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Organisation : le maître-mot pour une rentrée plus sereine

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C’est la rentrée, et pour nous aussi chirurgiens-dentistes, c’est un moment de stress mais aussi d’excitation et de motivation. C’est avec entrain et énergie puisés dans nos vacances que l’on remet notre cabinet en route, on réévalue ses perspectives et ambitions afin de bien préparer nos investissements et nos évolutions notamment à l’occasion de l’ADF.

C’est également le moment des bilans et de la mesure des difficultés de cette remise en route :

  • Où en suis-je au niveau des traitements en cours ?
  • Vais-je réussir à re-dynamiser mon activité et mes stocks ? En combien de temps ?
  • Mes assistantes seront-elles motivées ou seulement nostalgiques des vacances terminées ?
  • Ma trésorerie sera-t-elle suffisante pour payer toutes mes charges de rentrée ?
  • Mon remplaçant va-t-il être à la hauteur et mes patients seront-ils satisfaits de lui ?

Comme nous le savons tous, le meilleur antidote contre le stress : c’est l’organisation !

N’aurais-je pas pu prévoir tout cela avant ?

A savoir

Gérer les projets de traitements en tenant compte des périodes de vacances (dois-je démarrer les soins avant ou après ?)
La mise en place d’un remplaçant est-il un choix judicieux ?
Faut-il préférer fermer le cabinet plutôt que de le laisser « tourner au ralenti »
A-t-on bien coordonné les vacances de tous les salariés et praticiens ?

Comment s’organiser en amont

AXE 1 : fermer le cabinet et imposer des vacances annuelles de 3 semaines : du 1 au 21 août par exemple

Avantages

  • Facilité d’organisation
  • Préservation de la qualité de service : QSD (copyright GEB)
  • Confort de travail pour le personnel (employé à ses tâches habituelles préférable à l’omnivalence pendant les congés)
  • convient surtout aux grosses structures de plus de 4 praticiens et 8 salariés

Inconvénients

  • Manquement de l’accès aux soins pour la patientèle du cabinet notamment pour les urgences (internes et externes recommandées)
  • Difficulté de trésorerie
  • Lenteur de remise en route
  • Déperdition de patients
  • Perte des projets de traitement prévus à la rentrée (ne pas négliger l’aspect émotionnel de l’acceptation du traitement)
  • Rythme de travail soutenu jusqu’à la fin du mois de juillet.

AXE 2 : faire fonctionner le cabinet au ralenti sur une période répartie de juillet à août en coordonnant les vacances des différents protagonistes du cabinet.

Avantages

  • Pas de déperdition de patient
  • Accès aux soins permanents
  • Augmentation du volume patientèle notamment acquisition de nouveaux patients non recommandés
  • Visibilité : inscription à l’ordre départemental des cabinets ouverts au mois d’août
  • Pas de difficulté de trésorerie
  • Rapidité de remise en route

Inconvénients

  • Rythme ralenti pendant 6 semaines
  • Diminution importante de la qualité de service à cause du manque de personnel constant et de la pluralité des postes (une assistante fauteuil ne sera jamais une bonne secrétaire) et inversement
  • Difficulté de gestion du chirurgien-dentiste remplaçant
  • Difficulté de management : organisation des congés des différents protagonistes
  • Difficulté de gestion des stocks

Le praticien remplaçant

En tant que chirurgiens-dentistes, nous sommes tous titulaires du même diplôme d’état.

Il n’y a pas a priori de bons ou de mauvais remplaçants, nous sommes confrères.

Cependant, les objectifs, les manières de travailler, la capacité d’adaptation de chacun, les difficultés techniques font que, parfois, des conflits et déceptions peuvent survenir entre le praticien titulaire et le praticien remplaçant.

Ces conflits peuvent être d’ordre technique, de confraternité ou économique.

On peut notamment trouver des titulaires mécontents :

  • de l’entretien du matériel et du consommable
  • de la qualité des soins
  • de l’intégrité et de la qualité de facturation (sans forcément noter un manquement à la nomenclature des actes)

Ou encore des remplaçants insatisfaits de :

  • l’insuffisance du volume patient (le titulaire ayant tout absorbé avant et après la durée du remplacement)
  • l’insuffisance du plateau technique et humain
  • l’activité basée sur « le service après-vente » non rémunératrice : par exemple, des urgences internes excessives (prothèse ou obturation provisoire à recéler bien souvent gratuitement)
  • la rémunération trop faible
  • l’impossibilité de regrouper les rendez-vous avec obligation de laisser le cabinet ouvert même à défaut de patients

Aparté

Pour des raisons évidentes d’accès au soin mais aussi d’un point de vue économique, il est difficile de renoncer à tout démarrage de traitement en juillet.
Il est tout aussi difficile d’aboutir tous ses traitements à la fin du mois de juillet. Laisser les patients, sous traitement prothétique provisoire en suspens le temps des congés, est également compliqué.
La solution simple à ces problèmes consiste et réside toujours dans l’organisation ; un traitement présenté à son patient au mois de janvier pendant une période de 8 mois va tenir compte de la période estivale, des vacances de nos prothésistes, des délais de cicatrisations.
Il convient donc d’organiser le projet de traitement en tenant compte de ces contraintes et surtout d’en informer son patient. Par exemple : réaliser des provisoires de laboratoire répondant à ce type de contrainte.

En conséquence : Quel modèle choisir ?

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Il n’y a pas de formule miracle, il n’y a que des formules adaptées.

Tout dépend de la taille du cabinet et de sa masse salariale, du type d’activité proposée et de la zone géographique.

D’une manière générale, nous avons tous pour mission de donner le meilleur accès au soin avec la meilleure qualité conforme aux données acquises de la science.

Il est évident qu’il sera donc toujours préférable de laisser son cabinet ouvert.

En revanche, pour les grosses structures, compte tenu de la difficulté de gestion du cabinet et du clivage activité libérale /salariée, l’ouverture partielle reste impossible.

Egalement pour les petits cabinets, le recrutement d’un remplaçant qui sera à même de gérer seul l’intégralité d’une activité qui n’est pas la sienne reste extrêmement complexe.

Il serait préférable pour les structures de taille moyenne avec plusieurs associés et collaborateurs d’effectuer un roulement avec l’intégration d’un remplaçant qui se retrouverait ainsi encadré afin de permettre au cabinet d’assurer les urgences et de poursuivre son activité.

C’est également, pour ce type de cabinet, la possibilité d’assurer les urgences des cabinets environnants par devoir de confraternité et de laisser repartir ces patients avec un courrier afin de faciliter le suivi de soin.

En souhaitant à tous mes confrères et consœurs, une bonne rentrée et une fin d’année pleine de perspectives d’avenir.

Rdv à l’ADF !
Confraternellement

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A propos de l'auteur

Dr. Fabien LIVRATI

Chirurgien-dentiste
Groupe Edmond Binhas


Adresse : 5 rue de Copenhague
Z.I. Les Estroublans, BP 20057
13742 Vitrolles Cedex

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