Beaucoup de dentistes ont l’impression que leur agenda est ingérable. Colonne vertébrale de la journée de travail, il peut devenir source de stress et de frustration. À tout moment, il peut être rempli de manière désordonnée avec de nombreuses plages horaires sans rendez-vous, des consultations programmées à la même heure, des durées de rendez-vous mal estimées etc. Ce n’est pas de nature à aider les praticiens à atteindre la sérénité dans leur exercice.
Votre emploi du temps doit vous aider à atteindre vos objectifs de production quotidiens.
Si vous le gérez correctement, votre cabinet fonctionnera comme une machine bien huilée. Mais si votre agenda est mal tenu, vous aurez à faire face à des rendez-vous manqués, des annulations de dernières minutes et autres déconvenues. Ceci rendant vos journées chaotiques une grande partie de la semaine.
Cela vous fait penser à votre cabinet ? Il est alors temps de faire quelques changements pour reprendre le contrôle de votre emploi du temps. Pour ce faire, il est important de comprendre pourquoi cela devient une telle source de frustration. Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles votre agenda vous contraint. Nous vous proposons quelques conseils pour vous aider à apporter les modifications nécessaires pour rationaliser vos journées et réduire votre niveau de stress, tout en augmentant vos résultats.
1. Plusieurs personnes gerent l’agenda
Cela peut sembler une bonne idée de faire en sorte que plusieurs personnes gèrent le planning, mais croyez-moi, ce n’est pas le cas. Tout le monde a une manière différente d’organiser les rendez-vous, ce qui crée beaucoup de confusion. au lieu d’un planning bien géré, vous vous retrouvez avec un méli-mélo de noms et des temps de procédure aléatoires qui n’ont aucun sens. Pas étonnant que votre emploi du temps soit alors une source de stress.
Pour éviter cela, vous devez vraiment faire en sorte qu’un membre de l’équipe soit responsable de l’agenda. Sans quoi, personne ne remarquera un quelconque dysfonctionnement et ne se sentira responsable de le résoudre.
Je vous suggère de dédier une personne à la gestion du planning. Une fois en place, expliquer à ce membre de l’équipe de vous planifier vos rendez-vous de manière à atteindre vos objectifs de production quotidiens et non pour vous occuper. Formez cette personne, et offrez-lui les outils dont elle a besoin pour réussir. ainsi, vous remarquerez que vos journées seront beaucoup moins stressantes et plus productives.
2. Vous n’avez pas déterminé d’objectifs de production
Grosse erreur !! Vous ne pouvez pas former la personne en charge du planning à programmer des rendez-vous de manière à atteindre des objectifs de production si vous ne les avez pas définis vous-même ! S’ils ne se sont pas en place, le moment est venu de le faire.
Ce calcul nécessite une réflexion plus approfondie de votre part et soulève un certain nombre de questions.
- Quel est mode de vie que vous souhaitez ?
- Quel nombre d’heures de travail aimeriez –vous effectuer chaque semaine ?
- Quel type d’exercice, aimeriez-vous avoir ?
Une fois que les objectifs de production sont définis, la personne en charge du planning sera capable d’organiser les rendez-vous. Ceci constitue une étape importante dans la rationalisation de vos journées, et par voie de conséquence, vous noterez très vite une augmentations de vos résultats.
“Votre emploi du temps doit vous aider à atteindre vos objectifs de production quotidiens. Si vous le gérez correctement, votre cabinet fonctionnera comme une machine bien huilée.”
3. Il n’y a pas de place pour les nouveaux patients dans votre agenda
Les nouveaux patients ne veulent pas attendre quatre à six semaines pour leur premier rendez-vous. Si c’est ce qu’on leur dit quand ils appellent, il y a fort à parier qu’ils continueront à chercher jusqu’à ce qu’ils trouvent un dentiste qui pourra les voir plus tôt.
Vous devez trouver un juste équilibre entre la satisfaction des patients en cours qui souhaitent prendre un rendez-vous et l’accueil des nouveaux patients dans un délai acceptable. de nombreux praticiens pensent avoir résolu ce problème en pré-bloquant des plages horaires pour les nouveaux patients …Malheureusement, certaines de ces plages horaires peuvent se retrouver vides … « Oui bien sûr, cela peut arriver, il y a toujours de quoi faire ou encore, cela nous permet de souffler » rétorquent les praticiens qui vivent cette situation.
Ce n’est pas satisfaisant. Car là encore, l’agenda est subi. Il existe différentes façons de prendre le contrôle de votre agenda, et de lui donner plus de souplesse pour intégrer les nouveaux patients.
Cela se définit au cas par cas, en fonction de votre type de patientèle, de la nature des traitements que vous réalisez, de vos délais pour donner un premier rendezvous, du nombre de nouveaux patients par mois, etc. tous ces paramètres pris en compte, vous permettent de construire votre semaine idéale de travail. un agenda chaotique engendre stress et frustration supplémentaires, et vous coûte de l’argent et de l’énervement. Si votre agenda est ingérable, il vous contraint. Le moment est venu d’apporter les modifications nécessaires pour prendre le contrôle.
