentistes et othodontistes & du personnel des cabinets dentaires depuis 1999


Adresse : 7 rue Nicolas Houel - 75005 Paris

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