La délégation est un concept fondamental en management. Si elle est appliquée correctement au cabinet, elle est une règle très efficace. Elle permet au praticien « d’optimiser son diplôme » en réalisant uniquement les actes ou tâches qui relèvent uniquement et spécifiquement de sa compétence. D’autre part, elle permet de développer la motivation de l’équipe.
Même si beaucoup de praticiens sont conscients qu’une délégation appropriée est essentielle pour réaliser leur travail de façon optimale, dans les faits, rares sont les confrères qui l’appliquent avec une efficacité totale.
Pourquoi déléguer ?
Les freins à la délégation sont nombreux et parfois légitimes.
Parmi eux, nous trouvons fréquemment : « Je peux le faire mieux et plus vite », « mon personnel est peu expérimenté », « Je manque de temps pour former », « le risque d’erreurs est trop élevé, etc. ». C’est parfois le personnel lui-même qui rend la délégation difficile car il refuse de prendre des responsabilités.
L’assistante peut avoir peur de se tromper ou considérer la délégation comme une surcharge de travail. Et pourtant, malgré ces différents arguments, les bénéfices pour le praticien et le personnel sont nombreux :
- Plus le praticien sera capable de déléguer à son équipe, plus il gagnera un temps précieux pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée c’est à-dire les traitements dentaires. En quelque sorte, il s’agit d’optimiser la rentabilité du diplôme.
- Moins le praticien portera seul les responsabilités au sein du cabinet, plus il sera libre de se mettre en « méta position » c’est-à-dire de se concentrer sur les solutions aux problèmes et de conseiller chacun dans sa tâche.
- Plus le praticien déléguera des tâches aux membres de l’équipe, plus il en fera des « experts » dans des domaines spécifiques au sein du cabinet. Ainsi, ces derniers se « spécialiseront ».
- Un point de vue différent est souvent enrichissant et rafraîchissant. En tant que leader du cabinet, le praticien devra s’attacher à atteindre les objectifs fixés.
- Mais, il pourra en déléguer l’application à d’autres personnes qui l’aideront ainsi à mettre en place de nouvelles méthodes de travail.
- A travers la délégation, les membres du personnel prendront en charge plus de responsabilités.
- Plus le praticien déléguera de missions aux membres de l’équipe, plus ils développeront leur confiance en eux. En outre, ils ou elles seront à même de constater la valeur ajoutée qu’ils apportent au cabinet.
- Une personne qui reçoit des responsabilités de la part du praticien comprend beaucoup mieux le sens de son travail que celle qui le réalise de manière mécanique voire qui subit les choses sans aucun sens de l’accomplissement.
- Les membres de l’équipe apprendront plus en réalisant effectivement eux-mêmes les tâches plutôt qu’en regardant le praticien les faire. N’oublions pas que les personnes apprennent en faisant et que l’expérience est le meilleur professeur.
C’est pourquoi en tant que praticien, il est de votre responsabilité de déléguer les tâches de façon à ce que la journée entière du cabinet se déroule de manière plus sereine mais aussi plus efficace.
Comment déléguer des tâches aux membres de votre équipe ?
Pour optimiser votre délégation, il est important de respecter les cinq phases décrites ci-dessous, sinon le risque existe de confondre déléguer et se décharger purement et simplement.
- Déterminez la difficulté de la tâche : Avant de demander à votre assistante ou à votre secrétaire une tâche à effectuer, assurez-vous que vous avez évalué la difficulté de la tâche pour développer une image claire de ce que vous demandez.
- Déterminez le membre de l’équipe qui convient :
Demandez-vous quelles qualités sont requises pour compléter la tâche. Il sera alors plus facile pour vous de déterminer la personne susceptible de la remplir au mieux.
- Décrivez la tâche : Assurez-vous que le membre désigné a entièrement compris la tâche demandée. Vous pourrez établir un ensemble de scripts et check-lists écrits pour les tâches spécifiques qui doivent être accomplies au cabinet.
- Faites le détail de la tâche : Si la tâche est particulièrement élaborée, compliquée, effectuez la, la première fois, avec la personne désignée. Vous pourrez ainsi en faire le détail minutieux.
- Définissez le cadre de la réalisation : Si la tâche contient une contrainte spécifique, assurez-vous de communiquer cette contrainte au membre de l’équipe. Le cadre de réalisation concerne l’objectif, les moyens à utiliser, l’espace où doit se dérouler la tâche et l’échéancier de réalisation.
L’utilisation de dates butoirs pour augmenter l’efficacité
Il est essentiel pour rendre votre délégation efficace de fixer des délais de réalisation. Aussi, les dates butoirs détermineront le temps nécessaire pour accomplir une tâche ou un projet. Elles font par conséquent office de tableau de bord et vous servent d’outil de contrôle.
Elles engendrent de la motivation, elles sont en quelque sorte un encouragement auprès de votre personnel et constituent un but final à atteindre. Les dates butoirs nécessitent d’être définies et doivent être réalisables.
Une date butoir (lorsqu’elle a été respectée) donnera à tous ceux qui ont été impliqués un fort sens de l’accomplissement, de la réalisation et une motivation générale pour mener à bien le prochain projet.
Ne pas confondre déléguer et se décharger
L’une des erreurs les plus courantes et pourtant les plus graves consiste à n’effectuer aucun contrôle après la délégation de tâche. Le contrôle est, en réalité, un élément critique lors d’une bonne délégation. Mais le contrôle ne doit pas être perçu comme un facteur négatif prouvant notre manque de confiance. Il est un retour d’information dont la personne a besoin pour savoir si les efforts qu’elle a effectués vont dans le bon sens. Cela permet ainsi d’apporter les corrections nécessaires ou de vérifier la bonne réalisation.
Les caractéristiques d’un « délégateur » efficace
Prise de risques, persuasion, patience, aide, confiance mais aussi fermeté sont autant de qualités requises pour obtenir une délégation efficace. En effet, être le leader de l’équipe implique une capacité à prendre certains risques calculés. Exprimez votre confiance dans les compétences, l’expérience et la formation des membres de votre équipe lorsque vous déléguez.
En leur témoignant votre confiance, leurs performances seront plus effectives. Soyez prêt à accepter l’idée que pour certaines personnes, apprendre de nouvelles tâches prendra du temps. Au fur et à mesure qu’elles se familiariseront et s’approprieront leurs nouvelles missions, elles deviendront plus compétentes. Au de là de la simple délégation de tâches aux membres de l’équipe, faites un pas de plus : donnez leur la liberté et les moyens nécessaires pour prendre des décisions en rapport avec leur fonction. Si vous ne leur donnez pas la possibilité de prendre des décisions, vous ne pourrez pas déléguer correctement. Soyez un leader assez fort pour faire comprendre l’importance de la tâche que vous leur confiez. Vous créerez ainsi l’obligation de réaliser les choses correctement.
En tant que chirurgien-dentiste, il est donc important de réfléchir régulièrement aux méthodes pour promouvoir et augmenter la délégation dans votre cabinet. Cette délégation sera un important outil de cohésion d’équipe et de mobilisation de votre équipe.
Charte de la bonne délégation
- Etablissez dans votre cabinet, un climat sans peur ni frustration afin que les individus aient envie d’accepter les tâches à déléguer.
- Evaluez continuellement le besoin de délégation afin que celle-ci devienne un mode de fonctionnement.
- En restant dans le cadre strict de la loi, déléguez autant que possible. Tout ce qui peut être délégué devrait être délégué !!!
- Choisissez scrupuleusement les personnes à qui vous délèguerez.
- Assurez-vous que votre personnel sache quoi faire et quels sont les résultats que vous attendez de lui.
- Développez des procédures écrites pour que chaque membre de votre personnel comprenne précisément son domaine de responsabilité.
- Donnez suffisamment d’autorité à chacun pour qu’il puisse accomplir les tâches qui lui sont assignées.
- Aidez et guidez suffisamment les membres de l’équipe pour qu’ils ne se sentent pas isolés quand ils rencontreront des problèmes et se heurteront à des obstacles.
- Etablissez des méthodes d’évaluation régulière de la délégation.
- Attendez-vous à des erreurs et acceptez-les en les considérants comme des opportunités pour avancer.
- Récompensez vos employés qui acceptent et gèrent convenablement de plus en plus de tâches.
