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Choisir son logiciel de gestion sur quels critères

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Moyennant certains bugs toujours très énervants et pénalisants (mais hélas présents dans tous les logiciels) que les équipes de développement s’emploient à résoudre au plus vite, engagement de maintenance et contrainte règlementaire obligent, notre profession dentaire a le mérite d’hériter d’une belle histoire qui a commencé il y a plus de 20 ans et qui est axée aujourd’hui sur 4 grands logiciels de gestion. Ces « 4 grands » se caractérisent par un haut niveau de fiabilité sur des fonctionnalités de base bien pensées autour d’une ergonomie de plus en plus soignée. L’ergonomie est la tendance d’évolution majeure ; elle qualifie les innovations de mise en page et les automatismes de traitement Point majeur de différenciation, à découvrir

LES JEUNES PRATICIENS « HYPER DIGITAL » FONT ÉCLATER LES CRITÈRES DE CHOIX «TRADITIONNELS »

Car le Praticien qui crée ou modernise son Cabinet et qui investit, est exigent, très exigent, niveau de technicité de notre profession oblige ! Le logiciel doit remplir des fonctions de gestion patients, de gestion comptable, fonctions de base mais fiables ! Et de plus en plus des fonctions de communication multiforme. C’est cette attente forte qui contribue à cette qualité reconnue des logiciels de gestion dentaire. Et cette exigence ne fait que s’accentuer avec Internet, les objets connectés, les interfaces imagerie ou numériques, sans oublier bien sûr, les nouveaux enjeux de « pédagogie Patients » ou «pédagogie Correspondants ».

Et si, afin de se simplifier la vie, à juste titre, nous choisissons, au hasard des rencontres, le logiciel de gestion recommandé par notre entourage proche, sans même l’avoir testé, ou celui de nos « premières armes » en tant que collaborateur, ou parce qu’un commercial à l’écoute vous a permis de bénéficier d’une offre exceptionnelle ! Ou encore, parce qu’une fonction a emporté votre adhésion, sans creuser plus avant les autres points peut être plus essentiels pour votre «rentabilité ». Ce choix, même rapidement exécuté, pour un budget quand même maîtrisé, ne vous mènera pas à la catastrophe ! Détendons-nous car un choix parmi les « 3 ou 4 grands » vous permettra d’avoir une véritable aide à la gestion de vos patients, jusqu’à la comptabilité ou la gestion des stocks, si nécessaire ! Et, même avec des bugs, votre éditeur de logiciel et votre distributeur agréé, tous deux alliés, mais indépendants, (pour ne pas « mettre les œufs dans le même panier »), travaillent en synergie pour vous.

Alors, pourquoi s’interroger plus qu’il ne faudrait sur les bonnes questions à se poser puisque le résultat est attendu ? Parce que depuis quelques années, un fait nouveau s’amplifie ; les praticiens qui changent de logiciels 1 fois voire 2 durant leur exercice, s’interrogent sur les bonnes questions à se poser et la sélection des réponses pour être vraiment satisfaits !

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Quels sont ces critères qui nous font changer de logiciel au prix même d’un nouvel apprentissage ?

« Depuis plus de 20 ans, les 2 logiciels leaders ont réussi à maintenir le cap malgré des hauts et des bas !

À eux deux, Julie SoftWare et Visiodent équipent près de 60 % des Cabinets grâce à des évolutions régulières et à un renouvellement de leurs offres ; modules additionnels de travail, fonctionnalités et ergonomie bien pensées,

Qu’ils prennent garde aussi aux challengers, Trophy Gestion, Logos-W… pas toujours très « esthétiques », moins riches en fonctionnalités, mais comprenant avant l’heure, les enjeux d’une intégration avec l’environnement radiographique et plus encore ! » …

1. LES FONCTIONNALITÉS C’EST BIEN, LES «CHAÎNES D’AUTOMATISME», C’EST ENCORE MIEUX !

Intéressons-nous alors aux automatismes qui permettront ce gain de temps et ce confort de travail. Un premier entretien avec le démonstrateur d’un logiciel aborderait ces automatismes à travers les 3 fonctions du Cabinet ; administrative, clinique et comptable. Chaque fonction comportant des « livrables » sous forme électronique ou sous forme papier, à l’attention des Patients, des Correspondants, des Organismes tiers (conformité) et, de votre agence comptable.

Rares sont les distributeurs vous permettant d’avoir une vision factuelle de 2, voire 3 logiciels ou plus ; à vous alors de fixer un temps de démonstration, à défaut duquel vous expédierez vite cette étape de choix !

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« Montrez-moi une sélection de 10 «chaînes de traitement » ?

En vue d’éviter des re-saisies, de produire des documents de synthèse sous forme de « relevé » ou graphique, tout en facilitant les corrections ou les possibilités de double impression et de répétition de tâches…

Un entretien d’une trentaine de minutes suffira si vous avez préparé ces 10 interactions, les plus utiles pour votre exercice.

QUEL EST VOTRE PROFIL PRATICIEN?

Etes-vous plutôt orienté Gestion Patients simplifiée, ou bien, souhaitez-vous pousser jusqu’à une saisie comptable, voire au-delà, avec la gestion des stocks ou l’interface avec la stérilisation, etc… ? Certains logiciels ne nous imposent pas de répondre à cette question lors de la création du Cabinet ; bâtis sur des Modules dynamiques, il vous sera possible de partir d’une base fonctionnelle légère, enrichie au fil de l’eau selon l’orientation donnée à votre Cabinet. Ces modules plus spécialisés rivalisant alors avec les progiciels généralistes ; ce qui peut représenter un avantage budgétaire, surtout lors des premiers investissements. (Exception faite des offres commerciales de quasi-gratuité du logiciel lors du choix associé d’un équipement radiographique).

La question à se poser au premier chef serait de définir son profil Praticien prioritaire afin d’en déduire les principaux automatismes adaptés à son organisation.

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PRENONS ICI QUELQUES EXEMPLES …

Lors de la saisie d’un NOUVEAU RENDEZ-VOUS, exercez votre esprit critique sur l’INTERFACE avec la FICHE PATIENT, les LIENS GRAPHIQUES (avec le, ou mieux encore, avec les schémas dentaires) ainsi que les EFFETS DE VALIDATION entre le devis une fois accepté se transformant en plan de traitement.

Existe-t-il des points de contrôle lors de l’établissement d’une ordonnance? Existe-t-il une bibliothèque préétablie d’ordonnances-types librement modifiables, à l’aide d’un traitement de texte professionnel ? (interface avec des traitements de texte bureautiques PACK OFFICE, quelle version est compatible?) etc…

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CONSTRUIRE VOS 10 CHAÎNES D’AUTOMATISMES PRIORITAIRES SELON VOTRE PROFIL PRATICIEN.

En se disant modestement que vous ne pouvez pas appréhender toutes les fonctions en phase de choix, sauf si vous avez déjà utilisé le logiciel de gestion en qualité de collaborateur ou en version de démonstration fournie par votre éditeur (et encore, car une version de démonstration sans formation perd de son efficacité de jugement). Une connaissance de ces 10 automatismes enseigne plus largement sur les mécanismes de travail du logiciel.

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2. QUEL EST L’APPORT POUR VOUS DES FONCTIONS «NOMADES » ?

S’il vous prend « l’envie » de travailler chez vous à partir des informations saisies au Cabinet, vous savez déjà qu’il existe des logiciels de prise en main à distance sur la configuration de votre Cabinet, peu onéreux, simples et fiables. Aucune manipulation physique, aucun transfert d’informations donc aucun risque informatique ! Accès à sa comptabilité, accès aux clichés pour préparer son intervention clinique, transfert à ses correspondants, etc. Ce domaine a le vent en poupe !

Le « questionnaire de santé » est aussi un outil pouvant être déporté via un transfert sans fil ! Pensez alors le flux de travail à partir des avantages d’un outil connecté à l’ordinateur central. Le patient ou l’assistante (car tous vos patients ne sont peut-être pas encore entrés dans l’ère du numérique) répond à des questions à partir d’un support tablette, en salle d’attente ou dans un « local d’accueil » (d’ailleurs, notons ici que ce local d’accueil peut être un espace bien formalisé de la relation patient ; prise en charge patient, échanges et explications du plan de traitement, etc. Cet espace de la relation patient pose par conséquent le nouveau rôle éventuel de l’assistante dans cette organisation de la relation patient).

Ouvrons la question des outils nomades susceptibles de vous être proposés et ceux en cours de développement dans les 2 années à venir :

  • accès à l’agenda à distance ? À partir de quels modèles de support ?
  • supports nomades à des fins pédagogiques (en consultation libre en salle d’attente). BASE SPECIALISEE en rapport avec le plan de traitement du patient : ciblage clinique, module de photographies ou de vidéo standard ou personnalisables par le Praticien. Chacun des grands logiciels en propose selon différents niveaux de personnalisation : Julie View, Trophy Gestion, Logos, Visiodent, …
  • échanges entre tablettes et supports pour importer des clichés émis par un tiers, etc.

3. AVEZ-VOUS FAIT LE POINT DE VOS OUTILS DE COMMUNICATION PATIENTS ET CORRESPONDANTS

Oui, il est indispensable de donner aujourd’hui de l’importance à ce thème même si ici nous ne ferons que le survoler, un chapitre entier pourrait lui être consacré.

Les premiers logiciels dentaires se sont démarqués dès le début par le SCHEMA DENTAIRE, véritable outil graphique d’explication Patients et de synthèse de travail pour le Praticien. Quels sont aujourd’hui les nouveaux outils associés de communication, EN AMONT DE LA VENUE DU PATIENT puis, à chaque étape de la RELATION PATIENTS.

Déjà, il y a l’accès du patient à votre cabinet. Le développement des sites de prise de rendez-vous est autant un moyen de vous faire connaître que de permettre aux patients d’accéder à une base Praticiens ! Une surenchère de communication étant une dérive possible, l’enjeu serait de libérer des plages de rendez-vous dédiées à ces nouvelles formules afin d’en mesurer l’attrait économique par rapport à une formule de gestion interne du rendez-vous associée à une communication plus personnalisée.

Puis, au-delà du devis (au format souvent uniforme), quels sont les documents sous forme papier ou électronique que vous pourriez remettre au patients vous interrogeant sur les supports d’accès à cette information (extranet à accès sécurisé, etc.)

La professionnalisation de la communication devient un axe majeur de différenciation de votre activité. Et, la mutualisation des compétences et des services en cours depuis plusieurs années impulse cette dynamique par une meilleure maîtrise budgétaire.

Les interfaces avec les services Web (envoi d’informations par mail, Newsletters,…) les accès aux sites, les impressions de synthèse, etc… à vous de demander quels sont les outils de communication intégrés ou interfacés avec le logiciel de gestion ! Ce logiciel de gestion me permettrait-il de lancer des listes de diffusion E-mail ? des tris ? etc… Attention aux normes de diffusion propres au domaine de la santé.

Connaître la politique de développement de l’éditeur donnera un appui pour prévoir les avancées dans ce domaine : quels sont les accords de partenariat avec les fournisseurs de communication ?

Se simplifier le choix sans ignorer que votre cabinet est un complexe de gestion et de techniques évolutives.

4. LA QUALITÉ DES INTERFACES OU DES INTÉGRATIONS AVEC L’IMAGERIE 2D OU 3D PUIS, DE PROTHÈSE NUMÉRIQUE

Terminons par ce critère qui acquiert une place prépondérante avec l’importance diagnostique dans l’établissement du plan de traitement, de son enjeu économique dans son activité et en raison surtout de l’extraordinaire niveau de satisfaction quand les interfaces ou les intégrations sont stables et bien pensées entre la dimension de gestion, la dimension imagerie et plus largement numérique…

Car, qu’on ne se mente pas ; le logiciel TWAIN (prôné souvent par des « équipes peu soucieuses » de votre ergonomie de travail) permettant de transférer une image dans le logiciel de gestion est loin d’être la panacée !

La qualité d’image finale en est souvent dégradée (vous, qui avez choisi votre outil diagnostic pour son niveau de précision), sans compter sur les étapes de manipulation, jugées à la longue pénalisantes. L’issue n’étant pas non plus dans une imagerie contrainte et obligée interfacée ou intégrée avec une gestion elle-même contrainte et obligée, par ce qu’on vous aurait dit que ces « deux- là » ou ces « trois-là » sont les seuls et uniques à travailler ensemble et pour longtemps.

Vaste question qu’il vous faut au mieux traiter avec calme et précision et sans complication car il en va de vos 5 ou 10 années à avenir. L’enjeu étant d’essayer de faire le meilleur choix possible dès ce début de mise en place de votre Cabinet afin de ne pas y revenir et d’accumuler des « briques » plutôt que de changer d’environnement de travail tous les 5 ou 10 ans !

Qui plus est, la multiplication des bases de données complique la configuration informatique et radiographique, posant des problèmes de convergences des fichiers dont la conséquence d’usage est un accès au mieux incertain aux données de gestion et aux données images multi-formats d’un même patient.

LES QUESTIONS PRIORITAIRES SERAIENT ICI ;

  • montrez-moi une interface ou l’intégration entre ce logiciel de gestion et l’imagerie intra oral, 2 D ou 3D ? appréciation faite du niveau de qualité en imagerie. Quelles sont les étapes de manipulation ? Les effets en cascade ?
  • mon logiciel de gestion procède à des mises à jour qui seront de plus en plus fréquentes sous l’effet de la politique commerciale de fidélisation Clients et des nouveaux évènements de règlementation dans les années à venir ; le lien/passerelle logiciel restera-t-il stable ? dans le cas contraire, quel profil de fournisseur informatique et radiographique saura répondre à ces impératifs sachant que les nouveautés informatiques et radiographiques sont associées à la sortie de nouveaux paramètres informatiques ?

En somme, se simplifier le choix sans ignorer que votre Cabinet est un COMPLEXE de gestion et de techniques évolutives.

Le logiciel dentaire est la PLATEFORME CENTRALE de votre cabinet qui permet non seulement de gérer vos patients au jour le jour, mais bien au-delà, étant le nœud à partir duquel vous accédez à des environnements « tiers » et à l’ensemble des informations de diagnostic (clichés intra oraux, panoramiques, 3D, …) et plus encore, à des informations de production (empreintes optiques, guides,…).

Dans un environnement ouvert, aux changements de plus en plus fréquents, tant au plan règlementaire qu’au plan informatique, le logiciel se doit d’être porté par une équipe de développement stable, novatrice et connaissant bien les enjeux et les risques de gestion d’un

Cabinet dentaire. Comment mesurer cette performance dans le temps ? En s’appuyant sur des organisations capables de s’améliorer et de porter de nouvelles innovations …

Un éditeur de logiciel ne peut pas lancer une nouvelle version de logiciel sans en mesurer sérieusement les conséquences sur la performance du Cabinet et sans s’intéresser de près aux liens avec l’imagerie.

De même, les nouvelles offres en accès internet subordonne la continuité de fonctionnement à un opérateur-tiers ; ajoutant un élément d’incertitude au sein du cabinet dentaire pour lequel le praticien doit être à la fois le producteur, le gestionnaire, le radiologue, le communiquant et maintenant l’informaticien ?

Choisir son logiciel non seulement sur des dimensions fonctionnelles et techniques mais aussi sur une capacité de « vos fournisseurs », spécialisés, à vous suivre dans vos choix, parfois hétérogènes, et dans ces nouvelles évolutions de la profession.

Car, n’est-il pas légitime de vouloir prendre le « meilleur de chaque fonction et de chaque dimension de travail », selon son exercice ?

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Vous êtes utilisateur d’un logiciel de gestion pour le cabinet,
quelle nouvelle fonction faudrait-il développer, selon vous ?

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A propos de l'auteur

DIDIER HILLENVECK

Expert agrée en informatique et radiologie numérique

3 commentaires

  1. Bonjour,

    Un choix essentiel est à évaluer : la rapidité de réponse à une demande de support. Lorsque le meilleur logiciel du monde ne fonctionne plus du tout, s’il faut attendre plusieurs heures pour avoir un technicien, c’est un véritable problème.
    Lors de l’évaluation, demandez le numéro du support ou du SAV et testez à différentes heures de la journée.
    La vitesse de réponse peut donner une idée sur la manière dont la société respecte les praticiens, selon moi.

  2. Delaire dominique on

    Bonjour,

    Allez voir vers Maevi free : adaptable, joignable pour aide, facile, bel outil pour personne pas forcément née avec un ordinateur entre les doigts…. donc très intuitif,
    cela va bientôt faire 2 ans que je travaille avec, a bien passé la cap CCAM et mise à jour suivie sans complication ni mauvaise surprise.
    Pour un coût très raisonnable que l’on peut moduler en fonction des options
    laisse une grande place à l’opérateur

    Je le conseille sans réserve… et je ne le vois pas noté dans votre liste

  3. Beaucoup de critères sont à prendre en compte lors de l’acquisition d’un logiciel dentaire. l’ergonomie, les fonctionnalités, l’évolution et la protection des données sont parmi les plus important.
    Il faut aussi faire attention aux solutions étrangères car elles ne sont pas toujours compatible avec le système de santé local…

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